Welche Faktoren beeinflussen die Personaleinsatzplanung
Interne Einflussfaktoren
Eine gut durchdachte Personaleinsatzplanung hilft, Mitarbeiter möglichst effizient für anstehende Projekte und Aufgaben einzusetzen. Entscheidend dabei sind:
- Mitarbeiterstruktur und -verfügbarkeit:
Die Mitarbeiterstruktur und -verfügbarkeit sind entscheidend für die Personaleinsatzplanung. Dazu gehören:
- Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter: Genügend Personal muss vorhanden sein, um Aufträge fristgerecht abzuschließen.
- Verhältnis von Fachkräften zu Auszubildenden: Ein ausgewogenes Verhältnis fördert Wissenstransfer und sichert die Zukunft des Betriebs.
- Altersstruktur und Betriebszugehörigkeit: Eine diverse Altersstruktur unterstützt die Nachfolgeplanung.
Eine gut durchdachte Mitarbeiterstruktur ermöglicht es Dir, die Fähigkeiten optimal zu nutzen und die Arbeitslast gerecht zu verteilen. So kannst Du effizienter planen und Deine Unternehmensziele besser erreichen.
- Qualifikationen und Kompetenzen:
Ein Betrieb muss sicherstellen, dass Mitarbeiter über die notwendigen Kompetenzen und Fachkenntnisse verfügen. Durch eine Personaleinsatzplanung, die die jeweiligen Stärken berücksichtigt, arbeiten Handwerker effektiver. - Unternehmenskultur und -ziele:
Die Unternehmenskultur beeinflusst, wie Entscheidungen getroffen werden und welche Werte im Betrieb gelebt werden. Klare Unternehmensziele helfen Dir, Aufgaben zu priorisieren und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Eine positive Unternehmenskultur:
- Steigert die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
- Fördert die Motivation und Leistungsbereitschaft.
- Schafft ein angenehmes Arbeitsklima, das Konflikte frühzeitig erkennt.
Indem Du diese Aspekte in der Personaleinsatzplanung berücksichtigst, schaffst Du ein Umfeld, in dem Deine Mitarbeiter sich wohlfühlen und ihr Bestes geben können.
Externe Einflussfaktoren
Äußere Einflüsse können teilweise bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Nicht immer sind diese Einflussfaktoren der Personaleinsatzplanung vorauszusehen und machen temporäre oder spontane Änderungen notwendig. Dazu zählen:
- Marktbedingungen und Auftragslage:
Trends und Veränderungen sind Teil einer dynamischen Arbeitswelt. Auftragsspitzen oder ein Rückgang an Aufträgen können darauf folgen. Auf die Veränderungen im Personalbedarf muss ein Betrieb schnell reagieren. - Saisonale Schwankungen:
In bestimmten Jahreszeiten müssen Handwerksbetriebe abhängig vom Gewerk mit saisonalen Schwankungen rechnen. Ein erhöhter oder geringerer Personalbedarf macht sich in der Personaleinsatzplanung bemerkbar. - Technologische Entwicklungen:
Fortschritte in der Automatisierung und Digitalisierung vereinfachen und beschleunigen Prozesse. Dadurch kann das Personal in bestimmten Bereichen entlastet werden, Ressourcen lassen sich effizienter einsetzen.
Gesetzliche und tarifliche Rahmenbedingungen
Gesetzliche und tarifliche Rahmenbedingungen bilden die Basis für eine faire Personaleinsatzplanung, um die Rechte der Arbeitnehmer zu sichern. Vorgaben, die als Einflussfaktoren der Personaleinsatzplanung eine Rolle spielen, sind:
- Arbeitszeitgesetze:
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht klare Vorgaben zur Gestaltung der Arbeitszeiten. Dort finden sich Regelungen zur Höchstarbeitszeit, zu den Pausen- und Ruhezeiten sowie zur Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen. Überstunden und Schichtarbeit müssen ebenfalls mit dem Arbeitszeitgesetz übereinstimmen. - Tarifverträge:
Gilt ein Tarifvertrag, sind Abweichungen möglich, die die Personaleinsatzplanung beeinflussen. Arbeitgeber berücksichtigen die Vereinbarungen unter anderem zu maximalen Arbeitszeiten, zu den Urlaubsansprüchen oder zum Mitbestimmungsrecht in ihrer Planung. - Betriebsvereinbarungen:
Betriebsvereinbarungen legen betriebliche Regelungen fest, die die rechtlichen Rahmenbedingungen und gleichzeitig die spezifischen Bedürfnisse eines Betriebs beachten. Auch diese fließen in die Personaleinsatzplanung ein.
