Wie Handwerker ihre Angebote richtig erstellen und abrechnen

Klappern gehört zum Handwerk, besagt die Redensart. Die damit verbundenen administrativen Aufgaben gehören jedoch auch dazu. Leider werden in vielen Betrieben diese administrativen Aufgaben immer noch etwas stiefmütterlich behandelt. Rechnungswesen, Personalmanagement und Einkaufskalkulation sind lästige, aber unabdingbare Bestandteile dieser administrativen Arbeiten. Auch das Erstellen von Angeboten gehört dazu. Jedoch lassen sich nur durch gute Angebotserstellungen für den Handwerksbetrieb lohnenswerte Aufträge generieren. Auch die Chance, durch eine gute Angebotserstellung den Auftrag vor dem Mitbewerber zu kassieren, wird von vielen Unternehmern verkannt. Dabei sind die notwendigen Vorgehensweisen weder geheimnisvoll noch kostenintensiv.

Nachfolgend ein paar Tipps, die die Angebotserstellung nicht nur zeiteffizienter machen, sondern auch beim Kunden für eine Bindung an den Handwerksbetrieb sorgen können.

Ein gut geplantes Vorgespräch ist die Voraussetzung für ein optimal erstelltes Angebot. Der Handwerker ist qualifizierter Ansprechpartner für den Kunden, der zumeist Laie ist und keine oder nur wenige Vorkenntnisse über die auszuführenden Arbeiten hat. Dem handwerklichen Unternehmer obliegt es an dieser Stelle, als qualifizierter Fachmann Möglichkeiten und Wege aufzuzeigen, wie das geplante Projekt am besten umgesetzt werden kann.

Hierbei ist es äußerst hilfreich, möglichst viel über den Kunden zu wissen. Der Handwerker sollte ganz gezielt herausfinden, was der Kunde wirklich wünscht. Oftmals kann man durch ein gutes Vorgespräch dem Kunden auch Alternativen zu seinen bisherigen Vorstellungen liefern. Eine Dokumentation des Vorgespräches leistet gute Dienste bei der folgenden Bearbeitung des potenziellen Auftrages.

Das Angebot selbst sollte mehr als nur eine reine Kostenrechnung sein. Der Auftraggeber ist in erster Linie natürlich an dem Preis interessiert, den der Handwerker ihm präsentiert. Unkommentiert kann dies allerdings in manchen Fällen schon für Abschreckung sorgen. Der Kunde weiß nicht, welche Rechnungen sich genau hinter diesem Gesamtpreis verstecken. Deshalb ist es wichtig, dem Kunden möglichst transparent die Zusammensetzung des Preises darzulegen.

Als Faustregel sollte der Unternehmer beachten, dass alle Aufträge über 3000 € persönlich mit dem Kunden besprochen werden sollten. In einem persönlichen Gespräch können alle Posten erläutert und geklärt werden. Auch über die allgemein übliche Vergütung im Handwerk kann in diesem Zusammenhang gesprochen werden. Mit den entsprechenden Erklärungen wird ein Gesamtpreis im Nachhinein oftmals nachvollziehbarer für den Auftraggeber.

Wie bei der Bewerbung für einen neuen Job ist es wichtig, dass ein Angebot ordentlich und sauber präsentiert wird. Auch sollten im Angebot die Formulierungen entsprechend gewählt werden. Oftmals kann man aufgrund der gegebenen Situation im Vorhinein noch nicht erkennen, ob es vielleicht zu unvorhersehbaren Situationen kommen oder ein erhöhter Materialbedarf entstehen kann, ob es terminlich zu Verzögerungen kommen oder ob beispielsweise im Baugewerbe die vorhandene Bausubstanz im Laufe der Auftragsausführung zu weiteren Kosten führen kann oder das Baurecht zu anderen Maßnahmen und Ausführungen zwingt. Dies sollte durch entsprechende Formulierungen im Angebot aufgefangen werden.

Es bieten sich Formulierungen an wie „... für unvorhersehbar anfallende Arbeiten wird ein Stundenlohn von xx berechnet ...“. Auch fährt der Unternehmer gut damit, das Angebot als freibleibend zu deklarieren. Dies bedeutet, dass man sich für einen gewissen Zeitraum, meistens ein oder zwei Monate, an dieses Angebot gebunden sieht. Schwankungen bei Material- und Rohstoffpreisen können damit unter Umständen ausgeglichen werden.

Umsatz und Gewinn bringt einzig und allein geleistete handwerkliche Arbeit. Hierfür erzielte Erlöse müssen allerdings auch den Zeitaufwand für die administrativen Aufgaben „bezahlen“. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Angebotserstellung schon im Vorfeld die eigenen Zeitaufwände zu minimieren. Besonders gut eignen sich hierfür Textbausteine (Vorlagen), die man für die in der Regel angefragten Arbeiten im Vorfeld formulieren kann. Hier müssen dann im besten Fall nur noch die Zahlen aktualisiert werden.

Wenn der Unternehmer für alle ihn üblicherweise betreffenden Arbeiten Vorlagen formuliert, können aus diesem Fundus heraus fast alle Angebotserstellungen kombiniert werden. Eine eigene Dokumentation ist hierbei äußerst hilfreich. Die eingesparte administrative Arbeit summiert sich aufs Jahr gerechnet zu einer erstaunlichen Stundenanzahl.

Unabdingbar und zwingend erforderlich ist, dass nach Abschluss der Arbeiten eine Nachkalkulation erfolgt. Diese Nachkalkulation sollte penibel mit der vorherigen Angebotserstellung abgeglichen werden. Wenn sich eine Abweichung nach oben von mehr als 15 % ergibt, ist es notwendig, bei der nächsten Angebotserstellung genauer zu kalkulieren. Auch wenn es sich rechtlich argumentieren lässt, ist ein Überschreiten des vorherigen Angebotes um mehr als 15 % beim Kunden oftmals einen Grund zur Ärgernis.

Die allgemein übliche Vergütung im Handwerk sollte stets zugrunde gelegt, Material- und Rohstoffpreise jedoch stets aktuell gehalten werden.