Übersicht und Transparenz für Deine Kosten
Bevor Kunden einen Auftrag erteilen, erfragen sie beim Handwerksbetrieb, welcher Preis für welche spezifische Leistung anfallen wird. Dazu schätzen Handwerksbetriebe die voraussichtlichen Kosten. Der so entstehende Kostenvoranschlag gibt einen Überblick über den zu erwartenden Arbeitsumfang und die damit verbundene Vergütung. Auf dieser Basis können Kunden die jeweiligen Leistungen von verschiedenen Handwerkern miteinander vergleichen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ausfindig machen und sich so für einen Anbieter entscheiden.
Definition: Was ist ein Kostenvoranschlag?
Die Einschätzung der voraussichtlichen Kosten für bestimmte Dienstleistungen, Projekte oder Arbeiten wird als Kostenvoranschlag oder auch Kostenanschlag bezeichnet. Die Kalkulation durch den Handwerksbetrieb dient dazu, Kunden vorab darüber zu informieren, mit welchen Preisen sie rechnen müssen.
Im entsprechenden Dokument findet sich eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Kostenpunkte sowie die daraus resultierende Gesamtsumme. Interessenten erhalten eine Orientierungshilfe, mit der sie die zu erwartenden Kostenpunkte für die entsprechenden Leistungen sowie für Reparaturen, Materialien und Arbeitsstunden überblicken und verstehen können.
Unterschied zwischen Offerte, Kostenvoranschlag und Angebot
Die Begriffe Angebot und Offerte werden häufig synonym zu Kostenvoranschlag verwendet, obwohl ihre Bedeutungen unterschiedlich sind. Nur das Angebot und die Offerte sind in ihrer Bedeutung deckungsgleich. Zwar geben sowohl Angebote und Offerten als auch Kostenvoranschläge Auskunft über die voraussichtlichen Kosten, jedoch ist der Kostenvoranschlag unverbindlich und die Kostenangabe bei einem Angebot oder einer Offerte ist verbindlich. Das Angebot oder die Offerte binden Unternehmer also an den Umfang und die festgelegte Höhe der Vergütung.
Unverbindlicher oder verbindlicher Kostenvoranschlag?
Normalerweise beinhaltet ein Kostenvoranschlag eine unverbindliche Prognose des Arbeitsaufwandes, der zur Ausführung der beauftragten Leistung sowie zu den benötigten Materialien erforderlich ist. Er enthält Angaben darüber, welche Kosten wahrscheinlich für den Auftrag anfallen werden. Damit werden nur die ungefähren Kosten genannt. Falls beispielsweise Materialpreise erhöht werden oder erhöhte Personalausgaben auftreten, könnte dies Auswirkungen auf die endgültigen Kosten haben. Auf solche Veränderungen kann der Betrieb dann entsprechend reagieren, Kunden werden in diesem Fall über die zu erwartenden Mehrkosten informiert.
Die klare Kommunikation darüber, dass es sich um Schätzungen handelt, verhindert Missverständnisse und schafft die nötige Flexibilität für etwaige Anpassungen, die aufgrund schwankender Materialpreise oder eines höheren Arbeitsaufwandes notwendig werden. Um den Umstand zu verdeutlichen, kannst Du im Kostenvoranschlag Circa-Angaben bei den geschätzten Beiträgen verwenden oder vermerken, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt.
Anders sieht es bei Festpreisvereinbarungen aus, bei denen sich der Auftragnehmer dazu verpflichtet, sich an die angegebenen Preise zu halten. Die vereinbarten Kosten lassen sich dadurch im Nachhinein nicht mehr so einfach an etwaige Schwankungen der Materialpreise oder an den Mehraufwand anpassen. Werden feste Preise vereinbart, profitiert der Kunde davon, sein Budget besser planen zu können. In diesem Zusammenhang spricht man von einem verbindlichen oder garantierten Kostenvoranschlag.
Wie erstellt man einen Kostenvoranschlag?
Der Kostenvoranschlag wird von der Firma oder dem Betrieb erstellt, der die Dienstleistung erbringt oder das Projekt durchführt. Handwerksbetriebe oder Bauunternehmen schätzen für einen Kostenvoranschlag, welche Kosten für eine angefragte Leistung anfallen werden. Dazu wird unter anderem ermittelt, welche Materialien, wie viele Mitarbeiter und wie viele Arbeitsstunden dafür benötigt werden. Folgende Fragen sollten vorab geklärt werden:
Welche spezifischen Aufgaben müssen erledigt werden?
Welche Materialien und welche Menge sind erforderlich?
Wie viele Arbeitskräfte und wie viel Arbeitszeit werden benötigt?