Mitarbeiterbezogene Faktoren
Mitarbeitern kommt eine wichtige Bedeutung zu. Um die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig zu erhalten, werden ihre persönlichen und individuellen Bedürfnisse, Wünsche und Stärken einbezogen. Als Faktoren bei der Personaleinsatzplanung sind entscheidend:
- Work-Life-Balance und Arbeitszeitpräferenzen:
Mitarbeiter schätzen es, ihre Arbeitszeiten mitzubestimmen und so eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen. Wenn sie ihre eigenen Präferenzen kommunizieren und ihre Arbeitszeiten aktiv mitgestalten können, muss der Personaleinsatz flexibel gestaltet werden. - Weiterbildung und Karriereentwicklung:
Gezielte Schulungen oder Weiterbildungen ermöglichen Mitarbeitern, auf dem neuesten Stand zu bleiben und neue Fähigkeiten zu erlernen. Der Personalplan muss die dadurch entstehenden Fehlzeiten ebenfalls einkalkulieren. - Teamdynamik und Zusammenarbeit:
Einfluss auf die Personaleinsatzplanung nimmt auch die Zusammensetzung von Teams. Für eine reibungslose Zusammenarbeit sind unter anderem die jeweiligen Stärken und Verantwortlichkeiten einzubeziehen und entsprechend zu verteilen.
Umgang mit unvorhersehbaren Faktoren
Es gibt auch unvorhersehbare Faktoren. Auf sie müssen Betriebe flexibel reagieren und entsprechende Anpassungen vornehmen können:
- Krankheitsausfälle und Urlaubsplanung:
Durch Krankheitsausfälle oder Urlaubszeiten sind Engpässe möglich, die ein Betrieb abfangen muss. So vermeidet ein Betrieb Überlastungen der Angestellten und stellt die Produktivität und Einhaltung von Fristen sicher. - Kurzfristige Auftragsschwankungen:
Schwankt die Auftragslage, passt ein Betrieb die Personalkapazitäten an. Unter Umständen erfordert die Personaleinsatzplanung zum Beispiel, dass ein Betrieb Aushilfen oder Zeitarbeiter einstellt, Mitarbeiter anderweitig einsetzt oder Überstunden einplant. - Krisensituationen und externe Ereignisse:
Für Unternehmen gibt es vielfältige Herausforderungen. Eine vorausschauende und flexible Planung macht es möglich, Mitarbeitereinsätze und Ressourcen an die jeweiligen Gegebenheiten anzupassen.
Fazit: Ganzheitlicher Ansatz in der Personaleinsatzplanung
In einer schnelllebigen Arbeitswelt ist es entscheidend, dass ein Betrieb flexibel und anpassungsfähig bleibt. Weil so viele interne und externe Faktoren die Personaleinsatzplanung beeinflussen, ist eine ganzheitliche und flexible Planung erforderlich.
Effizient bewältigst Du diese mit einer digitalen Lösung. Ein Beispiel dafür ist die Handwerker-App Craftnote. Mit der integrierten Plantafel organisierst Du den Personaleinsatz. Du teilst Mitarbeitern Projekte, Aufgaben und Arbeitszeiten zu und fügst Werkzeuge, Materialien oder Fahrzeuge hinzu.
Bei kurzfristigen Änderungen verschiebst Du die Zuweisungen einfach via “drag and drop”. Alle Daten sind an einem Ort zu finden und die jeweiligen Anpassungen sind sofort sichtbar. So behältst Du jederzeit den Überblick über Ressourcen und Kapazitäten. Das gibt Sicherheit und ein gutes Gefühl, alles im Griff zu haben.
Welche App für Zeiterfassung im Handwerk?
Arbeitszeiten lassen sich heute ganz einfach via App erfassen. Durch eine digitale Zeiterfassung müssen Handwerker ihre Stundenzettel nicht mehr zum jeweiligen Einsatzort mitnehmen und von dort ins Büro bringen. Stattdessen liegt der Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten direkt zur Weiterverarbeitung im Büro vor.
In diesem Artikel:
Was ist eine Zeiterfassungsapp?
Eine Zeiterfassungsapp ist eine Softwarelösung, mit der Arbeitszeiten festgehalten werden. Eine solche App installieren Nutzer auf einem mobilen Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet. Unabhängig vom Einsatzort zeichnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten dann mithilfe der App auf.
Welche Apps gibt es für die Zeiterfassung?
Seit dem 13. September 2022 existiert eine generelle Pflicht zur Zeiterfassung. Obwohl sich eine Tendenz zur elektronischen Zeiterfassung zeigt, ist bisher noch keine Form vorgeschrieben.
