Durch digitale Akten mehr Zeit für das Kerngeschäft gewinnen
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Es ist schon erstaunlich, wie schnell sich der Aktenschrank eines deutschen Handwerksbetriebes mit Unterlagen füllt. Wobei jeder Bauhandwerker gerne bestätigen wird, wie essenziell wichtig sich eine gute Baudokumentation für das Gelingen des Projekts erweist. Doch der Raum, den die Akten einfordern, ist noch gar nicht mal das größte Ärgernis. Vielmehr ist es die zeitaufwendige Suche, die immer wieder an den Nerven zehrt. Die digitale Bauakte erspart fortan viel Zeit, um sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren.
Digitale Bauakten – Berge von Papier und Zeit sparen.
Werfen wir einen Blick in den Standard-Aktenschrank eines mittelständischen Baubetriebes. Da stoßen wir zum Beispiel in der Buchhaltung auf Kreditoren und Debitoren. Pro Buchstabe des Alphabets wird dafür ein Ordner reserviert. Das sind dann bereits 52 Ordner. Hinzu kommen Ordner für besondere Kunden und Lieferanten, mit denen es zu umfangreicheren Geschäftsbeziehungen und folglich noch mehr Papier kommt. Dann schließt sich die Einteilung in spezielle Bauprojekte an. Je nach Umfang werden dort auch mehrere Ordner fällig. Wobei es hier schon rein vom Handling mit Dokumenten und Papierhüllen schwerfällt, weiter in „Unterordner“ zu sortieren.
Nicht selten machen sich dann wichtige Unterlagen beim häufigen Blättern selbstständig und „reißen aus“. Last, but not least sind da noch die zahleichen internen Unterlagen, die sortiert und verwaltet werden wollen: Die Ordner für…
- die Sozialabgaben, Steuerunterlagen,
- Lohnabrechnungen, Versicherungen,
- Maschinenpark, Fuhrpark,
- Inventur und, und, und …
Digitale Akten erleichtern generell die tägliche Arbeit um ein Vielfaches. Ein ein probates Mittel zeigt sich beispielsweise in der App für Handwerker.
Die App für Handwerker – Ordnung am Bau erweist sich als schlau.
Es liegt in der Natur der Sache: Handwerker sind praktisch veranlagte Menschen. Handwerker realisieren durch ihr Talent das, was sich Bauherren, Architekten und Wohnungsbaugesellschaften am Zeichenbrett ausdenken. Doch bevor das Bauprojekt erfolgreich bewerkstelligt ist, müssen zahlreiche Menschen harmonisch und in zeitlichem Einklang auf der Baustelle zusammenarbeiten. Das betrifft sowohl die innerbetriebliche Kommunikation als auch den Austausch mit Auftraggebern und Lieferanten. Mit einer Handwerker App wie Craftnote lassen sich bürokratische Hürden am Bau einfach umgehen – und es bleibt Zeit für das Wesentliche. Denn alle nötigen Informationen sind mit nur wenigen Handgriffen abgerufen, eingegeben und versendet. Doch was ist, falls es in ländlichen Gebieten einmal zu einem Funkloch kommt?
Kein Problem! Auf alle wichtigen Dateien lässt es sich dank Craftnote auch ohne Datenverbindung zugreifen. Wenn die Verbindung kurze Zeit später wieder steht, sind etwaige Aktualisierungen schnell erneut mobil übermittelt. Wobei gerade dem einfachen Handling auf der Baustelle eine gravierende Rolle zukommt.
Die Handwerker App Craftnote – kein langes Studieren fürs schnelle Notieren.
Nichts ist nerviger auf der Baustelle, als wegen des umständlichen Ausfüllens von Formularen die Arbeit unterbrechen zu müssen. Allerdings ist eine ordentliche Baudokumentation nicht nur Voraussetzung für das Gelingen des Bauprojekts, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Ferner dient ein Bautagebuch dazu, dass es während und nach Fertigstellung des Bauprojektes zu keinen Unstimmigkeiten zwischen Bauherrn und Bauleiter kommt. Der gesamte Prozess des Hausbaus lässt sich so lückenlos nachvollziehen. Das bedeutet aber auch, dass der Bauherr Anspruch darauf hat, Auszüge aus dem Bautagebuch einzusehen und diese regelmäßig als Kopie anzufordern. Ein digitales Bautagebuch lässt sich nicht nur unkompliziert führen, sondern stellt auch alle gewünschten Informationen ohne großen Aufwand z. B. als PDF bereit.
