Wie Handwerker ihre Angebote richtig erstellen und abrechnen
In diesem Artikel:
1. Angebotserstellung
Klappern gehört zum Handwerk, besagt die Redensart. Die damit verbundenen administrativen Aufgaben gehören jedoch auch dazu. Leider werden in vielen Betrieben diese administrativen Aufgaben immer noch etwas stiefmütterlich behandelt. Rechnungswesen, Personalmanagement und Einkaufskalkulation sind lästige, aber unabdingbare Bestandteile dieser administrativen Arbeiten. Auch das Erstellen von Angeboten gehört dazu. Jedoch lassen sich nur durch gute Angebotserstellungen für den Handwerksbetrieb lohnenswerte Aufträge generieren. Auch die Chance, durch eine gute Angebotserstellung den Auftrag vor dem Mitbewerber zu kassieren, wird von vielen Unternehmern verkannt. Dabei sind die notwendigen Vorgehensweisen weder geheimnisvoll noch kostenintensiv.
Nachfolgend ein paar Tipps, die die Angebotserstellung nicht nur zeiteffizienter machen, sondern auch beim Kunden für eine Bindung an den Handwerksbetrieb sorgen können.
2. Der Kundenkontakt
Ein gut geplantes Vorgespräch ist die Voraussetzung für ein optimal erstelltes Angebot. Der Handwerker ist qualifizierter Ansprechpartner für den Kunden, der zumeist Laie ist und keine oder nur wenige Vorkenntnisse über die auszuführenden Arbeiten hat. Dem handwerklichen Unternehmer obliegt es an dieser Stelle, als qualifizierter Fachmann Möglichkeiten und Wege aufzuzeigen, wie das geplante Projekt am besten umgesetzt werden kann.
Hierbei ist es äußerst hilfreich, möglichst viel über den Kunden zu wissen. Der Handwerker sollte ganz gezielt herausfinden, was der Kunde wirklich wünscht. Oftmals kann man durch ein gutes Vorgespräch dem Kunden auch Alternativen zu seinen bisherigen Vorstellungen liefern. Eine Dokumentation des Vorgespräches leistet gute Dienste bei der folgenden Bearbeitung des potenziellen Auftrages.
Das Angebot selbst sollte mehr als nur eine reine Kostenrechnung sein. Der Auftraggeber ist in erster Linie natürlich an dem Preis interessiert, den der Handwerker ihm präsentiert. Unkommentiert kann dies allerdings in manchen Fällen schon für Abschreckung sorgen. Der Kunde weiß nicht, welche Rechnungen sich genau hinter diesem Gesamtpreis verstecken. Deshalb ist es wichtig, dem Kunden möglichst transparent die Zusammensetzung des Preises darzulegen.
Als Faustregel sollte der Unternehmer beachten, dass alle Aufträge über 3000 € persönlich mit dem Kunden besprochen werden sollten. In einem persönlichen Gespräch können alle Posten erläutert und geklärt werden. Auch über die allgemein übliche Vergütung im Handwerk kann in diesem Zusammenhang gesprochen werden. Mit den entsprechenden Erklärungen wird ein Gesamtpreis im Nachhinein oftmals nachvollziehbarer für den Auftraggeber.
3. Das Angebot selbst
Wie bei der Bewerbung für einen neuen Job ist es wichtig, dass ein Angebot ordentlich und sauber präsentiert wird. Auch sollten im Angebot die Formulierungen entsprechend gewählt werden. Oftmals kann man aufgrund der gegebenen Situation im Vorhinein noch nicht erkennen, ob es vielleicht zu unvorhersehbaren Situationen kommen oder ein erhöhter Materialbedarf entstehen kann, ob es terminlich zu Verzögerungen kommen oder ob beispielsweise im Baugewerbe die vorhandene Bausubstanz im Laufe der Auftragsausführung zu weiteren Kosten führen kann oder das Baurecht zu anderen Maßnahmen und Ausführungen zwingt. Dies sollte durch entsprechende Formulierungen im Angebot aufgefangen werden.
