Insgesamt werden durch die HOAI
neun Leistungsphasen vorgegeben, deren konkrete Aufgaben sich abhängig vom Leistungsbild, also der Art der Leistung, unterscheiden können. Zu den Leistungsbildern gehören etwa:
- Bauleitplanung
- Landschaftsplanung
- Gebäude und Innenräume
- Freianlagen
- Ingenieurbauwerke
- Verkehrsanlagen
- Tragwerksplanung
- Technische Ausrüstung
Je nach Leistungsbild können die von der HOAI empfohlenen prozentualen Anteile des Gesamthonorars unterschiedlich ausfallen. Die nachfolgend für die neun Leistungsphasen angegebenen Prozentangaben beziehen sich auf Gebäude und Innenräume.
Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung (2 %)
Die erste Leistungsphase bestimmt den Beginn des Projekts und klärt die Rahmenbedingungen. Während der Grundlagenermittlung werden alle relevanten Informationen und Daten gesammelt. Alle weiteren Schritte basieren auf dieser Zusammenstellung. Zu den Grundleistungen zählen etwa:
- Klären der Aufgabenstellung auf Grundlage der Vorgaben oder der Bedarfsplanung des Auftraggebers
- Ortsbesichtigung
- Beraten zum gesamten Leistungs- und Untersuchungsbedarf
- Formulieren von Entscheidungshilfen für die Auswahl anderer an der Planung fachlich Beteiligter
- Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse
Leistungsphase 2: Vorplanung (7 %)
In der Vorplanung geht es um die Planungsvorbereitung. Es entsteht ein Planungskonzept, kreative Ideen und Entwürfe werden entwickelt und es erfolgt eine Schätzung der Kosten. Zu den hierfür notwendigen Aufgaben zählen:
- Analysieren der Grundlagen
- Abstimmen der Zielvorstellungen, Hinweisen auf Zielkonflikte
- Erarbeiten der Vorplanung
- Klären und Erläutern der wesentlichen Zusammenhänge, Vorgaben und Bedingungen
- Bereitstellen der Arbeitsergebnisse sowie Koordination und Integration von Leistungen von an der Planung Beteiligten
- Vorverhandlungen über die Genehmigungsfähigkeit
- Kostenschätzung nach DIN 276
- Erstellen eines Terminplans
- Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse
Leistungsphase 3: Entwurfsplanung (15 %)
Während der Entwurfsplanung werden Skizzen, in der Regel im Maßstab 1:100 oder auch etwa im Maßstab 1:50, ausgearbeitet. Dabei werden alle bisher festgelegten Vorgaben berücksichtigt. Außerdem werden folgende Aufgaben abgearbeitet:
- Erarbeiten der Entwurfsplanung
- Bereitstellen der Arbeitsergebnisse sowie Koordination und Integration von Leistungen von an der Planung Beteiligten
- Objektbeschreibung
- Verhandlungen über die Genehmigungsfähigkeit
- Kostenberechnung und Vergleich mit Kostenschätzung
- Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse
Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung (3 %)
In der Leistungsphase 4 wird alles für die Genehmigung des Vorhabens vorbereitet. Dafür werden etwa die notwendigen Unterlagen zusammengestellt und diese Grundleistungen durchgeführt:
- Erarbeiten und Zusammenstellen der Vorlagen und Nachweise für öffentlich-rechtliche Genehmigungen oder Zustimmungen, einschließlich der Anträge auf Ausnahmen und Befreiungen, sowie notwendiger Verhandlungen mit Behörden unter Verwendung der Beiträge anderer an der Planung fachlich Beteiligter
- Einreichen der Vorlagen
- Ergänzen und Anpassen der Planungsunterlagen, Beschreibungen und Berechnungen
Leistungsphase 5: Ausführungsplanung (25 %)
In der Leistungsphase 5 werden die Planungsarbeiten abgeschlossen. Folgendes ist dafür notwendig:
- Erarbeiten der Ausführungsplanung mit allen für die Ausführung notwendigen Einzelangaben
- Ausführungs-, Detail- und Konstruktionszeichnungen
- Bereitstellen der Arbeitsergebnisse sowie Koordination und Integration von Leistungen der an der Planung Beteiligten
- Fortschreiben des Terminplans
