In der heutigen Lektion geht es um die Frage, mit welcher einfachen Methode ein Handwerksunternehmen eine Prozess Struktur Analyse durchführen kann. Die Antwort lautet in dem Fall, „Turtle“-Methode. Anhand der Beantwortung von sieben strukturweisenden Fragen, kann dazu beigetragen werden, ihr Unternehmen schnell zu optimieren. Was es mit der Turtle Methode auf sich hat, erklärt in dieser Folge Thomas Könecke von Tumes.org, Experte für Prozessoptimierung und Business Architecture.
Die Vorteile der Turtle-Methode
Die Methode, die ihren Namen einer Schildkröte verdankt, kann dazu beitragen, mehr Informationen und konkrete Daten über einen Arbeitsprozess zu sammeln. Die daraus gewonnenen Analyse-Erkenntnisse, dienen als Entscheidungsgrundlage für die folgende Prozessoptimierung. Dabei lassen sich wichtige Vorteile der Analysemethode ausmachen. Zum einen zeigt sie die Ziele des Prozesses auf. Zum anderen zeigt sie die Ressourcen auf, die für den Prozess benötigt werden. Noch dazu kann sie dafür sorgen, dass Zusammenhänge im Job besser freigelegt werden. So lässt sich zum Beispiel mit der Analyse feststellen, wer eigentlich alles am Prozess beteiligt ist. Anhand der folgenden sieben Fragen lässt sich die Methode anwenden und damit Prozesse optimieren.
Was ist zu tun?
Hierbei kann sich das Fragengebilde an einem Flipchart vorgestellt werden. Alle sieben Fragen ergeben zusammen den Körper einer Schildkröte. Daher der Name der Methode. Die erste Frage steht dabei im inneren der Schildkröte. Denn vorab gilt es zu klären, welchen Prozess im Handwerksunternehmen analysiert werden soll. Was in Betracht kommt, muss an der Stelle muss jeder für sich selbst entscheiden. Das bildet die Grundlage für die weiteren Fragen.
Warum wird das Ganze gemacht?
Bei der zweiten Frage geht es um das Thema Input. Was soll der Prozess am Ende leisten? Warum wird sich dazu entschieden den Aufwand der Prozessanalyse durchzuführen? Ein praktisches Beispiel wäre die Kundenanforderung als Input. Diese Frage steht links vor der ersten Frage und stellt somit den Kopf dar.
Was ist das Ergebnis dieses Prozesses?
Werden die ersten zwei Fragen beantwortet, kommt logischerweise ein Ergebnis heraus, was die nächste Frage darstellt. Dabei handelt es sich um den Output und wie dieser Aussehen kann. Als Beispiel könnte in dem Fall die Kundenzufriedenheit dienen. Wie kann Kundenzufriedenheit aussehen? Wie komme ich dahin und in welchem Maße soll sie durch das Handeln erreicht werden? Daher kommt die Frage rechts neben die erste Frage an das Ende der Schildkröte.
Womit ist es zu tun?
Als Nächstes gilt es zu klären mit welchen Arbeitsmaterialien, welchem Equipment und welchen Ressourcen benötigt werden, um den Prozess durchzuführen. Die Frage nach „Womit?“, stellt das Erste von vier Beinen dar, welche für den Fortschritt sowie Stabilität des Prozesses stehen sollen.
Wer macht es?
Die fünfte Frage bezieht sich das „Wer“. Welche Handwerker benötige ich zu diesem Prozess? Welche psychischen und physischen Anforderungen sowie soziale Kompetenzen werden dafür benötigt? Auch hier handelt es sich um ein Bein an der Seite der Schildkröte.
Wie wird es gemacht?
Hier stellt sich die Frage nach der angewendeten Methode beziehungsweise Maßnahme. Zum einen gibt die jeweilige Handwerkskammer vor, was für den Prozess gebraucht wird und wie das auszusehen hat, welche Dokumente und Zertifikate werden benötigt. Zum Zweiten ist es wichtig, die richtige Methode zu wählen, um die Arbeitsprozesse fehlerfrei durchzuführen.
Wofür machen wir es?
Die wichtigste Frage zum Schluss. Hier stecken Kennzahlen und Kostenrechnungen drin sowie die Frage: Wie kann ich den Arbeitsprozess messbar machen? An dieser Stelle ist es wichtig zu wissen, ob es bei der Arbeit um Quadratmeterzahlen, Akkordarbeit oder Arbeitsstunden geht. Beim letzten Bein der Schildkröte wird demnach probiert, Kosten und Nutzen gegenüberzustellen.
Der Rat des Experten an Handwerksunternehmen.
Laut Thomas Könecke, können mit diesen sieben Fragen jeden Tag wichtige Prozesse in Ihrem Unternehmen analysiert und optimiert werden, bevor sie auf eine kostspielige Prozessberatung zurückgreifen. Außerdem empfiehlt der Experte, dass sich immer eine Person um die Turtle-Methode kümmern sollte, um die Prozesse dauerhaft im Auge zu behalten.