Praxistipp Fotos
Insbesondere Fotos von Gewerken, die später nicht mehr zu sehen sind (z. B. Elektroinstallationen, Fußbodenheizungen) können sich zu einem späteren Zeitpunkt als sehr nützlich erweisen. Sollten Reparaturen notwendig werden, leisten solche Dokumentationen wertvolle Dienste. Mit Craftnote lassen sich Fotos und alle weiteren Dokumentationen problemlos für die jeweilige digitale Bauakte zusammenstellen.
Hinweis
Um es Bauherren und Bauleitern einfach zu machen und einen guten Einblick in ein Bautagebuch zu geben, stellt myCraftnote einen Bau-Tagesbericht als Vorlage zum Download bereit. Übrigens ebenso kostenlos wie auch die Profiversion der Craftnote Handwerker App.
Fazit.
Ungeachtet welches Gewerk an der Baustelle tätig ist, die Einhaltung der Termine hat für alle Beteiligten Priorität. Da ist es nur logisch und konsequent, alle Möglichkeiten zu nutzen, um Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen. Warum nicht am Bau auf ein „digitales Werkzeug“ setzen, das heute eh jeder in der Tasche mit sich trägt – das Smartphone.
Warum Digitalisierung heutzutage zu einer hochwertigen Ausbildung im Handwerk gehört
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In seiner spannenden Vergangenheit sah sich das Handwerk ungeachtet der Branche schon immer mit den unterschiedlichsten Herausforderungen konfrontiert und wusste diese stets zu meistern. Auch dem aktuellen Zeitalter der Digitalisierung kann und wird sich das Handwerk nicht verschließen, die Ausgangslage analysieren und Lösungen finden, wie sich die digitalen Prozesse in die handwerkliche Arbeitswelt integrieren lassen. Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel ist es nur logisch, wenn bereits in der Ausbildung damit begonnen wird, die Möglichkeiten der Digitalisierung im Handwerk zu nutzen.
Digitalisierung in der Handwerksausbildung – Die Basis für den „Handwerker der Zukunft“.
Die Weichen für eine erfolgreiche Handwerkerzukunft werden unter anderem in den Berufsschulen gestellt. Denn dort werden immer häufiger Betriebsabläufe in virtuellen Arbeitswelten simuliert. Das betrifft nicht nur alle Möglichkeiten, die sich in der Arbeitsvorbereitung ergeben, sondern im Besonderen, wenn es um Abläufe bei Spezialmaschinen geht. Per Computer blicken die Azubis beispielsweise ins Innere von Maschinen und begreifen dank „Augmented Reality“ komplizierteste Abläufe viel schneller.
Gemeinsam an Lösungen arbeiten.
So finden sich Lehrlinge heutzutage beispielsweise in Online Kursen zusammen, um dort gemeinsam an Lösungsansätzen zu arbeiten. Durch diese Art „Schwarmintelligenz“ wird das Gelernte nicht nur vertieft, es entstehen auch ganz neue Blickwinkel zur Problemlösung von komplexen Aufgaben und das gemeinsame Lernen macht auch noch Riesenspaß.
Die Maschinen der Zukunft erleichtern die Arbeit.
So wurde den Auszubildenden das Schweißen bislang in Schweißkabinen beigebracht. Nun haben die Azubis auch die Möglichkeit auf „digitale Werkzeuge“ zuzugreifen und können sich dank der Augmented-Reality-Umgebung grundlegende Handfertigkeiten ohne Sicherheitsrisiken aneignen. Die Digitalisierung der Werkzeuge zeigt sich aber im Besonderen, wenn analoge Maschinen durch CNC-Maschinen ersetzt werden (z. B. im Schreinerhandwerk). Hier haben Azubis die Chance neben den handwerklichen Fähigkeiten, auch Programmierkenntnisse zu erlernen.
