Mängelanzeige im Handwerk: Definition, Verjährungsfristen und die richtige Reaktion

Eine Mängelanzeige ist eine schriftliche Meldung von Baumängeln, die Du als Handwerker vom Kunden erhältst. Für Auftraggeber stellt sie also ein wichtiges Hilfsmittel dar, um Baumängel zu reklamieren. Das ausführende Gewerk wird aufgefordert, die beschriebenen Mängel innerhalb einer bestimmten Frist zu beheben.

Mängelanzeige vs. Mängelrüge

Die Begriffe Mängelanzeige und Mängelrüge werden häufig synonym verwendet. Gibt es einen Unterschied zwischen den beiden? Sowohl eine Mängelanzeige als auch eine Mängelrüge beschreiben eine schriftliche Auflistung von Baumängeln. Der Unterschied liegt nur in der gesetzlichen Grundlage. In der Vertrags- und Vergabeordnung (kurz VOB) spricht man von der Mängelanzeige. Im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) heißt es Mängelrüge. Die Begriffe Mängelanzeige und Mängelrüge werden häufig synonym verwendet. Gibt es einen Unterschied zwischen den beiden? Sowohl eine Mängelanzeige als auch eine Mängelrüge beschreiben eine schriftliche Auflistung von Baumängeln. Der Unterschied liegt nur in der gesetzlichen Grundlage. In der Vertrags- und Vergabeordnung (kurz VOB) spricht man von der Mängelanzeige. Im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) heißt es Mängelrüge.

Mängel treten in unterschiedlichen Formen auf. Die Entstehung von Mängeln kann auf verschiedene Ursachen zurückgeführt werden. Zum Beispiel die Verarbeitung minderwertiger Materialien, Komplikationen während der Ausführung der Arbeiten oder auch ungünstige Witterungsbedingungen können einen Mangel verursachen. Oftmals beruhen die Mängel auch auf den Vorleistungen anderer Gewerke. Ein Aspekt zur Erfüllung eines Vertrags ist es jedoch, dass die von Dir erbrachten Leistungen frei von Sachmängeln zu erbringen sind. Entsprechen die erbrachten Leistungen nicht den vertraglich vereinbarten Anforderungen, dann liegt ein Mangel vor. Hast Du mit dem Kunden Regelungen zur Art, Qualität oder Güte der Leistung vereinbart? Vertragsunterlagen oder auch Leistungsbeschreibungen können Auskunft darüber geben, ob die Beschaffenheit den Vereinbarungen entspricht oder ob sie davon abweicht. Findest Du in den Unterlagen keine Informationen, gelten laut VOB die anerkannten Regeln der Technik. Die erbrachte Leistung muss funktionstauglich sein und sich für die gewöhnliche Verwendung eignen. Ansonsten kann die erbrachte Leistung als mangelhaft angesehen werden. Mit Bildern, Skizzen oder Schreiben von Gutachtern oder Sachverständigen können die Umstände festgehalten werden.

In der Regel werden Mängel bei der Abnahme festgestellt. Sowohl Zwischenabnahmen als auch die Endabnahme stellen einen Zeitpunkt dar, zu dem beurteilt wird, ob ein Mangel vorliegt oder nicht. Sobald ein solcher Mangel bekannt wird, sollte er reklamiert werden. Unabhängig vom Zeitpunkt sollten die festgestellten Mängel dann unmittelbar und vollständig dokumentiert werden. Ist ein Mangel klar als solcher erkennbar, zum Beispiel bei Rissen an der Wand, spricht man von einem offenen Mangel. Bis zur Abnahme liegt die Beweislast für Mängel beim ausführenden Handwerksbetrieb oder Bauunternehmen. Bis dahin musst Du also nachweisen, dass die geleisteten Arbeiten frei von Mängeln sind. Nicht immer werden Mängel aber sofort bei der Abnahme entdeckt. Feuchte Wände oder Ähnliches zeigen sich häufig erst später. Dann spricht man von versteckten Mängeln. Innerhalb der Verjährungsfristen können Mängel dann aber immer noch immer durch den Auftraggeber reklamiert werden. Dass ein Mangel bereits vorher bestanden hat, muss nach der Abnahme der Kunde beweisen (vgl. BGH, Urteil v. 25.2.2016, AZ.: VII ZR 210/13).

