Wie bekomme ich durch digitale Formulare meine Zettelwirtschaft in den Griff?

... alle nötigen Daten können überall und jederzeit auf dem Smartphone oder Tablet abgerufen werden.

Auf einer Baustelle oder im Büro häufen sich schnell Papierberge mit Dokumenten und Notizen an, die aber letztendlich wichtig für das reibungslose Gelingen des Aktuellen beziehungsweise von zukünftigen Projekten seien, können. Wichtige Rechnungen oder die Auswertung von Rapportzetteln, kann die Arbeit auf der Baustelle nämlich verbessern. Das Archivieren und Abheften in Aktenordnern benötigt allerdings viel Platz für Regale und Motivation zum peniblen Einordnen. Außerdem legt die Gesellschaft immer mehr Wert auf Nachhaltigkeit, die mit einem hohen Papierverbrauch nicht gegeben ist. Durch digitale Lösungen im Handwerk für den PC und mobile Endgeräte können Dokumente heutzutage bequem digital ausgefüllt werden und sofort an Ort und Stelle abgespeichert sowie archiviert werden. Eine Möglichkeit bietet die Craftnote App, die zur Dokumentation und Kommunikation auf der Baustelle genutzt werden kann. Durch die App sind für Notizen und Dokumente keine Zettel in Papierform mehr nötig und alle nötigen Daten können überall und jederzeit auf dem Smartphone oder Tablet abgerufen werden.

Das schafft eine direkte Verbindung zwischen Baustelle und Büro.

Das verhindert auch, dass zum Beispiel Rapportberichte und andere Dokumente im Zettelchaos verschwinden. Denn wird ein Rapportbericht digital geschrieben, kann er über eine App wie Craftnote bequem in ein Projekt hochgeladen werden. Anschließend wird das Dokument mit dem passenden Namen versehen und ist damit problemlos wiederzufinden. Somit können Daten direkt nach dem Notieren auch archiviert werden und es verschwindet nichts mehr. In Zettelform kann es schnell passieren, dass etwas auf der Baustelle vergessen wird oder im Auto liegen bleibt. Die gesammelten Berichte müssen außerdem erst im Büro abgegeben werden. Ist ein Dokument erst einmal digital hochgeladen, kann es von allen am Projekt beteiligten Personen in der App abgerufen werden. Das schafft eine direkte Verbindung zwischen Baustelle und Büro.

Durch diese direkte Verbindung lässt sich auch die Effizienz im Handwerksbetrieb selbst erhöhen. Die Arbeiter können auf der Baustelle ihre Arbeit direkt dokumentieren und in Echtzeit in die App übertragen, in Form von Notizen, Bildern oder Videos. Der Chef weiß damit immer über den aktuellen Fortschritt am Projekt Bescheid. Das spart Zeit, besonders bei der Dokumentation und Suche von Daten, da eine doppelte Arbeit im Büro oder Zuhause verhindert wird. Noch dazu können Formularvorlagen digital in der App gespeichert werden und so in Sekundenschnelle dem Handwerker zur Verfügung stehen. Craftnote bietet dafür eine Reihe von kostenlosen Formularen zum Download an. Deshalb müssen die editierbaren Formulare nicht unbedingt selbst erstellt werden. Da alle Projekte in der App dokumentiert werden können, lassen sich im Nachhinein auch Arbeitsschritte analysieren und verbessern. Wo gab es Probleme und Fehler im Arbeitsablauf? Wie viel Material war nötig? Wie viel Zeit muss ungefähr für einen bestimmten Arbeitsschritt investiert werden? Das alles kann durch wenige Klicks digital ermittelt werden. Laufende sowie zukünftige Projekte können dadurch effizienter bearbeitet werden.

Wichtig wird das, wenn im schlimmsten Fall der Kunde bei der Begutachtung der Endabrechnung, die Arbeitsqualität und die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden infrage stellt.

Letztendlich kann durch die Digitalisierung der Formulare auch die Transparenz gegenüber dem Kunden erhöht werden. Wichtig wird das, wenn im schlimmsten Fall der Kunde bei der Begutachtung der Endabrechnung, die Arbeitsqualität und die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden infrage stellt. Wird das ganze vor Gericht gezogen, muss der Betrieb beziehungsweise der Arbeiter nachweisen können, dass dem nicht so ist. Fehlen dann wichtige Beweisdokumente, die im Zettelchaos untergegangen sind oder erst gar nicht angefertigt wurden, kann es für den Betrieb kostspielig enden. Egal ob die Vorwürfe nun stimmen oder nicht, muss sich der Betrieb dafür verantworten. Natürlich kann nicht jeder kleine Arbeitsschritt dokumentiert werden, doch durch digitale Lösungen, lässt sich schnell Bildmaterial anfertigen, dass meistens eindrucksvoll über den Arbeitsverlauf Aufschluss gibt. Das Material kann durch die digitale Speicherung immer schnell angerufen werden und die Rechnung beim Kunden transparenter gestalten.