Bei Handwerkern ist der Messenger WhatsApp nicht nur privat beliebt, viele nutzen ihn auch für die Kommunikation mit ihren Kunden. Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union eine neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Messlatte im Hinblick auf den Schutz und das Speichern von Daten liegt seitdem deutlich höher. Handwerksbetrieben, die wie gewohnt mit ihren Kunden über WhatsApp Informationen austauschen, drohen empfindliche Bußgelder.
Verstoß gegen den Datenschutz bei gewerblicher Nutzung von WhatsApp.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden.
Das Verwenden des Messenger-Dienstes auf Firmenhandys verstößt nach Ansicht von Experten insbesondere deshalb gegen die DSGVO der EU, weil Kundendaten weitergegeben werden. Ohne die Einwilligung des Kunden handelt es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Wird ein solcher Verstoß geahndet, beträgt das fällige Bußgeld bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden. Höchste Zeit für Handwerksbetriebe, denen das bisher nicht klar war, nach einer rechtskonformen Lösung Ausschau zu halten.
Datenschutz im Handwerk unerlässlich.
WhatsApp vereinfacht bisher in zahlreichen Handwerksbetrieben schnelle Absprachen im Arbeitsalltag, sowie die Kommunikation mit Kunden. Über ihre Smartphones gelangen Mitarbeiter und Kunden mithilfe des Messenger-Dienstes unkompliziert in Kontakt, tauschen Informationen und Fotos aus.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen. Denn jeder Nutzer akzeptiert die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma. Darin sichert sich WhatsApp die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos). Mit den europäischen Datenschutzbestimmungen ist das nicht kompatibel.
Das Problem: Weitergabe personenbezogener Kundendaten.
Deren Weitergabe […] verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Die angesprochenen Komplikationen ergeben sich aus der Vorgehensweise des Messenger-Dienstes selbst. Vielen Nutzern ist das gar nicht bewusst: WhatsApp greift automatisch auf das gesamte Adressbuch des verwendeten Smartphones zu. Auf diesem Weg landen alle im Adressbuch gespeicherten Daten bei WhatsApp.
Finden sich im Adressbuch des Firmenhandys eines Handwerksbetriebes die Kontaktdaten von Kunden, so werden diese automatisch an die Server von WhatsApp übermittelt. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Deren Weitergabe ohne Einwilligung der Kunden entbehrt jeder Rechtsgrundlage, verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Kunden müssen dem Datenaustausch zustimmen.
Werden Daten vom Diensthandy eines Handwerksbetriebes auf die Server von WhatsApp übertragen, findet nach geltendem Recht ein Datenaustausch zwischen zwei Firmen (dem Handwerksunternehmen und Facebook / WhatsApp) statt.
Handelt es sich dabei um Daten Dritter (z.B. Kundendaten), ist dies nur statthaft, wenn die Betroffenen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Deshalb darf ein Handwerker ohne das Einverständnis seiner Kunden deren Daten nicht weitergeben. Andernfalls verstößt er gegen den Datenschutz. Das heißt: Handwerker, die im Kontakt mit ihren Kunden WhatsApp nutzen wollen, müssen zuvor alle im Adressbuch gespeicherten Kunden darum bitten, dieser Form des Datenaustauschs zuzustimmen. Am besten sind Handwerker beraten, wenn sie sich das Einverständnis von ihren Kunden schriftlich bestätigen lassen. Nur dann sind sie im Streitfall rechtlich abgesichert. Reicht nur ein einziger unzufriedener Kunde Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten ein, wird der Fall untersucht. Da dies nicht nur riskant, sondern auch sehr zeitaufwändig ist, gibt es mittlerweile eine sinnvolle Alternative.
Die Lösung: Der Handwerker Messenger.
Die Kommunikation über einen Handwerker Messenger bietet eine Reihe von Vorteilen. Mitarbeiter können über das Smartphone unkompliziert Nachrichten und Bilder austauschen. Deshalb möchten viele Handwerker Messenger Apps im Alltag eigentlich nicht mehr missen. Gefragt sind daher Konzepte für adäquaten Datenschutz im Handwerk.
Inzwischen existiert ein speziell für das Handwerk entwickelter WhatsApp Ersatz. Die Craftnote App, die Handwerker nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Dokumentation ihrer Projekt unterstützt, kann außerdem zu 100% kostenfrei genutzt werden (hier mehr dazu). Craftnote ist in der Bedienung so einfach wie WhatsApp, unterscheidet sich allerdings durch eine projektbasierte Kommunikation und zahlreiche handwerksdienliche Features vom bekannten Messenger aus den USA.
Der im privaten Umfeld beliebte Messenger WhatsApp wird häufig im geschäftlichen Bereich genutzt, darunter auch von Handwerksbetrieben. Experten haben festgestellt, dass der Einsatz nicht nur fahrlässig, sondern in Bezug auf den Datenschutz vielfach gar nicht zulässig ist. Eine professionelle Handwerker App gilt hier als sinnvolle und gesetzlich akzeptable Lösung. Sie könnte außerdem auch in Sachen Stundenzettel und Arbeitszeiterfassung auf der Baustelle ideal geeignet sein und eine umfassende Filter- und Suchfunktion bieten.
Die nachfolgenden Gründe zeigen, warum die geschäftliche Benutzung von WhatsApp mit Vorsicht betrachtet werden sollte.
