Besprechungen optimal gestalten und vorbereiten

Oft werden Besprechungen mit den Mitarbeitern vor oder während des Arbeitstages zwischen Tür und Angel getroffen. In der Hektik können wichtige Informationen oder bestimmte Arbeitsanweisungen vergessen werden. Das führt zu Fehlern und Missverständnissen bei der Arbeit, was sich wiederum auf die Motivation aller niederschlägt. Unser Experte Udo Herrmann überlegt deswegen genau, wie er welche Besprechungen und Baustellen vorbereitet.

Aus großen Firmen ist bekannt, dass viel Zeit in Teambesprechungen investiert wird. Doch oft sind die häufigen Meetings nicht zielführend und kosten unnötig Zeit und Nerven. Udo Herrmann hat deswegen eine Strategie entwickelt, um Besprechungen so informativ und zielführend wie möglich zu gestalten und an der sich jeder Handwerksunternehmer schnell orientieren kann. Dabei unterscheidet er zwei Formen der Besprechung:

• Zum einen für kleine und einfache Baustellen, die meist im Stehen durchgeführt werden.
• Zum anderen für anspruchsvolle und große Projekte, für die mehr Zeit eingeplant werden muss.

Größere Besprechungen benötigen größere Planungen, für die bis zu einer Stunde eingerechnet werden. Hierfür ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, alle Arbeitsanweisungen abzusegnen oder mit dem Angebot die Kundenwünsche zu erfüllen

Wichtig ist es, sich vor und während der Besprechung zu fragen „Wer kann zu einem guten Ergebnis beitragen?“ Dazu hat Udo Herrmann Checklisten und Leitfäden für eine gute Besprechung erstellt. Unter den Punkten der Checkliste ist die neben der vorher genannten Frage außerdem zu klären:

• Mit welchem Ergebnis wollen wir nach der Besprechung auseinander gehen?
• Was ist das Ziel des Projektes und wer kann etwas dazu beitragen?

Werden nicht alle Handwerker oder Abteilungen gebraucht, müssen diese auch nicht an der Besprechung teilnehmen, sondern können sich anderen Dingen widmen. Wichtig ist außerdem Besprechungen gut vorzubereiten. Somit werden Mitarbeiter nicht komplett überrascht, wenn sie zur Besprechung kommen. Bei Herrmann passiert das am Schwarzen Brett, bei dem seine Handwerker durch einen Aushang „eingeladen“ werden. Darauf sind Informationen zu finden, wie welche Mitarbeiter benötigt werden, was das Thema ist und was das Ziel des Treffens darstellt. Damit können alle produktiv am Meeting teilnehmen.

Mit einem Leitfaden stellt Herrmann sicher, dass auch wirklich zu einem Ergebnis gekommen und dabei nichts vergessen wird. Ohne einen Leitfaden, wie das Gespräch im Optimalfall abläuft, kann es passieren, dass Informationen vergessen, Arbeitsschritte nicht besprochen oder fehlende Mitarbeiter nicht einbezogen werden. Das Ganze wird zudem durch einen festgelegten Schreiber dokumentiert, um alle nötigen Informationen direkt abrufbar zu haben. So kann sich nebenbei der Besprechungsleiter auf das Wesentliche konzentrieren.

Wichtig sind daneben die erstellten Spalten auf dem Protokoll von Udo Herrmann. Die Prioritätenspalte zum Beispiel zeigt an, welches Projekt bevorzugt fertiggestellt werden muss. Des Weiteren gibt es eine Ereignisspalte, die zeigt, welcher Mitarbeiter zu welchem Projekt eingeteilt ist. Jeder Handwerker bekommt dabei eine Farbe zugeordnet, die dann im Kalender markiert wird. So weiß jeder, was zu tun ist. Zusätzlich kann festgestellt werden, ob das jeweilige Projekt Unterstützung oder zusätzliches Material braucht. Werden Strategie, Checklisten und Leitfäden beachtet, können Besprechungen schnell, zielführend und effektiv durchgeführt werden. Unnötiger Zeitaufwand wird vermieden und alle Informationen sind zusammengefasst mit wenigen Blicken erfassbar.