Es bieten sich Formulierungen an wie „… für unvorhersehbar anfallende Arbeiten wird ein Stundenlohn von xx berechnet …“. Auch fährt der Unternehmer gut damit, das Angebot als freibleibend zu deklarieren. Dies bedeutet, dass man sich für einen gewissen Zeitraum, meistens ein oder zwei Monate, an dieses Angebot gebunden sieht. Schwankungen bei Material- und Rohstoffpreisen können damit unter Umständen ausgeglichen werden.
4. Kostenminimierung bei der Angebotserstellung
Umsatz und Gewinn bringt einzig und allein geleistete handwerkliche Arbeit. Hierfür erzielte Erlöse müssen allerdings auch den Zeitaufwand für die administrativen Aufgaben „bezahlen“. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Angebotserstellung schon im Vorfeld die eigenen Zeitaufwände zu minimieren. Besonders gut eignen sich hierfür Textbausteine (Vorlagen), die man für die in der Regel angefragten Arbeiten im Vorfeld formulieren kann. Hier müssen dann im besten Fall nur noch die Zahlen aktualisiert werden.
Wenn der Unternehmer für alle ihn üblicherweise betreffenden Arbeiten Vorlagen formuliert, können aus diesem Fundus heraus fast alle Angebotserstellungen kombiniert werden. Eine eigene Dokumentation ist hierbei äußerst hilfreich. Die eingesparte administrative Arbeit summiert sich aufs Jahr gerechnet zu einer erstaunlichen Stundenanzahl.
5. Die Nachkalkulation
Unabdingbar und zwingend erforderlich ist, dass nach Abschluss der Arbeiten eine Nachkalkulation erfolgt. Diese Nachkalkulation sollte penibel mit der vorherigen Angebotserstellung abgeglichen werden. Wenn sich eine Abweichung nach oben von mehr als 15 % ergibt, ist es notwendig, bei der nächsten Angebotserstellung genauer zu kalkulieren. Auch wenn es sich rechtlich argumentieren lässt, ist ein Überschreiten des vorherigen Angebotes um mehr als 15 % beim Kunden oftmals einen Grund zur Ärgernis.
Die allgemein übliche Vergütung im Handwerk sollte stets zugrunde gelegt, Material- und Rohstoffpreise jedoch stets aktuell gehalten werden.
Wie man neue Mitarbeiter im Handwerk richtig einarbeitet
In diesem Artikel:
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Punkte für das langfristige Gelingen des beruflichen Miteinanders. Wer gut eingearbeitet wird, sich informiert fühlt, Wertschätzung erfährt und für den Betrieb relevant ist, engagiert sich und ist motiviert. Eine umsichtige Einweisung dient nicht zuletzt der Mitarbeiterbindung und ist dementsprechend eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Der Einarbeitungsprozess im Handwerk lässt sich anhand von drei Stufen verdeutlichen, die für die einzelnen Phasen der Einbindung des neuen Mitarbeiters in die Firma stehen.
1. Stufe – Der Zeitraum vor dem ersten Arbeitstag.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich.
Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, ist idealerweise der Startpunkt für die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes. In der Regel gibt es in einem Unternehmen bestimmte Personen, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig sind. Häufig stehen entsprechende Einarbeitungspaten zur Verfügung, die auch später enger mit dem zukünftigen Kollegen zusammenarbeiten werden. Ansonsten wird eine verantwortliche Fachkraft im Handwerk bestimmt, die diese Aufgabe übernimmt.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich. Hier sind die wesentlichen Aspekte der Tätigkeitsstruktur erfasst und eine Auflistung sämtlicher betriebsrelevanter Punkte, mit denen die neue Kraft zu tun haben wird. Die Liste wird im weiteren Verlauf als Orientierung dienen, nach Möglichkeit inklusive der Zeiten, die zum Kennenlernen der einzelnen Bereiche vorgesehen sind. Zur Planung gehört auch ein Terminkonzept, in dem Abschnitte für Feedback, die Zielplanung der ersten Wochen und Möglichkeiten für Rückfragen und Anliegen erfasst sind. Auch das Einrichten des Arbeitsplatzes inkl. Arbeitsmittel, Zuweisen von Berechtigungen für digitale Tools wie beispielsweise des E-Mail Accounts oder der Handwerker App, sowie gegebenenfalls die Bereitstellung von Arbeitskleidung für die Baustelle zählen dazu.