Um die Arbeitszeiten digital und mobil zu erfassen, gibt es verschiedene Apps. Sie unterscheiden sich etwa in ihrer Zielgruppe, in ihren Funktionen, in der Benutzerfreundlichkeit und im Preis. Hier findest Du drei Beispiele:
- Clockify: Die Zeiterfassungssoftware Clockify richtet sich an Teams. Es gibt eine kostenlose Version, mit der eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern ihre Arbeitszeiten zu vorher definierten Aufgaben erfassen. Vergisst jemand seine Zeiten aufzuzeichnen, erhält die Person eine Erinnerung. In einer Tabelle siehst Du die erfassten Zeiten und damit Anwesenheit und abrechnungsfähige Stunden. Du kannst genau sehen, welcher Mitarbeiter an welchem Projekt arbeitet. Für zusätzliche Funktionen zahlst Du ein monatliches Abonnement. Die kostenlose Version bietet nur Grundfunktionen und begrenzte Einblicke.
- Timetac: Die Zeiterfassung von Timetac zeichnet sich durch ihren modularen Aufbau aus. Dadurch ist Timetac gleichermaßen für kleine, mittlere und große Unternehmen verschiedener Branchen geeignet. Neben der Arbeitszeiterfassung lassen sich abhängig vom Bedarf Projektzeiten aufzeichnen oder Urlaubs- und Abwesenheitszeiten dokumentieren. Es gibt keine Möglichkeiten für eine direkte Rechnungsstellung.
- Craftnote: Craftnote ist die beste Option für Handwerker. Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten mit Craftnote direkt von der Baustelle. Im Büro sind die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters für den jeweiligen Auftrag einseh- und dann auswertbar. Durch zuvor definierte Arbeitsarten lassen sich so etwa Pausen, Kundengespräche, Fahrzeiten oder Arbeiten auf der Baustelle erkennen. Dir ist es möglich, die erfassten Zeiten bei Bedarf mit nur einem Klick zu exportieren. Neben der Zeiterfassung bietet die App noch andere nützliche Hilfe und optimiert den gesamten Betrieb. Craftnote vereinfacht die Baustellendokumentation und dient als internes Kommunikationsmittel.
Was sollte eine App zur Zeiterfassung mitbringen?
Für eine mobile Zeiterfassung braucht es eine App, die Nutzer auf einem Smartphone oder Tablet installieren. Das gestattet ihnen, ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig zu erfassen. Gibt es vor Ort keine Internetverbindung, müssen die erfassten Zeiten offline gespeichert und einfach im Nachgang online synchronisiert werden können. Je nachdem, mit welchen Geräten die Mitarbeiter ausgestattet sind, muss die digitale Lösung für das jeweilige Betriebssystem verfügbar sein.
Um möglichst alle Mitarbeiter abzuholen, ist es sinnvoll, wenn eine Zeiterfassungsapp verschiedene Methoden der Zeiterfassung unterstützt. So zum Beispiel das Starten und Stoppen einer Stoppuhr oder das manuelle Eintragen der Zeiten. Die beiden Möglichkeiten sollten so einfach wie möglich gestaltet sein. So etwa durch eine deutlich sichtbare Schaltfläche zum Aktivieren und Pausieren der Zeit. Eine einfache Handhabung und intuitive Bedienoberfläche erhöhen die Akzeptanz bei den Nutzern.
Fazit
Welche App für Zeiterfassung bietet sich an? Die Auswahl einer Zeiterfassungsapp hängt von den Anforderungen und Bedürfnissen des Betriebs ab. Für die reine Arbeitszeiterfassung könnten schon kostenlose Anwendungen infrage kommen. Möchtest Du den Betrieb insgesamt optimieren, ist eine umfassende Lösung zu empfehlen. Als beste App für Handwerker bietet Craftnote zusätzlich zur Zeiterfassung viele weitere nützliche Funktionen. In einer App gebündelt findest Du unter anderem eine Projekt- und Ressourcenplanung, eine Chat-Funktion, eine Dateiablage und digitale Formulare.
Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Für alle Arbeitgeber besteht seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten häufig mit klassischen Stundenzetteln, die sie händisch auf Papier ausfüllen. Die Aufzeichnung muss bis spätestens eine Woche nach dem jeweiligen Arbeitstag erfolgen. Doch wie lange müssen Arbeitgeber diese Stundenzettel aufbewahren und in welcher Form geht das?
In diesem Artikel:
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Stundenzettel?
