Bisher ist für das Schreiben des Stundenzettels noch keine Form vorgeschrieben. Deshalb können Betriebe selbst entscheiden, welche Variante sie für die Erfassung der Arbeitszeiten nutzen. Üblicherweise erfassen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst, etwa mit klassischen Stundenzetteln via Hand oder digital. Dazu stehen zum Beispiel folgende Lösungen zur Verfügung:
Papierform
Auf Stundenzetteln in Papier tragen Mitarbeiter in der Regel Datum, ihren Namen sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit ein. Die Gesamtstunden müssen Angestellte dann noch zusammenrechnen. Für Stundenzettel gibt es zahlreiche PDF-Vorlagen. Bei Bedarf notieren Handwerker noch Aufgaben und die dafür verwendeten Materialien. Den Vordruck nehmen Handwerker zu ihren Einsatzorten mit und bringen den ausgefüllten Stundennachweis ins Büro, wo Mitarbeiter ihn weiterverarbeiten. Dazu tippen sie die oft unleserlichen Handschriften ab und übertragen die Werte in den Computer.
Stechuhr
An einer festinstallierten Stechuhr oder Stempeluhr registrieren sich Arbeitnehmer beim Eintreffen und Verlassen des Arbeitsplatzes. Dazu verwenden sie je nach System beispielsweise eine Stempel- oder Chipkarte oder den eigenen Fingerabdruck. Die Stechuhr begrenzt die Arbeitszeiterfassung auf einen Standort. Computergesteuerte Systeme übermitteln die Informationen in eine Datenbank, von dort verarbeiten Mitarbeiter sie dann weiter.
Digitale Lösungen
Neben dem traditionellen Stundenzettel in Papierform und der Stechuhr gibt es auch digitale Lösungen zum Erfassen der Arbeitszeit. Jedoch gibt es hier große Unterschiede in Bezug auf Effizienz, einfacher Bedienbarkeit oder Überblick.
- Excel-Tabelle: Arbeitszeiten lassen sich auch mithilfe einer Software wie Excel erfassen. Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm wird eine Datei mit Spalten und Zeilen erstellt. Dort pflegen Mitarbeiter dann manuell ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein. Richtig eingestellt, rechnet das Programm aus, wie viele Stunden Arbeitnehmer gearbeitet haben. Bei Bedarf können auch Urlaubs- und Krankheitstage oder Aufgaben und Kunden eingestellt werden, die Beschäftigte vermerken. Die wachsende Datenmenge erschwert den Überblick.
- Softwarelösung: Eine Software ermöglicht eine Eingabe am Computer sowie die Zeiterfassung via App. Mit einer App auf dem Smartphone geht das am einfachsten. Dort tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell ein oder betätigen eine Stoppuhr. Auch hier können bei Bedarf Aufgaben hinzugefügt werden. Manche Apps speichern die erfassten Zeiten automatisch auch bei fehlender Internetverbindung. Synchronisiert werden die Daten dann, sobald wieder ein Internetzugang vorhanden ist. Dann liegen die Informationen den Mitarbeitern im Büro in Echtzeit zur Weiterverarbeitung vor. Diese sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
Möchte der Betrieb auf die digitale Arbeitszeiterfassung umsteigen, bietet Craftnote eine spezielle Software für Handwerker. Die dazugehörige App ermöglicht unter anderem eine schnelle und unkomplizierte Zeiterfassung direkt von der Baustelle. Craftnote reduziert den Aufwand für die Suche nach den relevanten Informationen und vermeidet Rückfragen bei schwer entzifferbaren Einträgen.