Die Verjährungsfrist für Mängel beginnt mit der Abnahme der ausgeführten Arbeiten, also mit dem Unterzeichnen des Bauabnahmeprotokolls. Dabei richtet sich die Gewährleistungsfrist nach der Vertragsgrundlage. BGB und VOB enthalten unterschiedliche Regelungen. Bei Arbeiten, die Du und Deine Kollegen an Bauwerken durchführt, beträgt die Gewährleistungsfrist nach VOB fünf Jahre, nach BGB sind es vier Jahre. Hierzu zählen dauerhaft mit dem Bauwerk verbundene Elemente, wie der Einbau von Zentralheizungen, Photovoltaikanlagen oder Sanitäranlagen. Für Reparaturen, kleinere Umbaumaßnahmen oder Renovierungsarbeiten gilt eine Frist von zwei Jahren, unabhängig davon, ob das BGB oder die VOB als Grundlage für den Vertrag dient.

Allgemeingültige Regelungen, wie viel Zeit Dir und Deinen Kollegen für die Beseitigung von Mängeln eingeräumt wird, gibt es nicht. In einer Mängelanzeige wird durch den Auftraggeber üblicherweise eine Frist zur Mängelbeseitigung festgelegt. Eine angemessene Frist berücksichtigt verschiedene Aspekte, wie den Umfang der erforderlichen Arbeiten oder die Lieferzeiten für benötigte Materialien. Im Regelfall wird bei kleineren Arbeiten eine Frist von ein bis zwei Wochen als angemessen erachtet. Innerhalb des festgelegten Zeitraums hat das ausführende Gewerk die Möglichkeit, die Mängel durch Nachbesserung oder Austausch zu beseitigen. Grundsätzlich steht Dir und den Kollegen das Recht auf die Beseitigung der Mängel zu. Solltest Du nicht auf die Mängelanzeige reagieren und die Frist verstreichen lassen, behält sich der Kunde das Recht vor, die Mängel durch einen externen Dritten auf Kosten des ausführenden Betriebs beheben zu lassen. Zusätzlich dazu kann der Kunde in Erwägung ziehen, Teile der vereinbarten Vergütung zurückzuhalten, vom Vertrag zurückzutreten oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen.

Bevor Kunden ihre Ansprüche geltend machen können, muss die Möglichkeit bestehen, dass die Mängel durch den ausführenden Betrieb beseitigt werden. Grundsätzlich hast Du das Recht auf Nacherfüllung und damit auf die Gelegenheit, die Mängel zu korrigieren. Erhältst Du eine Mängelanzeige, ist eine zeitnahe, aber nicht vorschnelle Reaktion gefragt. Wichtig ist, dass Du die Mängelanzeige nicht grundlegend ablehnst. Ansonsten könnte der Kunde direkt vom Gewährleistungsrecht oder der Mangelhaftung Gebrauch machen. Außerdem solltest Du auf Deine Formulierungen achten. Vermeide Aussagen, bei denen Du den Mangel als solchen anerkennst und mache keine Versprechungen, die ausdrücken, dass Du den Mangel aufgrund der Mangelhaftung beseitigen wirst. Unter bestimmten Bedingungen könnte sich ansonsten dadurch die Gewährungsfrist verlängern und es ist nicht mehr möglich, dass Du Dich auf die Verjährung berufst. Zusätzlich ist es möglich, dass sich daraus Auswirkungen auf den Versicherungsschutz ergeben. Um das zu vermeiden, kannst Du vom als mangelhaft eingestuften Zustand sprechen und zum Beispiel auf Deine Kulanz hinweisen. Bestätige dem Kunden den Eingang der Mängelanzeige und stimme innerhalb der Frist einen Termin zur Besichtigung ab. Empfindest Du die Frist als zu knapp kalkuliert, solltest Du das Gespräch suchen und eine gemeinsame Lösung finden. Vor Ort dokumentierst Du die Mängel und klärst die Ursache dafür. Mit dieser Dokumentation kannst Du dann entscheiden, ob die Mängelansprüche berechtigt sind und bestimmst auf dieser Basis das weitere Vorgehen.

