Die drei Stufen zum erfolgreichen Onboarding neuer Mitarbeiter im Handwerk.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Punkte für das langfristige Gelingen des beruflichen Miteinanders. Wer gut eingearbeitet wird, sich informiert fühlt, Wertschätzung erfährt und für den Betrieb relevant ist, engagiert sich und ist motiviert. Eine umsichtige Einweisung dient nicht zuletzt der Mitarbeiterbindung und ist dementsprechend eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Der Einarbeitungsprozess im Handwerk lässt sich anhand von drei Stufen verdeutlichen, die für die einzelnen Phasen der Einbindung des neuen Mitarbeiters in die Firma stehen.
1. Stufe – Der Zeitraum vor dem ersten Arbeitstag.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich.
Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, ist idealerweise der Startpunkt für die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes. In der Regel gibt es in einem Unternehmen bestimmte Personen, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig sind. Häufig stehen entsprechende Einarbeitungspaten zur Verfügung, die auch später enger mit dem zukünftigen Kollegen zusammenarbeiten werden. Ansonsten wird eine verantwortliche Fachkraft im Handwerk bestimmt, die diese Aufgabe übernimmt.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich. Hier sind die wesentlichen Aspekte der Tätigkeitsstruktur erfasst und eine Auflistung sämtlicher betriebsrelevanter Punkte, mit denen die neue Kraft zu tun haben wird. Die Liste wird im weiteren Verlauf als Orientierung dienen, nach Möglichkeit inklusive der Zeiten, die zum Kennenlernen der einzelnen Bereiche vorgesehen sind. Zur Planung gehört auch ein Terminkonzept, in dem Abschnitte für Feedback, die Zielplanung der ersten Wochen und Möglichkeiten für Rückfragen und Anliegen erfasst sind. Auch das Einrichten des Arbeitsplatzes inkl. Arbeitsmittel, Zuweisen von Berechtigungen für digitale Tools wie beispielsweise des E-Mail Accounts oder der Handwerker App, sowie gegebenenfalls die Bereitstellung von Arbeitskleidung für die Baustelle zählen dazu.
Als Vorbereitung für den Mitarbeiter hat sich das Zusenden von Unterlagen über den Betrieb bewährt. Hierzu zählen das Leitbild, die Richtlinien über bestehende Fortbildungsmöglichkeiten und das Organigramm. Sollten Firmenbroschüren vorhanden sein, die beispielsweise das Handwerk näher beschreiben, können diese ebenso einen ersten Einblick vermitteln.
2. Stufe – Vom ersten Arbeitstag zum Ende der Probezeit.
Dieser Zeitraum gilt als Orientierungsphase, die dem gegenseitigen Kennenlernen von Mitarbeiter und Unternehmen dient. Der zeitliche Rahmen wird von der Firma festgelegt und liegt im Durchschnitt bei drei bis sechs Monaten. Während dieser Stufe wird der Mitarbeiter in sein konkretes Arbeitsfeld eingearbeitet und über die genauen Abläufe und Strukturen innerhalb des Betriebes informiert. Umgekehrt nimmt die Firma den neuen Kollegen in seiner Arbeitsweise wahr, kann ihre Erwartungen übermitteln und im Rahmen der Einweisung die Abläufe erklären.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander. Wer sich hier unmittelbar zu Beginn gut aufgenommen fühlt, wird eine wertschätzende Grundhaltung des Unternehmens direkt als ersten Eindruck erfahren. Das Kennenlernen der Kollegen gehört ebenso dazu wie eine Einführung in die Tätigkeitsbereiche inklusive Übergabe der Stellenbeschreibung. Materialien und Informationen wie Schlüssel, Passwörter oder auch Bekleidung werden übergeben.
Im Verlauf der folgenden Wochen werden dem neuen Mitarbeiter möglichst vielfältige Arbeitsbereiche vorgestellt, in denen er auch langfristig eingesetzt werden soll. In regelmäßigen Abständen werden die Besprechungen mit dem Paten sowie dem Vorgesetzten geplant. Bei diesen Terminen können alle Seiten ihre Eindrücke und Erwartungen schildern, ein konkretes Feedback übermitteln und Fragen stellen. Im Bedarfsfall wird möglichst frühzeitig auf eventuelle Fehler oder Schwachstellen in der Arbeitsweise hingewiesen und Hilfe offeriert, damit der Kollege die Gelegenheit hat, sich zu verbessern und sein Vorgehen den Erfordernissen anzupassen.
3. Stufe – Die langfristige Mitarbeiterbindung
Wenn die Probezeit abgeschlossen ist und der neue Mitarbeiter als unbefristete Kraft fest zum Unternehmen gehört, folgt eine längere Phase der Integration. Sie dauert in der Regel ein weiteres halbes bis ganzes Jahr und dient der Festigung des Arbeitsverhältnisses. In dieser Phase ist es wichtig, dem Kollegen nach und nach immer mehr Verantwortung zu übergeben. Er bekommt nach Möglichkeit die Gelegenheit, eigenständig die Initiative zu übernehmen und neue Bereiche kennenzulernen.
Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement.
Die Firma ist während dieser Zeit gefragt, durch aktive Teambildung und Unterstützungsangebote die Anbindung an den Betrieb zu fördern. Dies kann durch verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten gewährleistet werden oder durch das Angebot zu zusätzlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement. Neue Mitarbeiter kommen mit dem klassischen „Blick von außen“ und bringen Kenntnisse und Vorerfahrungen mit, die für die Firma wertvoll sind. Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen im weiteren Verlauf dem Austausch über Optimierungsmöglichkeiten und Verbesserungsideen.
