Die Bauakte: Zentrale Ablage für Deine Bauprojekte

Für jedes Projekt und damit jede Baustelle ist es hilfreich, alle dazugehörigen Informationen an einem Ort zu organisieren. Dazu legst Du eine entsprechende Akte an. Diese Bauakte ist eine Sammlung aller wichtigen Dokumente und Unterlagen, die Du und Deine Kollegen im Verlauf eines Bauprojekts erstellen und ablegen. Damit dient die Bauakte der Baudokumentation. Im Schadensfall kannst Du sie als Beweismittel heranziehen. In der Bauakte befinden sich unter anderem der Bauantrag, Genehmigungen, Aufmaße, eine Liste der Beteiligten, Abnahmeprotokolle oder Stundenzettel. Auch Verträge, Soll-Ist-Vergleiche, Abrechnungen oder Bautagebücher werden in der Bauakte gebündelt. Ein weiterer Bestandteil der Bauakte können Skizzen, Fotos oder Videos sowie der Schriftverkehr sein.

Die Bauakte gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit während der gesamten Projektabwicklung. Damit ist sie für Dich ein wichtiges Mittel zur Beweissicherung und bietet Dir eine Grundlage für die Abrechnung oder auch um etwa Fragen zur Gewährleistung zu klären. Im Streitfall kannst Du mit den Aufzeichnungen nachweisen, dass das Projekt und die damit verbundenen Arbeiten entsprechend den Vereinbarungen durchgeführt wurden. Gleichzeitig ist es Dir möglich, die Einhaltung von Fristen und Kosten zu überwachen.

Je nach Art des Bauprojekts liegt die Bauakte in unterschiedlichen Händen. Das zuständige Architekturbüro oder Projektentwickler verwahren die Bauakte oftmals bei größeren Immobilienprojekten. Aber auch Handwerker oder Bauleiter können eine Bauakte für eigene Projekte anlegen. So lassen sich alle Abläufe transparent nachvollziehen. Nicht zu verwechseln mit der von Handwerkern angelegten Bauakte ist die von der zuständigen Bauaufsichtsbehörde angelegte Bauakte. Aus datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen Gründen ist diese Bauakte nicht für alle zugänglich. Um sie einzusehen, was häufig auch online möglich ist, muss ein entsprechender Antrag gestellt werden. Das Bauaktenarchiv wird von der Bauaufsichtsbehörde geführt. Die Bauakte darf von Eigentümern, der Hausverwaltung, einer Erbengemeinschaft oder deren Bevollmächtigten eingesehen werden. Auch Personen mit berechtigtem Interesse können die Akte einsehen. Ein Beispiel dafür sind Nachbarn. Bei einem Bauvorhaben nebenan hat ein Nachbar mit der Bauakte die Möglichkeit, zu prüfen, ob das Bauvorhaben seine Rechte einschränkt. Um die Akte einzusehen, bedarf es eines Antrags, aus dem ersichtlich ist, woher das berechtigte Interesse stammt. Genehmigt der Sachbearbeiter diesen, hat der Antragssteller die Möglichkeit, die Unterlagen entweder in der Behörde einzusehen oder als Kopie zu erhalten. Lehnt der Sachbearbeiter den Antrag ab, gibt es für den Antragssteller noch den Weg der Klage.

- Aktenordner mit Papieren Bei der analogen Variante liegen sämtliche Dokumente und Unterlagen in Papierform vor. Die Papiere werden in Aktenordnen im Büro gesammelt und dazu abgeheftet. Zur besseren Übersichtlichkeit werden Register und Trennblätter verwendet. So können die Zettel etwa verschiedenen Arbeitsvorgängen oder Kategorien zugeordnet werden. Die Ordner müssen bei Bedarf zur jeweiligen Baustelle mitgenommen werden. - Digital und mobil als Webversion und App Alternativ gibt es verschiedene Softwarelösungen, mit denen eine digitale Baumappe angelegt werden kann. In diesem Fall werden alle Informationen, die Dokumente und Unterlagen sowie die gesamte Kommunikation elektronisch gespeichert. Für eine übersichtliche Struktur gibt es auch hier Projektordner und Kategorien, in denen die digitalen Dokumente hinterlegt werden.