Mängel lassen sich nicht immer vermeiden. Werden Mängel bereits während der Ausführung der Arbeiten festgestellt, sollten diese ebenso durch den Handwerker dokumentiert werden, wie nach einer Mängelanzeige. So können die Verantwortlichen die Mängel einsehen und beheben. Dazu ist es wichtig, die Mängel sowie deren Beseitigung richtig zu erfassen. Mit einer speziellen Software für Handwerker kannst Du alle Informationen zum Projekt digital zusammenführen. Ein Beispiel dafür ist Craftnote. Dort steht Dir eine PDF-Vorlage zur Verfügung, die Dir die digitale Erfassung der Mängel direkt vor Ort ermöglicht. Dazu trägst Du alle wichtigen Daten, unter anderem Name des Kunden, Objekt, Mangelart und -ort, in das Dokument ein. Du vermerkst, wer für die Behebung verantwortlich ist und bis wann die Mängelbeseitigung erfolgt sein muss. In der Vorlage beschreibst Du die vorhandenen Mängel und dokumentierst die anschließende Mangelbeseitigung. Außerdem hast Du Platz, um Fotos und Skizzen hinzuzufügen. Mit Nahaufnahmen und Überblickfotos hältst Du die Umstände fest. Sie dienen als wichtige Beweise für Dich und Deine Kollegen. Craftnote speichert alle Informationen an einem Ort. Die zugehörigen Dokumente, wie das Mangelerfassungs-Formular, sind dann für alle Beteiligten abrufbar. Direkt vor Ort lässt sich die Beseitigung der Mängel vom Kunden unterzeichnen. Mitarbeiter im Büro können das unterschriebene Formular direkt weiterbearbeiten.

Dass es mit Kunden zu Unstimmigkeiten kommt, ist immer mal möglich. Eine Mängelanzeige ist jedoch nicht immer berechtigt. Um zu belegen, dass Arbeiten korrekt ausgeführt wurden, ist eine genaue und vollständige Dokumentation auf der Baustelle notwendig. Auch hierbei kann eine spezielle Handwerkersoftware, wie Craftnote, helfen. Mithilfe der dazugehörigen App hältst Du den Arbeitsprozess und alle durchgeführten Schritte von Beginn bis zum Abschluss fest. So lässt sich der zeitliche Ablauf nachverfolgen und Du kannst belegen, zu welchem Zeitpunkt welche Arbeiten ausgeführt und welche Materialien verwendet wurden. Integriert ist auch eine Fotofunktion, mit der Du ganz einfach Aufnahmen machst und sie im jeweiligen Projekt hinterlegst. Im Anschluss hast Du noch die Option, die Bilder zu bearbeiten. Du kannst Markierungen hinzufügen oder die Bilder mit Notizen oder Maßen versehen. Die Aufzeichnungen werden durch das Hinterlegen der Fotos detaillierter und die vollständige Dokumentation wird somit erleichtert. Die Baudokumentation unterstützt Dich dabei, unberechtigte Mängelanzeigen zurückzuweisen und Nacharbeiten zu vermeiden.

Fehler lassen sich ebenso wenig vermeiden wie eine durch den Kunden gestellte Mängelanzeige. Wichtig ist, wie Du damit umgehst. Auf eine Mängelrüge solltest Du zeitnah reagieren und innerhalb der gesetzten Frist einen Besichtigungstermin mit dem Kunden vereinbaren. Um unrechtmäßige Mängelanzeigen zurückzuweisen, hilft Dir eine vollständige Baudokumentation. So lassen sich alle Arbeitsschritte nachweisen und Du kannst besser nachvollziehen, ob es sich tatsächlich um einen Mangel handelt, der durch Deinen Betrieb verschuldet wurde.