Wie die Digitalisierung in den Handwerkeralltag einkehrt.
Bereits an den Berufsbezeichnungen zeigt sich, wie sich Tätigkeitsbereiche inzwischen überschneiden und miteinander verknüpft sind.
Bereits an den Berufsbezeichnungen zeigt sich, wie sich Tätigkeitsbereiche inzwischen überschneiden und miteinander verknüpft sind. So ließ die fortschreitende Technologie Berufe wie Kfz-Mechaniker und Kfz-Elektriker bereits vor einigen Jahren zum Kfz-Mechatroniker verschmelzen. Hier muss sich der Geselle auch nach der Ausbildung mittels Fortbildungsmaßnahmen kontinuierlich über neue Fertigungstechniken und Messgeräte informieren und künftig immer mehr digitale Kenntnisse mitbringen.
Neben dem intelligenten Fahrzeug, das in Zukunft vermehrt auf den Straßen unterwegs sein wird, gehört das Smart Home beim Neubau für die meisten bereits zum Standard. Auszubildende in der Energie- und Gebäudetechnik machen so Bekanntschaft mit Lernmethoden, die sich mit Smart Home, Smart Grid und Fernwartung befassen.
Die Digitalisierung im Handwerk – Bauprojekte einfach steuern.
Eine ganz wesentliche positive Veränderung zeigt sich im Bauhandwerk mit seinen zahlreichen Gewerken. Denn nicht nur der einzelne Handwerksbetrieb profitiert intern durch die digitale Vernetzung, auch die Zusammenarbeit mit anderen am Bau Beteiligten verläuft nun viel unkomplizierter. Der Handwerker erhält zum Beispiel über die Craftnote App wichtige Informationen zum Einsatzort und kann auch sofort Rückmeldung geben. Ebenso hat er einen guten Überblick über den Fertigungsstand der anderen Gewerke und kann entsprechend reagieren Auszubildende, die schon früh mit solch ausgeklügelten Methoden zur Auftragsbewältigung in Kontakt kommen, setzen das „digitale Werkzeug“ als App genauso selbstverständlich ein wie den analogen Hammer oder Meißel.
Die Lehrlinge haben über die App die Möglichkeit ihre Arbeitsschritte zu dokumentieren (wie bereits hier beschrieben) und können diese dann für die Erstellung des Berichtsheft heranziehen. Je früher der Auszubildende damit Bekanntschaft macht und die Vorteile nutzt, desto besser.
Fazit.
Um dem Fachkräftemangel im Handwerk entgegenzuwirken, ist eine fundierte und spannende Ausbildung unerlässlich. Um aktuell und im Besonderen für die Zukunft gerüstet zu sein, gilt es, der Digitalisierung in der Handwerksausbildung mit all ihren Facetten besondere Beachtung zu schenken. Das trifft für den Umgang mit Software ebenso zu wie für den Betrieb von Maschinen oder die Kommunikation mit dem Büro und Kollegen.
Vier Apps zur Erleichterung der Arbeit auf der Baustelle
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Im Handwerksbereich und insbesondere in der Baubranche werden zunehmend Apps eingesetzt. Diese sollten die vielen anfallenden Daten erfassen und ordnen, damit die Daten bei Bedarf jederzeit gefunden und ausgewertet werden können. Eine Baustellen App kann auch eine enorme Hilfe zum Erstellen eines Bautagebuchs sein. Da es mittlerweile zahlreiche Anwendungen für den Baustelleneinsatz gibt, zeigen wir in diesem Beitrag, die unserer Meinung nach wichtigsten Apps für Handwerker kurz auf. Diese Apps stehen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich vielmehr gegenseitig im Arbeitsalltag.
Wir empfehlen Handwerkern die Nutzung folgender Apps.