Eine digitale Bauakte ermöglicht Dir, Informationen direkt mobil in einer App zu erfassen. Mithilfe von Notizen, Bildern und Videos dokumentierst Du die Vorgänge auf der Baustelle. Die digitale Bauakte wird damit zu einer zentralen Ablage, die jederzeit und überall zugänglich ist. Die Mitarbeiter im Büro haben, sofern eine permanente Synchronisation vorhanden ist, sofort Zugriff auf die hinterlegten Informationen. So wird die gesamte Auftragsabwicklung optimiert: - Reduzierter Papierkram Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Papierberge anhäufen und sich die Aktenordner stapeln. Im Büro ist mehr Platz und Du musst keine schweren Aktenordner von einer Baustelle zur nächsten mitschleppen. Zugriff und Aktualisierung in Echtzeit Alle Beteiligten können sofort und unabhängig vom Standort auf die Informationen und neuesten Aktualisierungen zugreifen. So kannst Du während des Bauprozesses schnell auf Änderungen oder Probleme reagieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. Wenn gewünscht, ist es auch möglich, dass Kunden einen Zugriff auf die digitale Baumappe und damit einen Einblick in die Fortschritte erhalten. - Sichere Speicherung und Archivierung Sofern die digitale Bauakte sicher gespeichert wird, werden alle wichtigen Dokumente vor Verlust oder etwaigen Beschädigungen geschützt. Papiere können mit den Jahren ausbleichen oder verloren gehen. Digital abgespeichert und archiviert, kannst Du immer und jederzeit auf die Dokumente zugreifen. - Schnelle Auffindbarkeit von Informationen Um bestimmte Abläufe zu rekonstruieren, musst Du nicht mehr die vielen Seiten aus Dokumenten, Notizen und Fotos durchsuchen. Stattdessen steht Dir in einer digitalen Variante eine Suchfunktion zur Verfügung. Damit findest Du Informationen schneller. - Weniger Arbeitsaufwand Weil alle Dokumente direkt strukturiert in der digitalen Bauakte abgelegt werden, sparen die Mitarbeiter im Büro Zeit für die Ablage und Archivierung der einzelnen Papiere. Zusätzlich ermöglicht eine digitale Softwarelösung den direkten Austausch zwischen den Beteiligten. Einfach und schnell lassen sich Nachrichten, Sprachmemos oder Fotos teilen. Dadurch wird die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro oder auch mit Projektleitern oder anderen Gewerken erleichtert. Insgesamt bietet die digitale Baumappe eine effiziente und sichere Lösung zur Baudokumentation und um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Eine einfach zu bedienende Handwerker-App, die Dir auch als digitale Bauakte dient, ist Craftnote. Die Handwerker-App Craftnote ist eine einfach zu bedienende Anwendung, die Dir auch als digitale Bauakte dient. Damit speicherst Du alle Unterlagen an einem Ort und kannst jederzeit von jedem Endgerät darauf zugreifen. Die App ermöglicht Dir, dass alle Projektbeteiligten an einem Ort miteinander kommunizieren. So erreichst Du die Mitwirkenden unkompliziert und es gehen keine Informationen verloren. Zusätzlich kannst Du Deine Projekte mithilfe einer Plantafel von Craftnote organisieren. Dazu planst Du Aufgaben, Mitarbeiter und andere Ressourcen, legst Fristen fest und überwachst so den Fortschritt auf der Baustelle.

Im Vergleich zur physischen Bauakte bietet der Einsatz einer digitalen Bauakte eine effizientere Organisation und Dokumentation von Bauprojekten. Damit ist die digitale Baumappe das Mittel der Wahl, um Projekte abzuwickeln und den Betrieb effizienter zu gestalten. In einer zentralen Ablage werden alle relevanten Dokumente zusammengeführt. Neu hinterlegte Informationen sind in Echtzeit für alle Beteiligten verfügbar. Und diese Informationen lassen sich unkompliziert durchsuchen. Das reduziert den Zeitaufwand.