Zeiterfassung für Handwerker: Das ist 2024 Pflicht
Besonders im Handwerk, wo Zeit und Ressourcen knapp bemessen sind, ist Effizienz entscheidend für den Erfolg. Eine präzise Zeiterfassung ist dabei nicht nur hilfreich, sondern sogar Pflicht – oder?
Inwieweit Zeiterfassung Pflicht für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Selbstständige ist und wie Du damit Deine Effizienz auf ein neues Level heben kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.
Zeiterfassung ist der Prozess, bei dem die Arbeitszeit von Arbeitnehmern oder Selbständigen entweder manuell (Stundenzettel) oder digital (Software oder Apps) erfasst wird. Ziel ist die genaue Erfassung der Arbeitszeiten, um den Gesundheitsschutz zu verbessern. Außerdem werden eine gerechte Entlohnung und effiziente Arbeitsabläufe gewährleistet.
Speziell für Handwerker ist eine präzise Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung. Sie sorgt für Fairness in der Vergütung und kann vor ausufernden Überstunden schützen. Zudem fördert die Zeiterfassung eine transparente Arbeitsumgebung, in der Arbeitszeiten und Pausenregelungen klar definiert sind, was zu einer verbesserten Produktivität und Arbeitsqualität führt.
Die gesetzliche Grundlage: Seit wann ist die Zeiterfassung überhaupt Pflicht?
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat die Zeiterfassung in Deutschland mit dem Beschluss von 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) zur generellen Pflicht erklärt. Arbeitgeber sind seitdem nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann. Damit wurde das Gesetz aufgrund von EU-Rechtspflichten neu ausgelegt. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) ist damit auch von deutschen Arbeitgebern zu beachten.
Kurzum:
Seit dem 13. September 2022 ist die Zeiterfassung für alle Arbeitgeber Pflicht, auch im Handwerk.
Die Pflicht zur Zeiterfassung für Handwerker ist allerdings nicht neu (Dokumentationspflicht). Während sie jetzt für alle und generell gilt, gab es sie auch vorher schon in vielen Bereichen. So verlangten das Mindestlohngesetz (MiLoG), das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und auch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) für bestimmte Branchen und Beschäftigte schon vorher eine Erfassung der Arbeitszeit. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz legt beispielsweise die Zeiterfassung im Baugewerbe und der Gebäudereinigung fest. Welche Gewerke genau dazu zählen, steht nicht im Gesetz. Die Bundesvereinigung Bauwirtschaft geht jedoch davon aus, dass das Gesetz für Bau- und Ausbaugewerke gilt.
Für das Jahr 2024 gilt weiterhin: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeit erfassen und Arbeitgeber müssen dafür entsprechende Systeme (Papierform oder digital) bereitstellen. Die Form der Zeiterfassung ist noch nicht festgelegt. Im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jedoch bereits einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Zeiterfassung gemacht. Dieser sieht eine elektronische Aufzeichnung vor und eine Ausnahme für Kleinbetriebe. Die Tendenz geht damit in Richtung elektronischer Zeiterfassung. Der Vorschlag muss jedoch noch innerhalb der Regierung diskutiert werden.
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Trotz dieser neuen Entwicklungen gibt es für Selbstständige in Deutschland weiterhin keine gesetzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung. Häufig führen allerdings bestimmte Umstände dazu, dass selbstständige Handwerker freiwillig ihre Arbeitszeit erfassen. Bestimmte Auftraggeber, wie zum Beispiel für öffentliche Aufträge oder bestimmte Vertragsbedingungen, können die Einhaltung bestimmter Arbeitszeitregelungen erfordern – was eine Zeiterfassung oft mit einschließt. Sobald Angestellte im Spiel sind, gilt dann natürlich auch wieder die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit.
Arbeitszeiterfassung: Stundenzettel oder doch lieber digital?
Bei Handwerkern wird Effizienz großgeschrieben. Dazu gehört auch eine effektive und schnelle Zeiterfassung. Werden Arbeitszeiten nicht erfasst, bleiben Überstunden schnell unbemerkt, Pausenregelungen werden vernachlässigt und das Risiko für eine unfaire Vergütung steigt.
Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten bietet nicht nur Klarheit und Struktur im Arbeitsalltag von Handwerkern, sondern ist auch ein wesentlicher Bestandteil des Gesundheitsschutzes. Durch die präzise Dokumentation der Arbeitszeiten können Überstunden und unnötige Belastungen vermieden werden. Sowohl Arbeitgeber bzw. Auftraggeber als auch Handwerker gewinnen dadurch ein Bewusstsein für den tatsächlichen Aufwand eines Projektes. Diese Transparenz ermöglicht es allen Beteiligten, Projekte besser zu planen und zu organisieren, was wiederum zur Effizienzsteigerung und langfristigen Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt.
Besonders im Handwerkssektor sind digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung weit besser geeignet als der gute alte Stundenzettel. Eine App wie Craftnote ist schnell auf dem Smartphone installiert. Sie ist einfach zu bedienen und bietet mit ihrer „digitalen Stechuhr” unkompliziert die Möglichkeit, die Arbeitszeit ganz nebenbei zu erfassen und automatisch zu synchronisieren. Ob direkt auf der Baustelle oder anschließend auf dem Heimweg: Du kannst Deine Arbeitszeiten mit wenigen Klicks von überall aus dokumentieren und mit Deinem Team teilen.
Fakt ist: Eine Zeiterfassung für Handwerker muss vor allem eines sein: einfach und unbürokratisch. Der Handwerksberuf ist geprägt von Standortwechseln, körperlicher Betätigung fernab des Schreibtischs und einem hohen Maß an Flexibilität. Der traditionelle Stundenzettel erweist sich daher als äußerst unpraktisch. Er geht schnell verloren, wird ungenau oder am Ende schlicht vergessen. Auch das Abtippen und unleserliche Handschriften kosten oft viel Zeit. Eine gute Lösung für Handwerker ist daher die digitale Zeiterfassung, die unkompliziert von unterwegs möglich ist.