Wie viel kostet das ungefähr?
Auf Grundlage dieser Schätzungen werden die einzelnen Kostenpunkte zusammengerechnet. So ergibt sich ein Gesamtpreis der zu erwartenden Kosten.
Arbeitest Du digital und der Auftrag wird nach dem Kostenvoranschlag erteilt, kannst Du die Auftragsabwicklung mithilfe einer digitalen Lösung durchführen. Ein Beispiel für eine spezielle App für Handwerker, die Dir dabei hilft, die Aufträge abzuwickeln und relevante Informationen zu organisieren, ist Craftnote. Per App oder Webapp kannst Du unter anderem Daten hinterlegen, Dokumente speichern und Informationen aktualisieren. Auch ist es möglich, einen Kostenvoranschlag in Form eines PDF-Dokuments dem jeweiligen Projekt zuzuweisen und online auf die hinterlegten Informationen zuzugreifen. Das spart wertvolle Zeit.
Was kostet die Erstellung eines Kostenvoranschlags?
Laut § 632 Abs. 3 BGB wird ein Kostenvoranschlag im Zweifel nicht vergütet. In der Regel wird die Erstellung des Kostenvoranschlags also nicht in Rechnung gestellt. Erteilt der Kunde den Auftrag, werden die Kosten ohnehin nicht in Rechnung gestellt. Allerdings gibt es auch Ausnahmen. Wenn eine gesonderte Vereinbarung besteht, kannst Du für die Erstellung eines Kostenvoranschlags eine Vergütung verlangen. Dazu muss der Kunde darauf hingewiesen werden und einwilligen. Obwohl mündliche Vereinbarungen ausreichend sind, sind sie schwerer nachzuweisen. Deswegen sollten beide Parteien die Vergütung schriftlich festhalten.
Was passiert, wenn die geschätzten Kosten überschritten werden?
Die im Kostenvoranschlag angegebenen Kosten entsprechen einer Schätzung. Fallen die tatsächlichen Kosten höher aus als die geschätzten, unterscheidet man, ob sie unwesentlich oder wesentlich überschritten werden. Es existieren keine universellen Prozentangaben, die für alle Fälle gelten. Als Orientierungen dienen aber folgende Richtwerte:
Unwesentliche Überschreitung: Wenn die tatsächlichen Kosten geringfügig von der Schätzung abweichen, muss der Kunde das so akzeptieren. Abweichungen sind zwischen 10 und 20 Prozent, in Ausnahmefällen sogar 25 Prozent, hinzunehmen.
Wesentliche Überschreitung: Über eine wesentliche Überschreitung, die je nach Fall ab ungefähr 20 Prozent beginnt, muss der Kunde rechtzeitig informiert werden.
Wenn Du als Auftragnehmer Deine Informationspflicht missachtest und den Kunden nicht über wesentliche Überschreitungen informierst, darf der Auftraggeber von seinem Recht Gebrauch machen, außerordentlich zu kündigen. Sollte das der Fall sein, darf Dein Betrieb nur einen Teil der Vergütung verlangen. Die Teile ergeben sich aus den bereits ausgeführten Arbeiten. Das außerordentliche Kündigungsrecht gilt auch, wenn die Kosten bewusst zu niedrig angesetzt wurden oder sich die Mehrkosten hätten vermeiden lassen. Möglicherweise ergeben sich daraus Schadenersatzansprüche für den Kunden.
Wie lange behält ein Kostenvoranschlag seine Gültigkeit?
Es gibt keine allgemeinen gesetzlichen Regelungen zur Gültigkeitsdauer eines Kostenvoranschlags. Stattdessen bestimmst Du einen realistischen Gültigkeitszeitraum. Üblich ist dafür eine Frist zwischen zwei und sechs Wochen. Dadurch reduzieren sich die Risiken für steigende Material- und Personalausgaben.
Zusammengefasst: Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der zu erwartenden Kosten, die sowohl für die beauftragte Firma als auch für Kunden als Orientierung dient. Es beinhaltet Angaben zur Art und zum Umfang der Arbeiten, zu dem geschätzten Arbeitsaufwand, zu Materialkosten und einen voraussichtlichen Gesamtpreis.
Auch wenn Anbieter in der Regel nicht an den erstellten Kostenvoranschlag gebunden sind, sollten Kunden bei Überschreitungen der geschätzten Kosten rechtzeitig darüber informiert werden. Um jederzeit auf die dafür notwendigen Informationen zuzugreifen und einen Überblick über die dazugehörigen Angaben zu erhalten, können Dich digitale Lösungen unterstützen.