Als Vorbereitung für den Mitarbeiter hat sich das Zusenden von Unterlagen über den Betrieb bewährt. Hierzu zählen das Leitbild, die Richtlinien über bestehende Fortbildungsmöglichkeiten und das Organigramm. Sollten Firmenbroschüren vorhanden sein, die beispielsweise das Handwerk näher beschreiben, können diese ebenso einen ersten Einblick vermitteln.
2. Stufe – Vom ersten Arbeitstag zum Ende der Probezeit.
Dieser Zeitraum gilt als Orientierungsphase, die dem gegenseitigen Kennenlernen von Mitarbeiter und Unternehmen dient. Der zeitliche Rahmen wird von der Firma festgelegt und liegt im Durchschnitt bei drei bis sechs Monaten. Während dieser Stufe wird der Mitarbeiter in sein konkretes Arbeitsfeld eingearbeitet und über die genauen Abläufe und Strukturen innerhalb des Betriebes informiert. Umgekehrt nimmt die Firma den neuen Kollegen in seiner Arbeitsweise wahr, kann ihre Erwartungen übermitteln und im Rahmen der Einweisung die Abläufe erklären.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander. Wer sich hier unmittelbar zu Beginn gut aufgenommen fühlt, wird eine wertschätzende Grundhaltung des Unternehmens direkt als ersten Eindruck erfahren. Das Kennenlernen der Kollegen gehört ebenso dazu wie eine Einführung in die Tätigkeitsbereiche inklusive Übergabe der Stellenbeschreibung. Materialien und Informationen wie Schlüssel, Passwörter oder auch Bekleidung werden übergeben.
Im Verlauf der folgenden Wochen werden dem neuen Mitarbeiter möglichst vielfältige Arbeitsbereiche vorgestellt, in denen er auch langfristig eingesetzt werden soll. In regelmäßigen Abständen werden die Besprechungen mit dem Paten sowie dem Vorgesetzten geplant. Bei diesen Terminen können alle Seiten ihre Eindrücke und Erwartungen schildern, ein konkretes Feedback übermitteln und Fragen stellen. Im Bedarfsfall wird möglichst frühzeitig auf eventuelle Fehler oder Schwachstellen in der Arbeitsweise hingewiesen und Hilfe offeriert, damit der Kollege die Gelegenheit hat, sich zu verbessern und sein Vorgehen den Erfordernissen anzupassen.
3. Stufe – Die langfristige Mitarbeiterbindung
Wenn die Probezeit abgeschlossen ist und der neue Mitarbeiter als unbefristete Kraft fest zum Unternehmen gehört, folgt eine längere Phase der Integration. Sie dauert in der Regel ein weiteres halbes bis ganzes Jahr und dient der Festigung des Arbeitsverhältnisses. In dieser Phase ist es wichtig, dem Kollegen nach und nach immer mehr Verantwortung zu übergeben. Er bekommt nach Möglichkeit die Gelegenheit, eigenständig die Initiative zu übernehmen und neue Bereiche kennenzulernen.
Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement.
Die Firma ist während dieser Zeit gefragt, durch aktive Teambildung und Unterstützungsangebote die Anbindung an den Betrieb zu fördern. Dies kann durch verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten gewährleistet werden oder durch das Angebot zu zusätzlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement. Neue Mitarbeiter kommen mit dem klassischen „Blick von außen“ und bringen Kenntnisse und Vorerfahrungen mit, die für die Firma wertvoll sind. Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen im weiteren Verlauf dem Austausch über Optimierungsmöglichkeiten und Verbesserungsideen.
Wie Ihnen die Digitalisierung im Handwerk hilft
Zeitersparnis und besserer Kundendienst.