Traditionelle Methoden wie Stundenzettel:
Manuelle Aufzeichnungen auf Papier oder in Tabellen
Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen durch handschriftliche Einträge
Oftmals anfällig für Fehler und Unklarheiten
Zeitaufwendige Verwaltung und Auswertung der Daten
Begrenzte Flexibilität und Mobilität
Verlustgefahr
Elektronische Systeme wie Softwares oder Apps:
Erfassung per Smartphone, Tablet oder Computer
Präzise und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten in Echtzeit
Automatisierte Auswertung und Generierung von Berichten
Flexibel und mobil einsetzbar, auch außerhalb des Büros
Bedeutung einer genauen Erfassung der Arbeitszeit
Automatische Aufbewahrung durch Speicherung
Zeiterfassungen müssen in Deutschland 2 Jahre lang so aufbewahrt werden, dass jederzeit darauf zugegriffen werden kann.
Vorteile und Effizienzsteigerungen durch elektronische Systeme
Apps wie Craftnote bringen für alle Beteiligten Vorteile:
Vorteile für Arbeitnehmer:
Digitale Arbeitszeiterfassung ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen, unabhängig von Standort oder Uhrzeit.
Arbeitnehmer haben einen klaren Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden, was zu mehr Transparenz und Fairness führt.
Die präzise Erfassung der Arbeitszeiten unterstützt Arbeitnehmer dabei, Überlastungen zu vermeiden und trägt somit zum Gesundheitsschutz bei.
Durch digitale Arbeitszeiterfassung können Arbeitnehmer schnell und einfach ihre Arbeitszeiten nachverfolgen, was bei der Planung von Urlauben, Pausen und persönlichen Terminen hilft.
Vorteile für Arbeitgeber:
Digitale Arbeitszeiterfassung reduziert den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber und ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Arbeitszeiten und Ressourcen.
Arbeitgeber erhalten eine genaue und transparente Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, was zu einer verbesserten Kontrolle und Planung führt.
Die präzise Erfassung der Arbeitszeiten unterstützt Arbeitgeber dabei, die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu fördern, indem sie Überlastungen frühzeitig erkennen und gegensteuern können.
Digitale Arbeitszeiterfassung hilft Arbeitgebern, gesetzliche Vorschriften und Bestimmungen zur Arbeitszeit einzuhalten, was rechtliche Risiken minimiert und die Compliance des Unternehmens gewährleistet.
Vorteile für Selbstständige:
Digitale Arbeitszeiterfassung hilft Selbstständigen, ihre Arbeitszeiten besser zu organisieren und zu planen, was zu einer effizienteren Nutzung ihrer Zeit führt.
Selbstständige können ihre Arbeitszeiten genau erfassen und abrechnen, was zu einer korrekten und gerechten Vergütung ihrer geleisteten Arbeit führt.
Durch digitale Arbeitszeiterfassung haben Selbstständige eine klare Aufzeichnung ihrer Arbeitsstunden, die als Nachweis für Kunden oder Auftraggeber dienen kann, und sie können leichter den Fortschritt ihrer Projekte verfolgen.
Unkompliziert, übersichtlich und präzise: Craftnote
Für eine effiziente Zeiterfassung im Handwerk bietet Craftnote die ideale Lösung. Die App ist perfekt auf die Bedürfnisse von Handwerkern abgestimmt. Sie ist flexibel, einfach zu bedienen und EuGH-konform.
Die digitale Stechuhr auf dem Handy macht es möglich: Von überall aus lassen sich alle Arbeitszeiten ganz einfach in der App synchronisieren oder manuell eintragen – ganz ohne Zettelchaos.
Zeiterfassungspflichten sind nicht nur für den jeweiligen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber von Bedeutung. Auch gesellschaftlich betrachtet trägt eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten zur Verbesserung der Work-Life-Balance bei, da Überstunden vermieden und Pausenregelungen eingehalten werden können. Außerdem fördert sie die Fairness gegenüber den Arbeitnehmern, indem sie eine gerechte Vergütung für geleistete Arbeit gewährleistet.
Aus der wirtschaftlichen Perspektive betrachtet ermöglicht die Zeiterfassung wiederum eine effizientere Ressourcennutzung und Planung der Arbeitsabläufe, was zu einer Steigerung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens führt.
Grundsätzlich ist die Einhaltung gesetzlicher Zeiterfassung besonders im Hinblick auf Arbeitszeiten und Pausen notwendig, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und die Fürsorgepflicht eines Unternehmens sicherzustellen.
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung liegen auf der Hand
Seit September 2022 haben Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die genaue Methode ist aber bisher nicht vorgeschrieben.
Diese Regelung zielt darauf ab, faire Vergütungen zu gewährleisten und effiziente Arbeitsabläufe zu fördern. Besonders für Handwerker ist eine präzise Zeiterfassung wichtig, um Fairness, transparente Arbeitsumgebungen und effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen. Obwohl die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bisher keine digitale Erfassung erfordert, bieten digitale Lösungen wie die Craftnote-App, die Flexibilität und Einfachheit garantiert, klare Vorteile. Diese ermöglichen eine flexible Erfassung von Arbeitszeiten, verbesserte Ressourcenverwaltung und fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance, indem sie Überstunden vermeiden und Pausenregelungen einhalten. Nutze die benutzerfreundliche Craftnote-App, um Dich von lästigem Papierkram zu verabschieden und Deine Arbeitszeiten digital zu erfassen.
