In welcher Form Du als Arbeitgeber Arbeitszeiten erfasst, ist Dir aktuell noch selbst überlassen. Grundsätzlich ist der Stundenzettel Dein täglicher Begleiter und oft nicht gerade die beliebteste Beschäftigung. Verwendest Du noch einen Papierzettel, nimmt das Ausfüllen viel Zeit in Anspruch, kann unüberschaubar werden und ist insgesamt nicht komfortabel. Ein digitaler Stundenzettel ist für alle Nutzer einfach zu bedienen und zeichnet dabei verlässlich und genau die Arbeitszeiten pro Mitarbeiter und Projekt auf. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Rechnungsstellung. Denn durch digitale Formulare ersparst Du Dir das manuelle Nacherfassen der Stundenzettel oder mühsames Suchen, welche Stunden berechnet werden können. Auch der Einsatz von modernen Technologien wie ein digitales Zeiterfassungssystem mit einem automatischen Vergleich von Sollarbeitszeit und tatsächlicher Arbeitszeit wird immer häufiger verwendet, da diese Lösung langfristig die angestrebte Regelung des Arbeitszeitgesetzes § 16 ArbZG sicherstellt. In unserem Ratgeber erklären wir Dir, warum Du einen Stundenzettel führen musst, was er alles enthalten sollte und welche Lösung Dir dabei am meisten Zeit spart.
Inhalt
Was ist ein Stundenzettel und was muss dieser enthalten?
Ein Stundenzettel ist eine Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers. Dabei werden Arbeitsbeginn und -ende notiert. Dieser Stundenzettel ist oftmals die Basis für die Rechnungsstellung beim Auftraggeber sowie für Deine Lohnverrechnung. Das Führen eines Stundenzettels beziehungsweise das Erfassen der Arbeitszeit ist für einige Branchen wie im Baugewerbe mittlerweile zur Pflicht geworden. Die wichtigsten Inhalte, die ein Stundenzettel enthalten muss, sind:
- Name des Mitarbeiters
- Datum
- Ort und Auftraggeber
- Arbeitsbeginn und -ende
- Pausenzeit
- tägliche Gesamtarbeitszeit
In gewissen Vertragsregelungen gehören Material und die Arbeit zum Werk, deshalb haben manche Stundenzettel auch dafür Spalten vorgesehen.
Was sind die Vorteile von einem digitalen Stundenzettel gegenüber Papierzettel?
Ein digitaler Stundenzettel spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Übersicht und Genauigkeit. Während handschriftliche Zettel verloren gehen oder unleserlich sein können, sind digitale Einträge jederzeit abrufbar und fehlerfrei dokumentiert. Änderungen oder Ergänzungen lassen sich schnell vornehmen, ohne mühsames Nachtragen oder Neuberechnen. Zudem ermöglicht eine digitale Lösung wie Craftnote eine direkte Verknüpfung mit Projekten, sodass Arbeitszeiten automatisch zugeordnet werden. Das reduziert Verwaltungsaufwand und erleichtert die Abrechnung – für Büro und Baustelle gleichermaßen ein Gewinn.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht Fristen für bestimmte Unterlagen und Daten definiert. Unternehmen müssen diese für eine gewisse Zeit aufbewahren und in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherstellen. Die Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel sind im Arbeitszeitgesetz festgelegt. Hier gilt für Deutschland und DACH-Raum:
- Deutschland: 2 Jahre
- Österreich: 1 Jahr
- Schweiz: 5 Jahre
Hinweis: Aus finanz- oder sozialversicherungsrechtlichen Gründen sowie im Rahmen weiterer gesetzlicher Vorschriften zur Unternehmensführung kann es notwendig sein, Arbeitszeitaufzeichnungen auch länger aufzubewahren. Allgemein gilt für die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen in Deutschland zum Beispiel eine Frist von 10 bzw. 6 Jahren.
Warum müssen Stundennachweise geführt werden?
Generell sind Arbeitgeber in Deutschland laut § 16 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) dazu verpflichtet, die Zeiten zu erfassen. Hinzu kommt, dass ab dem 1. Januar 2022 der gesetzliche Mindestlohn von 9,82 € je Stunde in Kraft getreten ist. Um sicherzustellen, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht in bestimmten Branchen die Dokumentationspflicht. Die Dokumentationspflicht gilt, wie im Punkt 1 grob angerissen, grundlegend für geringfügig Beschäftigte (mit Ausnahme Minijobber im privaten Bereich) und für bestimmte Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht, wie beispielsweise im Baugewerbe und Handwerk. Ebenso betrifft es Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen sowie, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft.
Wer muss Stundenzettel unterschreiben lassen?
Ist nichts anderes vereinbart, müssen die Stundenzettel je nach Ortsüblichkeit werktäglich oder wöchentlich beim Auftraggeber eingereicht werden. Das trifft vor allem für VOB/B Verträge zu.