1 PDF Expert
PDF Expert ist eine App, die sich sowohl auf dem PC im Büro als auch auf mobilen Endgeräten installieren und nutzen lässt. Die Stärken dieser App liegen darin, aus bereits bestehenden Dokumenten und Vorlagen, bearbeitbare PDF – Dateien zu erstellen. Das ist äußerst hilfreich, da sich Dokumente somit auch mobil mit dem Smartphone oder Tablet erstellen lassen, anschließend stehen diese Dokumente dann auf allen Geräten zur Verfügung und lassen sich durch die Beteiligten entsprechend anpassen und verändern. Das Erstellen von passenden Dokumenten wird mit PDF Expert zum Kinderspiel. Die Dokumente können anschließend direkt in das passende Projekt in der Craftnote App hochgeladen werden.
2 Goodnotes
Goodnotes ist wie der Name bereits vermuten lässt ein hochwertiger Ersatz für ein konventionelles Notizbuch. Es lassen sich mit dieser App nicht nur Fotos archivieren. Es besteht auch die Möglichkeit, Notizbücher mit handschriftlichen Einträgen zu versehen. Diese Einträge können dann per Knopfdruck in Maschinenschrift gewandelt werden. Die auf diese Weise erstellten Notizen können dann einfach mit anderen Teilnehmern ausgetauscht werden, indem man sie in die Craftnote App hochlädt und in dem gewünschten Projekt versendet. Zudem bietet diese Baustellen App eine sehr gute Suchfunktion. Dadurch entsteht eine enorme Zeitersparnis. Insbesondere im Handwerk kommt es bekanntermaßen auf jede Minute an.
3 DriversLog
DriversLog ist eine App, die in erster Linie zur Erfassung von Fahrtzeiten entwickelt wurde. Es handelt sich daher eigentlich um ein digitales Fahrtenbuch. Für jeden Unternehmer, der seine geschäftlich erforderlichen Fahrten exakt belegen möchte, ist diese App eine sehr große Hilfe. Insbesondere bei Handwerkern, die stets viele Fahrten zu den Kunden oder zu den Baustellen machen müssen, ist es hilfreich, wenn alles von einer einfach zu bedienenden App erfasst wird. Damit erspart man sich die zumeist recht unübersichtliche Zettelwirtschaft. Mit den erfassten Daten ist es dann einfach, diese an das Finanzamt zu übertragen. Damit kann der Unternehmer dann die geschäftlichen Fahrten präzise nachweisen und steuerlich geltend machen.
4 Craftnote Handwerker App
Craftnote ist sozusagen ein Multitalent unter den Baustellen Apps. Mit dieser App ist es möglich, jeden Schritt der Baumaßnahmen exakt zu dokumentieren und projektbasiert zu kommunizieren. Lieferscheine und Rechnungen sind dank integriertem Dokumentenscanner schnell erfasst und archiviert. Auch Bilder und Videos können in der App blitzschnell gemacht und anschließend in das passende Projekt geladen werden. Mit der App für Handwerker lassen sich auch Absprachen mit Bauherren dokumentieren. Sollte es also nach dem Abschluss einer Baumaßnahme zu Unstimmigkeiten kommen, kann der Bauunternehmer anhand der durchgeführten Baudokumentation ganz genau beweisen, dass er nicht für die aufgetretenen Mängel verantwortlich ist.
Kosten und Nutzen dieser nützlichen Apps.
Für die meisten Apps sind lediglich geringe monatliche Gebühren zu entrichten. Nahezu alle sind mit einer Cloud verbunden. Daher können die Daten, die von einem Gerät erfasst worden sind, für alle anderen Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Die Bedienung der oben genannten Apps für Handwerk und Baustellen ist einfach und schnell erlernt. Daher entfällt die Einarbeitungszeit weitestgehend. Da alle Informationen und Daten einer Baustelle an einem einzigen Speicherort archiviert sind, lassen sie sich auch ohne großen Aufwand finden. Diese Funktion ist auch bei der Rechnungserstellung eine enorme Hilfe.
Jeder Handwerker, der die für seine Bedürfnisse passenden Baustellen Apps nutzt, spart eine Menge Arbeitszeit. In der eingesparten Zeit können schon wieder gewinnbringende Arbeiten ausgeführt werden. Daher machen sich die Kosten für diese nützlichen Helfer in der Regel recht schnell wieder bezahlt.