1. Weitergabe personenbezogener Daten
Auch bei dieser Form der Übertragung hat WhatsApp Zugriff auf Kundendaten, für die keine Genehmigung vorliegt.
Die aktuellen Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sehen den unbedingten Schutz sogenannter personenbezogener Daten vor. Hierzu gehören auch die Kundendaten. Sofern keine ausdrückliche Einwilligung eines jeden einzelnen Kunden vorliegt, dürfen dessen Daten nicht weitergegeben werden. WhatsApp hingegen ist bekannt dafür, auf alle vorhandenen Kontaktdaten des Nutzers zuzugreifen. Dazu zählen ebenso all jene Personen, die gar nicht selbst Nutzer des Messengers sein müssen. Häufig werden auf der Baustelle Fotos von Dokumenten mit kundenbezogenen Daten gemacht und verschickt. Auch bei dieser Form der Übertragung hat WhatsApp Zugriff auf Kundendaten, für die keine Genehmigung vorliegt.
2. Sicherheitslücke bei der Datenübertragung
Der Messenger WhatsApp gehört zum Unternehmen Facebook. IT-Fachleute haben in der jüngsten Vergangenheit darauf hingewiesen, dass WhatsApp eine schwerwiegende Sicherheitslücke aufweist. Bei dieser konnten die Inhalte des Messengers unmittelbar auf dem Smartphone im Hintergrund ausgelesen werden. Die Adressen, zu der die ausgelesenen Daten weitergeleitet werden können, sind dabei nicht bekannt.
IT-Fachleute haben in der jüngsten Vergangenheit darauf hingewiesen, dass WhatsApp eine schwerwiegende Sicherheitslücke aufweist.
Der WhatsApp Inhaber Mark Zuckerberg weist regelmäßig darauf hin, dass die App über eine sichere Verschlüsselung verfügt. Dennoch konnten Sicherheitslücken bisher nicht durchgängig vermieden werden. Wird WhatsApp anstelle einer App für Handwerker verwendet, können entsprechend auch Kundendaten ausgewertet und weiterverwendet werden.
3. Fehlender Datenschutz auch bei der Business-Version
WhatsApp ist ursprünglich für den rein privaten Bereich konzipiert worden. Mittlerweile wurde eine eigene BusinessApp entwickelt, die einige Features für den beruflichen Bereich bietet. Hierbei können Kunden via Messenger mit Unternehmen in Kontakt treten und Betriebe ihrerseits Kundenkontakte strukturieren. Problematisch bleibt der Umgang mit datenschutzrelevanten Fragen. Die rechtliche Lage ist hier eindeutig geregelt. Demnach ist jegliche Nutzung und weitere Verarbeitung von personenbezogenen Daten grundsätzlich gesetzlich verboten.
Ausnahmen sind nur dann gegeben, wenn Kunden einer Verarbeitung ihrer Daten vorab ausdrücklich zugestimmt haben. WhatsApp gleicht stets sämtliche Kontaktdaten mit dem Device ab, auf dem der Messenger gespeichert hat. In der Regel liegt hierzu keinerlei Genehmigung des Kunden vor, wodurch erneut ein Gesetzesverstoß entsteht.
In der Regel liegt hierzu keinerlei Genehmigung des Kunden vor, wodurch erneut ein Gesetzesverstoß entsteht.
4. Unklare Datennutzung
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von WhatsApp enthalten in Bezug auf die Nutzung von Daten zu Werbezwecken die gleiche Regelung wie bei Facebook. Hierbei geben Nutzer mit der Registrierung und Nutzung ihr Einverständnis, dass sie für geteilte und gepostete Texte, Bilder und Videos die Rechte an das Unternehmen abtreten. Die weitere Nutzung zu Werbezwecken sei demnach theoretisch möglich. Gleichzeitig gibt WhatsApp an, private Chats würden nicht mitgelesen.
Insgesamt ist vielfach nicht eindeutig geklärt, wie weitreichend die Übereinstimmung zwischen den Regelungen von Facebook und WhatsApp ist. Solange nicht zweifelsfrei definiert ist, wie die Daten genutzt werden, ist eine Verwendung des Messengers für Handwerksbetriebe in jedem Fall problematisch.
Die weitere Nutzung zu Werbezwecken sei demnach theoretisch möglich.
5. Schriftliche Genehmigungen erforderlich
Das Risiko der Nutzung von WhatsApp im Handwerksbereich ist hoch und kann bei Zuwiderhandlungen mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Solange nicht jeder einzelne Kunde, dessen Daten im Zusammenhang mit WhatsApp genutzt werden, hierzu ausdrücklich sein schriftliches Einverständnis inklusive Unterschrift erteilt hat, ist die Verwendung des Messengers nicht zulässig. Jeder Kunde hat die Möglichkeit, bei den strafverfolgenden Behörden eine entsprechende Untersuchung einzuleiten.
Fazit
Eine Handwerker App, wie die von Craftnote, stellt eine sichere Alternative für die Kommunikation im Handwerksbereich dar. Sie offeriert die gesamte Palette von Arbeitszeiterfassung, über Stundenzettel bis hin zur Baustellendokumentation. Die professionelle App für Handwerker bietet außerdem zahlreiche Features, die bei WhatsApp nicht verfügbar sind. Dazu gehören eine smarte Projektstruktur, eine langfristige Dokumentation, ein PDF-Scanner und vieles mehr. Private Unterhaltungen werden darüber hinaus durch die geschäftliche Projektkommunikation vermieden.