Im Handwerk ergibt sich die Notwendigkeit zur Aufbewahrung für Stundenzettel aus verschiedenen Gesetzen. Der Gesetzgeber sieht vor, die Zeiten zu erfassen und prüfen zu können, um die Gesundheit der Mitarbeiter, die Einhaltung der Mindestlohnstandards und Vermeidung von Schwarzarbeit zu sichern. Daher finden sich die Aufbewahrungspflichten der Arbeitszeitnachweise unter anderem im § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) im § 17 Abs.1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Stundenzettel?
Grundsätzlich entscheidest Du zwischen arbeitsrechtlichen und abgaberechtlichen Vorgaben. Die arbeitsrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Stundennachweisen ist in der Regel kürzer. In Deutschland sind Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.
Nach abgaberechtlichen Vorgaben ist die Aufbewahrungsfrist deutlich länger. Die Aufbewahrungsfristen für Arbeitsaufzeichnungen sind sechs Jahre oder bis zu zehn Jahren, falls Überstunden geleistet wurden. Die längere Frist ergibt sich aus Deiner Verpflichtung nachweisen zu können, dass Du für die korrekten Arbeitsstunden Deine Abgaben geleistet hast.
Im Zweifelsfall lohnt es sich als Arbeitgeber immer, die längeren Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Zum Beispiel dann, wenn sie für die Lohnabrechnung oder die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen relevant sind. Um bei Betriebsprüfungen oder ähnlichen Kontrollen rechtlich abgesichert zu sein, solltest Du solche Unterlagen also mindestens 10 Jahre aufheben.
In Österreich müssen Unterlagen der Zeiterfassung für ein Jahr aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gilt für die Aufzeichnung der Arbeitszeit von Jugendlichen. Ab dem Zeitpunkt der letzten Eintragung müssen diese für zwei Jahre archiviert werden. In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, die damit deutlich länger ausfällt.
Wie lassen sich Stundenzettel aufbewahren?
Liegen die Stundenzettel in Papierform vor, heften Mitarbeiter diese in der Regel in Aktenordnern ab. Es gibt jedoch auch digitale Stundenzettel, die auf gesicherten Servern abgespeichert werden. Diese digitale Variante bietet den Vorteil, dass die Dokumente nicht verloren gehen können. Die digitalen Dokumente lassen sich einfacher sortieren, archivieren und durchsuchen. Bei Bedarf sind die Arbeitszeitnachweise stets zugänglich.
Welche Alternative gibt es zum klassischen Stundenzettel?
Eine Möglichkeit, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen, ist Craftnote. Dabei handelt es sich um eine Software, die sich an Handwerker richtet. Die dazugehörige App lässt sich einfach auf dem Smartphone oder einem Tablet installieren. So dokumentieren Handwerker unkompliziert ihre Arbeitszeiten mit einer Stoppuhr. Durch Drücken einer Start- und Stopptaste zeichnen Handwerker direkt von der Baustelle Beginn und Ende der Arbeitszeiten auf. Wird ein Eintrag vergessen, wird dieser unkompliziert nachgetragen.
Craftnote bietet aber auch praktische PDF-Vorlagen für Stundenzettel, die Handwerker digital auf ihrem Smartphone ausfüllen. Die ausgefüllten Vorlagen sind dadurch leserlich und werden direkt in der App abgespeichert. Das erleichtert den Prozess der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter im Büro greifen in Echtzeit auf die erfassten Daten zu und können diese sofort weiterverarbeiten. So werden Rechnungen an Kunden schneller gestellt.
Eine digitale Lösung minimiert den Zeitaufwand, den die Suche und das Entschlüsseln der handschriftlichen Notizen erfordern. Alle erfassten Informationen sind digital und DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gesichert. Craftnote stellt sicher, dass die Arbeitszeiten gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfasst und gespeichert werden. So gibt es keine Schwierigkeiten, die Stundenzettel für die vom Gesetz erforderliche Zeit aufzubewahren.
Was wird mit dem Stundenzettel eigentlich erfasst?
Auf den Stundenzetteln tragen Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeiten und ihre Pausenzeiten ein. Sie notieren ihren Namen und das Datum auf dem Dokument. Eventuell halten Handwerker auch noch ihre Aufgaben oder verwendete Materialien fest.
Fazit
Die reguläre Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln liegt bei zwei Jahren. Zählen diese Arbeitszeitnachweise zu den steuerrelevanten Unterlagen, müssen sie 10 Jahre aufbewahrt werden. Damit die Informationen nicht verloren gehen, sollten Stundenzettel in digitalisierter Form gespeichert werden. Dafür kannst Du eine Software nutzen, die den Aufwand reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt. Falls Stundenzettel benötigt werden, sind sie in digitaler Form jederzeit zur Hand.