Dirk Lichtenstein, Inhaber von Lichtenstein Bau.
Erfolgsgeschichte aus dem Handwerk: Wie ein Betrieb mit Craftnote und Büro Plus Struktur in seine Prozesse bringt
Der Alltag im Handwerk ist selten ruhig. Mehrere Baustellen gleichzeitig, spontane Änderungen, Kundenanfragen – und im Büro stapeln sich Angebote, Rechnungen und Notizen.
Genau so sah es auch bei Lichtenstein Bau aus. Der Betrieb ist im Bereich Sanierung, Hochbau und Fliesenverlegung tätig. Der Betrieb betreut zahlreiche unterschiedliche Projekte gleichzeitig – von klassischen Umbauten bis hin zu komplexeren Sanierungsarbeiten.
Pro Woche entstehen dabei rund zehn Angebote. Gerade im Sanierungsbereich gleicht dabei kaum ein Projekt dem anderen. Anforderungen ändern sich schnell, Positionen sind oft individuell und eine saubere Dokumentation ist entscheidend.
Genau deshalb war klar: Die Prozesse im Büro mussten einfacher und durchgängiger werden.
Zwischen Excel, Word und zu viel Komplexität
„Es hat einfach keinen Spaß gemacht.“
So beschreibt Dirk Lichtenstein rückblickend die Zeit, in der Angebote und Rechnungen noch mit Excel und Word erstellt wurden. Später kam eine umfangreiche Handwerk Software dazu. Doch statt Erleichterung brachte sie vor allem eines: Komplexität.
Zu viele Funktionen, die im Alltag keine Rolle spielen. Zu viel Einarbeitung. Zu wenig echter Nutzen. Die Prozesse blieben aufwändig – nur digitaler. Bei der vorherigen Software dauerte es fast ein Jahr, bis man sich wirklich sicher im System bewegen konnte. Genau das wollte der Betrieb künftig vermeiden.
Das eigentliche Problem: Der Bruch zwischen Baustelle und Büro
Die Baustelle war mit Craftnote bereits digital organisiert – und genau dort wollte der Betrieb nicht mehr zurück. „Seitdem wir Craftnote für die Baustelle nutzen – geiler geht’s nicht. „Das ist nicht mehr wegzudenken.“, so beschreibt es Dirk Lichtenstein.
Das Problem: Für Angebote und Rechnungen lief weiterhin alles über ein anderes System. Zwei Programme, doppelte Arbeit und kein durchgängiger Ablauf. „Du musstest ständig hin- und herwechseln.“
Das Ergebnis:
- doppelte Arbeit
- ständiges Wechseln
- keine durchgängigen Abläufe
„Du musstest ständig hin- und herwechseln“, beschreibt es Dirk Lichtenstein.
Ein typisches Problem in vielen Handwerksbetrieben – und einer der größten Bremsfaktoren bei der Digitalisierung im Handwerk.
Die Entscheidung: Ein System, das zusammenarbeitet
Die Lösung war kein weiteres Tool, sondern ein System, das alles verbindet.
Mit Craftnote war die Baustelle bereits digital organisiert. Was fehlte, war die passende Lösung fürs Büro – integriert und genauso einfach.
Die Entscheidung fiel auf Craftnote mit dem Modul Büro Plus.
Der Vorteil:
- ein durchgängiges System
- keine Systemwechsel mehr
- klare, verständliche Bedienung
„Es muss einfach passen“, bringt es Dirk Lichtenstein auf den Punkt.
Die Umstellung: Ein klarer Schnitt statt halber Lösung
Der Betrieb entschied sich bewusst für eine komplette Umstellung zum Jahreswechsel. Ein sauberer Schnitt – und die Grundlage dafür, Prozesse wirklich zu verändern.
Was sich im Alltag spürbar verändert hat
Die größte Veränderung zeigt sich nicht in einzelnen Funktionen, sondern im gesamten Ablauf.
„Mit wenigen Klicks kommst du ans Ziel.“
Heute laufen viele Abläufe deutlich direkter:
- Angebote sind schneller erstellt
- Projekte bleiben übersichtlich
- Rechnungen ergeben sich aus dem Projekt
- alle Informationen sind zentral verfügbar
Gerade der GAEB-Import sorgt im Alltag für eine enorme Erleichterung. Materialien und Positionen lassen sich deutlich schneller übernehmen, ohne alles manuell anlegen zu müssen. Vor allem bei Sanierungen mit vielen individuellen Leistungen spart das spürbar Zeit. Die Abläufe werden dadurch nicht nur digitaler – sondern vor allem einfacher.
Ein Beispiel aus der Praxis
Gerade bei Sanierungen sind Details entscheidend. Welche Fugenfarbe wurde verwendet? Welches Material wurde verbaut?
Früher bedeutete das: ins Büro fahren, Ordner durchsuchen und Informationen zusammensuchen.
Heute reicht ein Blick ins System.
„Wir konnten sofort sehen, welche Fugenfarbe und welches Silikon verwendet wurde.“
Genau hier zeigt sich der Vorteil einer digitalen Baustellendokumentation: Alle Informationen sind direkt am Projekt hinterlegt – vollständig, nachvollziehbar und sofort abrufbar.
Angebote, Projekte und Rechnungen greifen ineinander
Mit Craftnote und dem Modul Büro Plus laufen alle Prozesse in einem System zusammen:
- Angebot erstellen
- Projekt bearbeiten
- Leistungen dokumentieren
- Rechnung schreiben
Ohne doppelte Eingaben. Ohne Medienbrüche. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Weniger Suchen, mehr Verdienen
Gerade bei Sanierungen mit vielen individuellen Positionen war der Aufwand früher hoch.
Heute geht vieles schneller:
- Inhalte lassen sich einfacher erfassen
- Angebote flexibler erstellen
- Projekte bleiben nachvollziehbar
Das Ergebnis:
Weniger Zeit für Verwaltung. Mehr Zeit auf der Baustelle statt im Büro. Und am Ende: mehr Ertrag.
Digitalisierung, die sich im Alltag rechnet
Die Investition in die Software ist überschaubar und wird auf Projekte umgelegt.
Der Effekt zeigt sich sofort:
- weniger Aufwand
- bessere Übersicht
- schnellere Abläufe
Digitalisierung wird so nicht zur zusätzlichen Aufgabe, sondern zur echten Entlastung im Alltag.
Fazit: Weniger Programme, mehr Überblick
Für Dirk Lichtenstein zählt vor allem eines: dass die Lösung im Alltag funktioniert.
Craftnote mit dem Modul Büro Plus verbindet Baustelle, Büro und Projekte in einem System – ohne unnötige Komplexität.
Seine Empfehlung an andere Handwerksbetriebe ist deshalb klar:
Wer heute noch zwischen Baustellen-App, Bürosoftware, Excel und Papier wechselt, sollte sich anschauen, wie viel einfacher ein durchgängiges System den Alltag machen kann.
Nicht, weil man mehr Software braucht.
Sondern weil man endlich weniger braucht.
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