11 Fehler bei der Auftragskalkulation im Handwerk

Bei der Zuschlagskalkulation werden die Arbeitsstunden mit Stundenverrechnungssatz getrennt vom Materialeinkauf mit Zuschlag kalkuliert. Das Problem für den Experten hierbei, der Handwerker weiß nie, ob er oder der Kunde beim Vertrag besser wegkommt. Zudem zeigt die Erfahrung meist, wer die Zuschlagskalkulation falsch anwendet, macht meist mehrere Fehler gleichzeitig. Ob das bei ihrem Handwerksunternehmen auch zutrifft, lässt sich anhand von vier Fragen abschätzen. Sind die Kosten der Materialverwaltung bekannt? Kann der jährliche Materialverbrauch verlässlich vorausgesagt werden? Ist der Materialaufwand bei jedem Auftrag annähernd identisch? Bleiben die Materialverkaufspreise durch den Internethandel konstant? Werden mehr als eine von den Fragen mit „Nein“ beantwortet, rät Habich, die Zuschlagskalkulation genauer unter die Lupe zu nehmen. Der nächste Fehler bezieht sich auf die Entscheidung zwischen aussichtsreichen Verträgen.

Werden zwei Aufträge wie im Video beschrieben mit einander verglichen, spielt der Rohgewinn pro Stunde eine entscheidende Rolle. Der Gewinn errechnet sich dabei aus der Gewinnsumme minus Material- und Mitarbeiterkosten. Traditionell entscheidet sich der Handwerker für den Auftrag mit dem höchsten Gewinn. Doch aus moderner Sicht und in Zeiten des Fachkräftemangels, kann die Entscheidung anders ausfallen. Hier macht es Sinn, den Auftrag zu wählen, bei dem am wenigsten Mitarbeiterkosten benötigt werden und dafür auf einen höheren Gesamtgewinn zu verzichten. Im Weiteren muss auf den Mindestrohgewinn pro Stunde geachtet werden. Also die Frage, ab wann mache ich Geld? Dafür muss bekannt sein wie viel Arbeitsstunden pro Jahr mindestens verrechnet werden können. Laut Experte Daniel Habich, wissen 95 % der Handwerksbetriebe nur über ihre produktiven Stunden Bescheid. Werden aber mehr Stunden gebraucht als geplant und nur die produktiven Stunden in der Kalkulation beachtet, wackelt diese durch unvorhersehbare Kosten.

Werden die Leistungen und Entlohnungen der Handwerksunternehmer mit anderen Branchen verglichen, sind Unternehmer im Handwerk häufig unterbezahlt. Eigentlich sollte der Kunde die Leistung adäquat bezahlen und ein Unternehmenslohn von mindestens 75 000 Euro pro Jahr erwirtschaftet werden. Alles darunter hat bei der Bewertung des Unternehmenswertes der Handwerkskammer keine große Bedeutung. Soll der Betrieb also in Zukunft lukrativ verkauft werden, gilt es darauf zu achten, sonst drohen böse Überraschungen.

Häufig werden Mitarbeiter aus der Familie im Unternehmen eingestellt. Dann arbeitet beispielsweise die Ehefrau einen ganzen Arbeitstag, wird aber nur für ein halben entlohnt. Das ist laut Experte „Quatsch“, denn jeder Mitarbeiter hat eine Wertschätzung durch angemessene Bezahlung verdient. Selbes gilt auf der Gegenseite für überbezahlte Familienmitglieder. Hier muss ehrlich geblieben werden. Auch bei den kalkulatorischen Raumkosten. Es sollten nur Mieten in der Kalkulation angegeben werden, die auch von einem Fremden verlangt worden wären. Das gilt natürlich nur für Unternehmer, die ihre Firma auf Eigentum betreiben.

Jedes Handwerksunternehmen sollte sich angemessene Rücklagen schaffen. Angemessen sind sie dann, wenn die Abschreibungen in der Kalkulation erwirtschaftet werden. Abschreibungen schmälern kalkulatorisch gesehen den Gewinn und zeigen auf, wie viel weniger das Firmenvermögen Jahr für Jahr wert ist. Eigentlich sollte das Firmenvermögen ja mindestens konstant sein. Genauso sollten Handwerksunternehmer bei der Tilgung von Krediten aufpassen. Oft fressen die Tilgungen unsichtbar den Gewinn weg. Dabei dürfen Tilgungen laut Experten nicht steuerlich abgesetzt werden, sondern müssen in die Kalkulation einfließen. Gewinnmindernd sind eigentlich nur die Zinsen der Kredite. Vom Gewinn sollen allerdings die Kredite zurückbezahlt werden. Deswegen ist hier Vorsicht geboten, denn die Tilgungen können der Grund des Kontoproblems sein.

Der Name klingt verwirrend. Eigentlich gilt doch, wenn kein Gewinn gemacht wird, kann es doch keine Steuer geben. Sind die Betriebe allerdings als Einzelunternehmen und nicht als GmbH gemeldet muss aufgepasst werden. Dann müssen vom Gewinn die Privatentnahmen (Unternehmerlohn von mindestens 75 000 Euro), Tilgungen und Co. abgezogen werden. Auf den am Anfang angegebenen Gewinn zahlt der Betrieb allerdings trotzdem Steuern, wenn nicht aufgepasst wird.

Werden alle Stolpersteine beachtet, bietet Daniel Habich ein unterstützendes Tool zur Kalkulationserstellung an, um das Theoretische zur praktischen Anwendung zu bringen. Das sogenannte „Rechenfuxx“-Tool bringt drei hilfreiche Funktionen mit sich. Zum einen den Kalkulationskonfigurator. Dieser ermittelt durch das Frage-Antwort-Prinzip in 20 Minuten eine fundierte Kalkulationsgrundlage für den Betrieb, ohne jemals ein Wirtschaftsstudium absolviert zu haben. Zum Zweiten bietet das Tool ein Ampelsystem für Angebote und Rechnungen an und checkt diese auf mögliche Fehler. Dabei werden maximal 4 Fragen gestellt bevor rot, gelb oder grün aufleuchtet. Als Letztes bietet der Rechenfuxx ein Rankingsystem an. Bei diesem werden die angegebenen Aufträge nach den sinnvollsten kategorisiert. Am sinnvollsten gelten die Verträge mit dem höchsten Gewinn pro Arbeitsstunde. Somit dient die Funktion als Entscheidungshelfer bei einer Fülle von Aufträgen.