Für den modernen Handwerker gehört das Smartphone ebenso in den Werkzeuggürtel wie der Hammer. Wer den Überblick über die komplexen Zusammenhänge auf Baustellen behalten will, bekommt nun auch im Handwerk digitale Hilfe. Endlich ist es dem Handwerker möglich, sich auf sein Fach zu konzentrieren statt immer und überall an alle Kleinigkeiten denken zu müssen – dank der Handwerker App.
Eigene Arbeitsabläufe optimieren.
Digitalisierung meint, dass der Computer im Büro mit dem Handy des Gesellen auf der Baustelle zusammenarbeitet und alle Informationen, Termine, Besonderheiten und den Status eines Projektes ständig aktualisiert. Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit: Ständiges Abstimmen per Telefon, Zettel im Büro und im Auto und die damit verbundene Gefahr Einzelheiten oder Fristen zu vergessen sind Vergangenheit. Die App macht es möglich, dass Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können, und dort Zeit sparen, wo Sie weder Ihren Kunden noch Ihren Projekten dienen, sondern Ihrer eigenen Administration. Sie verbessern außerdem die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation, wenn Sie Informationen digital speichern statt auf Zetteln, mit der Tendenz verloren zu gehen. Das bedeutet weniger Doppelarbeit im Alltag und damit Kosten zu senken.
Transparenz für Kunden schaffen.
Haben Sie manchmal Schwierigkeiten sofort zu antworten, wenn ein Kunde nach dem Status fragt? Kostet es Sie oft mehrere Anrufe um eine bestimmte Information zu finden? Auch das lässt sich mit einem digitalen System vermeiden. Finden Sie relevante Informationen zu einer Baustelle auf Ihrem Mobiltelefon oder auf Ihrem Computer im Büro. Hier ist alles an einem Ort vermerkt, was wichtig ist. Sie können Ihren Kunden zeitnah und besser Auskunft geben. Ihre Kunden werden diese Transparenz und den Überblick, den Sie jederzeit über Ihre Arbeit haben, zu schätzen wissen.
Neue Möglichkeiten im Kundenservice entdecken.
Sie haben viele Bälle in der Luft. Die Handwerker App fängt alle auf, auch die, die eigentlich schon im Tor gelandet sind. Aber was, wenn sich doch noch einmal eine Frage oder Herausforderung zu einem abgeschlossenen Projekt ergibt? Fragen Sie Ihre App! Hier haben Sie alle Dokumente gespeichert, auch die aus dem vorletzten Jahr. Woher kommen die Fliesen im Badezimmer der Familie Müller? Die gleichen möchte der Bauherr nämlich nun in der Küche verwenden. Sie finden den Lieferschein aus dem Fachhandel online und können im Stegreif antworten. Auch das hilft wertvolle Zeit sparen und Kosten senken. So macht man Kunden glücklich und wird weiterempfohlen!
Zusammenarbeit mit anderen Handwerkern ausschöpfen.
Sobald der Estrich trocken ist, kann eigentlich der Klempner die Heizkörper montieren. Dass aber die Abstimmung zwischen verschiedenen Gewerken oft umständlich ist und nicht zeitnah erfolgt, kostet auf dem Bau Zeit und verlängert die Projektdauer. Arbeiten Sie mit Ihren Partnern im gleichen System und stimmen Sie sich sofort und unkompliziert miteinander ab – dann weiß jeder, wann was zu tun ist. Sie verkürzen damit die Dauer Ihres Bauprojektes und erhöhen die Kundenzufriedenheit erheblich. Mit myCraftnote können Sie auch direkt miteinander kommunizieren und ersparen sich auf diese Weise, sich mit vielen auf verschiedene Kommunikationsmittel einigen zu müssen.
Arbeiten Sie mit Ihren Partnern im gleichen System und stimmen Sie sich sofort und unkompliziert miteinander ab – dann weiß jeder, wann was zu tun ist
Ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung.
Digitalisierung muss nicht immer kompliziert sein. Mit myCraftnote der Handwerker App gelingt Ihnen der Einstieg in die Digitalisierung einfach und schnell. Sie benötigen keinen extra Schulungsaufwand und können jederzeit loslegen. So haben Sie die Möglichkeit Ihre Kommunikation und Baustellendokumentation unmittelbar zu verbessern.
