Schriftverkehr lässt sich in einem Handwerksbetrieb nicht vermeiden. Die Einführung und Verwendung von digitalen Unterschriften tragen dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren, Zeit einzusparen und die Effizienz zu steigern. Das digitale Unterzeichnen wird damit zu einem grundlegenden Werkzeug im modernen Betriebsalltag und bringt folgende Vorteile:
- Einsparung von Papier und damit weniger Zettelchaos
Der Einsatz einer digitalen Lösung wirkt dem Zettelchaos entgegen. Einzelne Papiere können so nicht mehr verloren gehen. Weil alle Dokumente digital gespeichert sind, gibt es weniger Durcheinander. Gewährleistet wird eine strukturierte und zuverlässige Ablage. Zusätzlich trägt ein Betrieb durch den geringeren Papierverbrauch dazu bei, Ressourcen zu schonen. Die Kosten für Papier, Tinte und den Drucker können eingespart werden.
- Mobile Einsatzmöglichkeit und Verfügbarkeit in Echtzeit
Mitarbeiter, die auf Baustellen und Montage fahren, können auf die erstellten Dokumente zugreifen. Von unterwegs lassen sich die benötigten Dokumente digital unterzeichnen. Und im Büro haben die Kollegen in Echtzeit Zugriff auf die unterschriebenen Dokumente. Durch eine digitale Lösung sind die hinterlegten Dokumente jederzeit für alle Beteiligten abrufbar.
Durch die mobile Einsatzmöglichkeit und die Verfügbarkeit in Echtzeit sparen sich Mitarbeiter die Wege zwischen Baustelle und Büro. Die Papiere müssen also nicht erst noch im Büro abgegeben und von dort aus weiterverarbeitet werden. Dadurch werden etwa die Auftragserteilung oder die Abnahme erleichtert. Das Einscannen, Ausdrucken, Kopieren und auch Versenden von Dokumenten entfällt. Weil sich die Prozesse auf diese Weise beschleunigen, lässt sich die Bearbeitungszeit verkürzen.
- Bessere Lesbarkeit über Jahre hinweg
Auch über Jahre hinweg bleibt die digitale Unterschrift erhalten. Während handschriftliche Unterzeichnungen auf Papier mit der Zeit verblassen können, sind elektronische Unterschriften immer lesbar.