Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist das Aufzeichnen von Arbeitszeiten vom Beginn bis zum Ende. Systematisch werden die tatsächlich von Mitarbeitern geleisteten Zeiten inklusive Pausen dokumentiert.

Zur Arbeitszeit gibt es gesetzliche Vorgaben. Das Arbeitszeitgesetz regelt zum Beispiel die maximale Dauer der täglichen Arbeitszeit, Ruhezeiten und Ruhepausen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen (Az. 1 ABR 22/21). So lässt sich die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten sicherstellen.

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, den Mitarbeitern die Mittel zur Zeiterfassung zu geben. Die Mitarbeiter erfassen dann selbst ihre Arbeitszeiten. Dazu gehören der Anfang und das Ende der Arbeit und Pausen. Die Dauer der Arbeit sowie die Überstunden werden daraus berechnet und dargestellt. Dabei muss die Zeiterfassung objektiv, zuverlässig und jederzeit für den jeweiligen Mitarbeiter einsehbar sein.

Wie funktioniert die Zeiterfassung nun eigentlich? Aktuell gibt es noch keine vorgeschriebene Form für die Zeiterfassung. Für die Zeiterfassung stehen Betrieben verschiedene Möglichkeiten offen. Nutzt der Betrieb Stundenzettel? Dann tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten handschriftlich in vorgefertigte Formulare ein. Eine digitale Lösung erleichtert Mitarbeitern das Aufzeichnen ihrer Arbeitszeiten. Entweder geben Mitarbeiter Arbeitsbeginn und -ende manuell ein oder sie starten eine Stoppuhr und halten diese bei Unterbrechung oder Feierabend an.

Eine digitale Zeiterfassung sollte sich insbesondere im Handwerk durch eine einfache Handhabung auszeichnen. Dann bietet sie vielerlei Vorteile. Unter anderem:

• Einfachere Organisation

Weil Handwerker ihre geleisteten Stunden nicht mehr auf Zetteln aufschreiben, verschwindet das Zettelchaos. Mitarbeiter im Büro müssen die handschriftlichen Notizen nicht mehr entschlüsseln und abtippen. Auch gehen die Formulare nicht mehr verloren, weil sie digital gespeichert sind.

• Zeitersparnis

Arbeitszeiten erfassen Handwerker in Echtzeit. Die Daten werden dann an einem zentralen Ort gespeichert. Sie sind umgehend für die Weiterverarbeitung oder Auswertung verfügbar. Handwerker sparen sich den Weg ins Büro. Mitarbeiter im Büro müssen nicht mehr fehlenden Informationen hinterherlaufen oder fragen, was handschriftliche Einträge bedeuten. Sie sparen sich die Zeit für die Suche nach Informationen. Rechnungen an Kunden werden dadurch schneller gestellt.

• Mobilität

Eine digitale, mobile Zeiterfassung ermöglicht einen flexiblen Einsatz von unterwegs. Auf Baustellen sowie bei Service- und Montageeinsätzen tragen Mitarbeiter die Zeiten einfach mit einem Smartphone oder Tablet vor Ort ein.

• Transparenz

Arbeitgeber und der jeweilige Mitarbeiter haben einen Überblick über die erfassten und damit tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeiten.

• Rechtssicherheit

Mit einer rechtskonformen Zeiterfassung lässt sich die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu Mehrarbeit, Höchstarbeits- und Pausenzeiten ganz einfach nachweisen. Ein Beispiel, mit dem sich unter anderem die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfassen lassen, ist Craftnote. Dabei handelt es sich um eine spezielle App für Handwerker. Damit erfassen Handwerker ihre Arbeits- und Pausenzeiten direkt auf der Baustelle. Die Zeiten liegen dann in Echtzeit im Büro vor. Der Mitarbeiter im Büro sieht direkt die Dauer eines Projekts und die jeweilige Arbeitszeit der dafür eingesetzten Mitarbeiter. Bei Craftnote kannst Du bei Bedarf auch verschiedene Arbeitsarten hinterlegen. So lassen sich beispielsweise die Zeiten für einzelne Tätigkeiten, Fahrtzeiten oder Kundengespräche separat aufzeichnen und im Anschluss auswerten.

Die Zeiterfassung ist ein wichtiges Hilfsmittel zur Dokumentation von Arbeitszeiten. Mit ihr stellt der Arbeitgeber die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher und weist diese nach. Die Einführung einer digitalen Lösung schafft mehr Transparenz und reduziert den zeitlichen Aufwand. Arbeitszeiten erfassen Arbeitnehmer hier in Echtzeit. Im Büro können Mitarbeiter die tatsächlich geleisteten Stunden umgehend auswerten. Dadurch steigt die Effizienz und verbessert sich die Planung.