Achtung, fertig, tracken! Jetzt neu in Craftnote: Fahrzeug‑Tracking für Deine Firmenwagen – hier entdecken.Bautagebuch & Dokumentation | Juni 19, 2024
4 Gründe, warum Du eine digitale Bauakte in Deinem Handwerksbetrieb nutzen solltest
In der modernen Bau- und Handwerksbranche ist die digitale Bauakte inzwischen unverzichtbar. Sie bietet eine effiziente Lösung für die Verwaltung und Organisation aller Projektdokumente, was Zeitersparnis und vereinfachten Zugriff von überall bedeutet. Diese 4 Gründe verdeutlichen, warum Dir die Nutzung einer digitalen Bauakte Software viele Vorteile in Deinem Betrieb bringt.
Was ist eine digitale Bauakte und was gehört hinein?
Eine digitale Bauakte enthält alle wichtigen Informationen zu einer Baustelle oder einem Projekt und kann überall abgerufen werden. Egal, ob über Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Alle Infos, wie Rapportzettel, Mängellisten, Rechnungen usw., sind digital erfasst und gespeichert. So sind keine Aktenordner und Schränke nötig. Dabei wird die digitale Bauakte von einer Software bereitgestellt. Diese kann beispielsweise in Form einer App sein. Die Software sorgt von vornherein für ein sinnvolles Ordnungssystem.
Wo kommt eine digitale Bauakte zum Einsatz und wie funktioniert sie?
Die digitale Bauakte kommt auf der Baustelle sowie im Büro zum Einsatz und soll somit eine optimale Verbindung zwischen beiden Bereichen schaffen. Das läuft meistens über eine App, die auf dem PC sowie auf mobilen Endgeräten funktioniert. Fallen Informationen an, die wichtig für die Baustellendokumentation und Organisation sind, werden diese direkt über die App erfasst und projektbezogen gespeichert. So entsteht eine nahtlose Synchronisation für alle beteiligten Handwerker. Daten müssen nicht per Hand in Aktenordner sortiert werden. Sie werden einfach mit wenigen Klicks in eine vorgefertigte digitale Ordnerstruktur eingefügt. Jeder am Projekt Beteiligte kann darauf zugreifen. Wichtig ist auch, die Handhabung möglichst einfach zu gestalten, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden.
Warum Du eine digitale Bauakte Software nutzen solltest? Diese 4 Gründe geben Aufschluss
1. Du sparst Zeit durch optimierte Dokumentenverwaltung
Digitale Bauakten verbessern die Dokumentenorganisation im Handwerksbetrieb spürbar. Alle wichtigen Unterlagen – von Plänen bis zu Verträgen – sind zentral gespeichert, sicher abgelegt und jederzeit abrufbar, auch direkt von der Baustelle. Das spart Zeit, erhöht die Sicherheit und macht physische Lagerflächen überflüssig. Bei Craftnote kannst Du die Projekt- und Ordnerstruktur flexibel anlegen und behältst so jederzeit die Übersicht. Dank integrierter Suchfunktion findest Du Kundeninformationen, Aufgaben oder Chatverläufe in Sekunden. Individuelle Projektstatus wie „in Bearbeitung“ zeigen Dir auf einen Blick, wo Dein Auftrag steht – für mehr Effizienz und weniger Suchaufwand im Tagesgeschäft.
2. Du hast Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit
Die Möglichkeit, auf wichtige Projektinformationen in Echtzeit zugreifen zu können, ist ein zentraler Vorteil digitaler Bauakten. Egal ob auf der Baustelle, im Büro oder unterwegs – der sofortige Zugang zu aktuellen Daten erleichtert die Abstimmung im Team und ermöglicht eine bessere, reaktionsschnellere Projektsteuerung. Gerade in dynamischen Projekten sind schnelle Entscheidungen und gezielte Anpassungen entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden. So lassen sich nicht nur Abläufe optimieren, sondern auch die Projektdauer verkürzen und unnötige Kosten einsparen.
3. Du kannst einfacher und schneller kommunizieren
Digitale Bauakten verbessern nicht nur den Informationsfluss, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten. Durch den Einsatz einer digitalen Bauakte können die verschiedenen Gewerke unabhängig davon, ob sie an bestimmten Tagen auf der Baustelle vor Ort sind, zusammenarbeiten. Dadurch, dass Infos in Echtzeit verfügbar sind, kann auch die Kommunikation ohne Verzögerungen stattfinden. So passieren weniger Fehler und alle Beteiligten sind immer auf dem neuesten Stand. Gerade in einer Branche, in der oft gleichzeitig auf mehreren Baustellen gearbeitet wird, ist es sehr wichtig, dass die Kommunikationswege so klar und effizient wie möglich gestaltet sind.
4. Du kannst die digitale Bauakte an Deine Bedürfnisse anpassen
Ein weiterer großer Vorteil digitaler Bauakten ist ihre Anpassungsfähigkeit. Unabhängig von der Größe Deines Betriebs oder der Komplexität Deiner Projekte lassen sich digitale Systeme anpassen, um wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies bedeutet, dass eine digitale Lösung einfach und unkompliziert mit dem Betrieb mitwachsen kann. Auch bei Craftnote kannst Du je nach Mitarbeiteranzahl die Anzahl Deiner Lizenzen ganz einfach anpassen. Dazu können digitale Bauakten so konfiguriert werden, dass sie spezielle Anforderungen wie unterschiedliche Zugriffsebenen oder erweiterte Sicherheitsmaßnahmen umfassen. Somit bieten sie eine langfristige Lösung, die sich anpassen lässt, ohne dass ständig neue Systeme eingeführt werden müssen.
Fazit
Die Implementierung einer digitalen Bauakte in Deinem Handwerksbetrieb kann eine Transformation bewirken, die weit über einfache Verwaltung hinausgeht. Sie ermöglicht verbesserte Projektsteuerung, effizientere Teamkommunikation und die Flexibilität, mit den sich ändernden Anforderungen Deines Betriebs zu wachsen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung in allen Branchen voranschreitet, stellt die Einführung digitaler Bauakten einen entscheidenden Schritt dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Betriebsabläufe zu optimieren.