Die VOB/B, vollständiger Titel VOB Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen, ist ein traditionsreiches, durch Auftraggeber- und Auftragnehmerverbände gemeinsam entwickeltes und laufend fortgeschriebenes Klauselwerk, das zur Verwendung als Allgemeine Geschäftsbedingungen für Bauverträge in Deutschland konzipiert ist. (Wikipedia)
Der §15 VOB/B regelt, vereinfacht ausgedrückt, folgende Sachlage. Stundenzettel gelten als verbindlich und vom Auftraggeber akzeptiert, sofern sie nicht innerhalb von sechs Werktagen zurücklaufen. Der Bauvertrag nach BGB hingegen trifft keine explizite Regelung zu Stundenzetteln. Im § 650 Abs. 1 BGB wird der Bauvertrag definiert als
ein Vertrag über die Herstellung, die Wiederherstellung, die Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon.
Die Aussage betrachtet nicht nur das Bauwerk als Ganzes, sondern schließt auch Herstellung von Teilen und die Instandhaltung eines Bauwerks ein, wenn
das Werk für die Konstruktion, den Bestand oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch von wesentlicher Bedeutung ist. (Quelle)
Haben Auftraggeber und -nehmer zuvor nichts anderes vereinbart, kann eine Bezahlung nicht vom unterschriebenen Stundenzettel abhängig sein.
Zwischen-Fazit
Unabhängig in welcher Konstellation Partner zusammenarbeiten, ist es immer ratsam, einen aussagekräftigen Stundenzettel vorweisen zu können. Vor allem wenn es später zu einem Streit kommt, hat der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber eine bessere Position.
Unsere Praxistipps:
Praxistipp 1 – Wie fülle ich einen Stundenzettel in Craftnote aus?
Um die digitalen Formulare optimal nutzen zu können, musst Du direkt bei der Registrierung oder im Nachgang (beides ist möglich) möglichst viele Firmen- und Projektdaten ausfüllen. Wir empfehlen unter Projekt/ Details eine Projekt-ID zu vergeben, sowie unter Ansprechpartner und Rechnungsadresse, alle Daten zu erfassen. Wenn Du dann in der App oder am PC (beides ist möglich) im jeweiligen Projekt unter Dateien/ Vorlagen den Stundenzettel auswählst, dann öffnet sich die PDF-Datei. Klickst Du jetzt auf “Bearbeiten”, dann sind alle Daten vorausgefüllt, die Du zuvor hinterlegt hast. Die Vorlage zieht sich die Informationen aus den entsprechenden Feldern.
Praxistipp 2 – Wann kann ich eigene digitale Formulare (zum Beispiel Stundenzettel) in Craftnote integrieren?
Vorab die gute Nachricht – ja, Du kannst auch eigene Stundenzettel wie auch weitere eigene editierbare PDFs verwenden. Zunächst musst Du Dich mit der Rolle “Inhaber” registrieren beziehungsweise einloggen. Danach gehst Du in den Bereich Einstellungen / Firmenvorlagen und kannst dort eigene Dokumente hochladen. Nachdem Du diesen Vorgang abgeschlossen hast, kannst Du nun in den Projekten in der Dateiablage die hochgeladenen Formulare finden und auch nutzen. Ein weiterer Anwendungs-Tipp, Du kannst Dir einen eigenen Ordner in den Vorlagen erstellen und dort die eigenen Formulare ablegen. Das schafft Dir noch mehr Übersicht und schnellen Zugriff auf die richtigen Formulare.
Praxistipp 3 – Wie kann ich durch eine Zeiterfassungs-Software Arbeitsaufwände und Zeit sparen?
Die einfachste Lösung ist ein digitaler Stundenzettel auf Basis einer Online Zeiterfassung. In diesem Fall werden viele Schritte automatisiert und alle Daten stehen jederzeit zur Einsicht und Weiterverarbeitung zur Verfügung. Das spart Zeit und damit letztlich auch Geld. Zeiterfassung ist nicht unbedingt ein Kostenfaktor. Wenn Du eine Lösung suchst, die möglichst wenig Kosten verursacht, im Gegenteil bestenfalls sogar Kosten einspart – das beinhaltet zum einen, dass kein mühsames Zusammensuchen der Daten mehr erforderlich ist, kein händisches Nacherfassen und keine Herumrechnerei. Kurz gesagt, dann beachte folgende Dinge:
- Der administrative Aufwand ist überschaubar und erfordert keinen unnötigen Ressourcenaufwand
- Die Mitarbeiter nutzen auf der Baustelle direkt eine digitale Zeiterfassung inklusive der Stechuhr. Einfach starten – stoppen – fertig!
- Kein Papierchaos und keine vergeudete Arbeitszeit
- Alle Zeiten sind automatisch im Craftnote System erfasst
- Berichte, Auswertungen und Stundenzettel werden per Mausklick als CSV- oder Excel-Datei erstellt und können so ohne Aufwand für die Rechnungsstellung und für die Lohnbuchhaltung weiterverwendet werden
Fazit
Ein vom Auftraggeber unterschriebener Stundenzettel erspart dem Handwerker viel Ärger, wenn es im Anschluss um die Rechnungsstellung für die getätigte Arbeit geht. Ein digitaler Stundenzettel bietet viele Vorteile für Handwerksunternehmen. Zum einem die einfache Aufbewahrung der Stundenzettel an einem zentralen Ort. Stundenaufzeichnungen werden digital erfasst, gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung.
Disclaimer: Craftnote ist keine Rechtsberatung, für eine qualifizierte Rechtsberatung wende Dich bitte an einen professionellen Rechtsberater.