- Überprüfen erforderlicher Montagepläne der vom Objektplaner geplanten Baukonstruktionen und baukonstruktiven Einbauten auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung
Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe (10 %)
Während der Vorbereitung der Vergabe wird ein Leistungsverzeichnis erstellt. Auf dieser Basis können anschließend Unternehmen beauftragt werden. Architekten übernehmen dafür zum Beispiel diese Aufgaben:
- Aufstellen eines Vergabeterminplans
- Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen, Ermitteln und Zusammenstellen von Mengen
- Abstimmen und Koordinieren der Schnittstellen zu den Leistungsbeschreibungen der an der Planung fachlich Beteiligten
- Ermitteln der Kosten
- Kostenkontrolle
- Zusammenstellen der Vergabeunterlagen für alle Leistungsbereiche
Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe (4 %)
Wenn der Auftrag auch die Mitwirkung der Vergabe vorsieht, dann werden die eingeholten Angebote verglichen und die Leistungen an die Unternehmen vergeben. In dieser Phase werden diese Grundleistungen erledigt:
- Einholen, prüfen und werten von Angeboten
- Führen von Bietergesprächen
- Erstellen der Vergabevorschläge, Dokumentation des Vergabeverfahrens
- Zusammenstellen der Vertragsunterlagen
- Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit den Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung
- Mitwirken bei der Auftragserteilung
Leistungsphase 8: Objekt-/ Bauüberwachung (32 %)
Die Aufgaben der Leistungsphase 8 sind deutlich umfangreicher und werden entsprechend honoriert. Zu ihnen zählen:
- Überwachen der Ausführung des Objektes und von Tragwerken
- Koordinieren der an der Objektüberwachung Beteiligten
- Aufstellen, Fortschreiben und Überwachen eines Terminplans (Balkendiagramm)
- Dokumentation des Bauablaufs (zum Beispiel Bautagebuch)
- Gemeinsames Aufmaß mit den ausführenden Unternehmen
- Rechnungsprüfung
- Kostenkontrolle und Kostenfeststellung
- Organisation der Abnahme der Bauleistungen und Feststellung von Mängeln
- Antrag auf öffentlich-rechtliche Abnahmen und Teilnahme daran
- Systematische Zusammenstellung der Dokumentation, zeichnerischen - Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objektes
- Übergabe des Objektes
- Auflisten der Verjährungsfristen für Mängelansprüche
- Überwachen der Beseitigung der bei der Abnahme festgestellten Mängel
Architekten übernehmen die Bauleitung und müssen den Überblick über Termine, Fristen und Kosten behalten. Dazu werden unter anderem die durch die Betriebe erbrachten Leistungen überprüft und Mängel erfasst.
Eine vollständige und damit transparente Baudokumentation hilft dabei, alle Schritte und Abstimmungen während des Bauprozesses nachvollziehbar festzuhalten. So können die Umsetzung der Aufgaben und die Einhaltung von Fristen besser überwacht werden. Hierbei helfen kann eine spezielle Softwarelösung.
Eine einfach zu bedienende App ist Craftnote. Hiermit kann eine vollständige Baudokumentation erfolgen. Von der Baustelle aus können unter anderem Unterlagen, Fotos oder Sprachnachrichten hochgeladen und gespeichert werden. Die Beteiligten können die gesamte Kommunikation über die App abwickeln und jederzeit wichtige Informationen abrufen. Es ist auch möglich, vor Ort beim Kunden digitale Unterschriften einzuholen.
Leistungsphase 9: Objektbetreuung (2 %)
Die letzte Leistungsphase beginnt mit der Fertigstellung des Bauprojektes. Für die Endabnahme erfolgt etwa eine Objektbegehung, bei der eventuelle Mängel entdeckt werden. Die Beseitigung dieser Mängel wird durch den Architekten überwacht. Außerdem werden folgende Aufgaben übernommen:
- Fachliche Bewertung der innerhalb der Verjährungsfristen für Gewährleistungsansprüche festgestellten Mängel
- Mitwirken bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen