Für eine übersichtliche Aufzeichnung der Arbeitsleistungen: Rapportzettel im Handwerk

Der Rapportzettel fungiert als schriftlicher Nachweis über erbrachte Tätigkeiten, die Arbeitszeiten und den Materialverbrauch. Auf der Baustelle nutzen Mitarbeiter Rapportzettel, um damit Informationen zu den durchgeführten Arbeiten festzuhalten. Aus dem Dokument geht dann etwa der Fortschritt eines Auftrags hervor. Unterschied Rapportzettel und Stundenzettel Mit dem Stundenzettel werden die Arbeitszeiten aufgezeichnet. Mitarbeiter erfassen hierzu den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende sowie ihre Pausenzeiten. Auch Überstunden werden hier ersichtlich. Rapportzettel enthalten darüber hinaus weitere Positionen. Die daraus hervorgehenden Informationen dienen dem Leistungsnachweis.

• Datum und Uhrzeit: Für die Zeiterfassung und die Abrechnung ist eine aktuelle Zeitangabe wichtig. Dadurch können die Arbeitsleistungen genau zugeordnet werden.
• Mitarbeiterinformation: Durch die Angabe des Namens wird deutlich, wer welche Aufgabe ausgeführt hat. So lassen sich Verantwortlichkeiten schnell klären.
• Projektinformation bzw. Auftragsdaten: Erfasst werden zum Beispiel Projektname, Anschrift der Baustelle und Kontaktdaten des Auftraggebers.
• Beschreibung der auszuführenden Arbeiten inklusive Stundenlohn
• Materialverbrauch: Dokumentiert werden die Materialarten, -nummern und -mengen sowie teilweise der Einzel- und Gesamtpreis.
• Unterschriften: Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde, dass alle Angaben korrekt sind.

Der Rapportzettel dient der Dokumentation des Arbeitsfortschrittes. Dazu werden alle relevanten Informationen transparent und strukturiert vermerkt. Auf dieser Basis kannst Du überwachen und überprüfen, wie die Arbeiten vorankommen. Auch für den Kunden sind die erbrachten Leistungen nachvollziehbar. Durch den ausgefüllten Rapportzettel erhält der Auftraggeber einen übersichtlichen Einblick in die ausgeführten Arbeiten und verwendeten Materialien. Das schafft Transparenz, erleichtert die Kommunikation und kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Alle Beteiligten sind so immer auf dem aktuellen Stand. Weil Dir der Rapportzettel Informationen zu den erledigten Arbeiten, zu den dafür benötigten Zeiten und zu den verbrauchten Materialien liefert, kannst Du ihn als Grundlage für die spätere Erstellung von Rechnungen verwenden.

Um den Arbeitsfortschritt und die erbrachten Leistungen zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Arbeitest Du mit Stift und Papier, nutzt Du vielleicht Formularbücher mit vorgefertigten Vorlagen. Online findest Du ebenfalls Vorlagen, die Du herunterladen, ausdrucken und händisch ausfüllen kannst. Ein Rapportzettel muss aber nicht mehr unbedingt in Form eines Zettels vorliegen. Es gibt auch digitale Alternativen, mit denen Du Rapportzettel etwa auf mobilen Endgeräten erstellen, ausfüllen und abspeichern kannst. Ein Beispiel, mit dem Du unter anderem Rapportzettel digitalisieren kannst, ist Craftnote. Die spezielle Softwarelösung für Handwerker stellt Dir eine PDF-Vorlage für Rapporte zur Verfügung, die Du nur noch ausfüllen musst. Sie enthält standardisierte Felder, mit denen Du die Daten des Auftraggebers, die auszuführenden Arbeiten, die Materialien und die Mitarbeiter erfassen kannst. Optional kannst Du aber auch eine eigene PDF-Datei hinterlegen, in der zum Beispiel ein Firmenlogo und eigene Felder integriert sind. Nach dem Ausfüllen kannst Du das Dokument direkt in der App vom Kunden mit einer digitalen Unterschrift unterzeichnen lassen.

Mobile Erstellung und Bearbeitung Eine digitale Lösung macht das mobile Erstellen und Bearbeiten von Rapporten möglich. Das reduziert den Papierbedarf und beendet das Zettelchaos. Du hast die Möglichkeit, Formulare zu vereinheitlichen oder zu individualisieren. Nach der Fertigstellung des Auftrags kannst Du das gesamte Projekt inklusive der Rapportzetteln ganz einfach archivieren und bei Bedarf wieder darauf zugreifen. Gesuchte Informationen finden sich schnell.

Beschleunigung der Abläufe Digitale Rapporte können via App auf der Baustelle ausgefüllt und im jeweiligen Projekt gespeichert werden und sind dann sofort zugänglich. Durch die schnelle Verfügbarkeit sparen Handwerker Zeit, sie müssen die ausgefüllten Zettel nicht erst noch im Büro abliefern. Mitarbeiter im Büro können die digitalen Rapportzettel sofort weiterverarbeiten und die Informationen zum Beispiel für die Buchhaltung verwenden.

Verbesserte Lesbarkeit Anders als bei Papierdokumenten, bei denen Handschriften oft schwer zu entziffern sein können, sind die Eingaben in digitalen Rapporten gut zu lesen. Das spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.

Digitale Unterzeichnung vor Ort Du kannst direkt vor Ort eine digitale Unterschrift vom Kunden einholen und Dir die Richtigkeit der Angaben bestätigen lassen. Das Dokument wird abgespeichert und kann so nicht mehr verloren gehen. Dadurch hast Du einen zuverlässigen Nachweis über die erbrachten Leistungen.

Digitale Rapporte bieten eine Alternative zu herkömmlichen Papierzetteln. Durch die Möglichkeit der digitalen Erfassung lassen sich Arbeitsabläufe optimieren. Das Ausfüllen der Rapportzettel erfolgt nicht mehr händisch. Stattdessen tragen Mitarbeiter die relevanten Informationen einfach in standardisierte Felder ein und speichern die Rapportzettel im jeweiligen Projekt ab. Die Kollegen im Büro können direkt darauf zugreifen. Insgesamt können digitale Rapporte also dazu beitragen, die Arbeit effizienter zu gestalten.