Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Wer muss einen Stundenzettel führen?

Im Handwerk, wo Arbeitszeiten oft flexibel und an wechselnden Einsatzorten anfallen, wird die Zeiterfassung häufig den Mitarbeitern selbst überlassen. Diese tragen ihre Arbeitszeiten eigenständig auf Stundenzetteln ein. Arbeitgeber können also die Zeiterfassung an ihre Mitarbeiter delegieren, bleiben jedoch letztlich dafür verantwortlich, dass die Zeiten korrekt und vollständig dokumentiert werden. Wenn der Arbeitgeber dies anordnet, ist der Arbeitnehmer zum Führen eines Stundenzettels verpflichtet. Die Frist für die Erfassung der Arbeitszeit beträgt sieben Tage nach dem Arbeitstag. Das heißt, Mitarbeiter müssen ihre Zeiten spätestens eine Woche nach der Arbeitsleistung eintragen.

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, in dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten festhalten. Somit ist er ein Nachweis über geleistete Arbeitszeiten. Die erfassten Arbeitszeiten bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung. Sie unterstützen die Planung der künftigen Arbeitszeiten und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Noch immer sind klassische Stundenzettel in Papierform im Einsatz. Eine papierlose Dokumentation der Arbeitszeiten ist jedoch auch möglich. Für Handwerksbetriebe gibt es zahlreiche digitale Alternativen, um Arbeitszeiten effizienter zu erfassen.

Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber (Az. 1 ABR 22/21). Um die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen, müssen Arbeitgeber entsprechende Mittel zur Verfügung stellen. Ob Arbeitgeber auf Stundenzettel in Papierform zurückgreifen oder eine digitale Option wählen, ist ihnen bisher noch freigestellt. Mehr zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfährst Du hier.

Auf dem Stundenzettel tragen Mitarbeiter händisch Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten ein. Zusätzlich werden etwa der Name des Arbeitnehmers, das Datum oder relevante Angaben zu den Aufgaben vermerkt.

Nicht nur das Aufzeichnen von Arbeitszeiten ist Pflicht, sondern auch das Aufbewahren (ArbZG § 16). Dabei ergibt sich die Pflicht zur Aufbewahrung aus verschiedenen Gesetzen. Der Gesetzgeber verlangt, dass Arbeitszeiten erfasst und überprüft werden, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen, die Einhaltung des Mindestlohns zu gewährleisten und Schwarzarbeit zu verhindern. Deshalb gibt es Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise, die sich unter anderem im § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), im § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und im § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) finden.

Bisher ist noch keine bestimmte Form für die Zeiterfassung vorgeschrieben. Künftig soll die Zeiterfassung jedoch elektronisch erfolgen. Handwerker wechseln häufig ihren Standort. Während ihrer Arbeit müssen sie immer daran denken, den Stundenzettel auf die jeweilige Baustelle mitzunehmen und vor Ort auszufüllen. Von dort aus müssen sie die Stundenzettel dann erst ins Büro bringen. Die Mitarbeiter im Büro müssen oft unleserliche Handschriften entziffern und abtippen. Eine digitale Lösung erleichtert Mitarbeitern diese Aufgabe. Hier kommt Craftnote ins Spiel! Mit der App können Handwerker ihre Arbeitszeiten ganz einfach und direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet erfassen. Ob manuell oder mit der integrierten Stoppuhr – die Zeiten werden direkt in der App eingetragen und in Echtzeit synchronisiert. So liegen sie sofort im Büro vor und können ohne Umwege für die Lohnabrechnung genutzt werden. Die Daten werden synchronisiert und liegen dann in Echtzeit im Büro vor. Mitarbeiter erhalten die Informationen nun also ohne zusätzlichen Aufwand und sparen Zeit für die Suche nach Informationen. Sie müssen weder nachfragen, was der handschriftliche Eintrag bedeutet, noch fehlenden Informationen hinterherlaufen. Rechnungen an Kunden können schneller gestellt werden. Insgesamt wird der Prozess beschleunigt.

Stundenzettel dienen der Arbeitszeiterfassung, die für Arbeitgeber zur Pflicht geworden ist. Die digitale Zeiterfassung bietet eine moderne Alternative, die den Aufwand verringert. Erfasste Zeiten sind am Ende genauer und werden automatisch gespeichert. Craftnote ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einfach und schnell aufzuzeichnen.