Wie Du auf eine papierlose Baustelle umsteigst
Auf den allermeisten Baustellen werden wichtige Unterlagen in Papierform verwendet und sortiert. Wenn nun einzelne Dokumente gesucht oder eingeordnet werden, kann es schnell zu einem Zettelchaos kommen. Mit der Suche nach dem gewünschten Dokument geht wichtige Arbeitszeit verloren. Außerdem wird dadurch unnötig Papier verschwendet. In der Gesellschaft wird allerdings immer größerer Wert auf Nachhaltigkeit gelegt. Die Digitalisierung im Handwerk schafft dort eine schnelle Abhilfe. Mit hilfreichen Baustellen Apps lassen sich auf dem Smartphone oder Tablet digitale Notizbücher und Ordner führen. Der Vorteil dabei ist, dass sich die Apps miteinander kombinieren lassen.
Die Grundlage der papierlosen Baustelle ist die Handwerker-App Craftnote. Hier lässt sich problemlos die Koordination und Kommunikation auf der Baustelle regeln. Zu Beginn wird ein Projekt erstellt und alle Beteiligten, vom Auftraggeber bis zum Handwerker, werden diesem hinzugefügt. Werden auf der Baustelle wichtige Dokumente benötigt, kommt hier die nächste App ins Spiel.
Vorteile durch ein digitales Notizbuch mit OneNote
Mit OneNote lassen sich digitale Notizen als PDF-Datei auf das mobile Endgerät laden. Somit können Dokumente, wie Bautagesberichte oder Rechnungen, auf dem Smartphone oder Tablet ausgefüllt werden. Zuerst wird das gewünschte PDF-Dokument ausgewählt und in der App OneNote geöffnet. Danach können die nötigen Daten und Informationen eingetragen werden. Als Nächstes wird das Dokument unterschrieben und anschließend mit wenigen Klicks in der Craftnote App geteilt.
Nachdem sich die App geöffnet hat, wird das gewünschte Projekt ausgewählt. Nun erscheint das Dokument im Projektverlauf und jeder am Projekt Beteiligte kann es nun sehen und darauf zugreifen. Nichts geht mehr verloren, weil alle wichtigen Informationen digital in der Handwerker-App Craftnote abrufbar sind.
Ähnlich funktioniert die Kombination mit der hilfreichen BaustellenApp Goodnotes
Ähnlich funktioniert die Kombination mit der hilfreichen BaustellenApp Goodnotes für iOS-Geräte. Auch diese dient als digitales Notizbuch, um Dokumente wie zum Beispiel Besprechungsprotokolle in eine PDF-Datei umzuwandeln und auszufüllen. Als Erstes wird auch bei dieser App das Protokoll in Goodnotes geöffnet und danach vollständig ausgefüllt. Grundlegende Daten wie der Projektname werden als Nächstes eingetragen. Danach werden wichtige Informationen zur Baustelle ergänzt, mit einer Unterschrift abgezeichnet und abgespeichert.
Anschließend wird das fertige Protokoll in der Craftnote App geteilt und gezielt einem erstellten Projekt zugeordnet. Nun ist das Protokoll im PDF-Format für alle Beteiligten im Projektverlauf zusehen und abrufbar. Wie in der ersten vorgestellten App wird ein unüberschaubares Papierchaos vermieden und der Papierverbrauch drastisch reduziert.
Die Craftnote App mit PDF-Scanner
Eine weitere Möglichkeit die unübersichtliche Zettelwirtschaft auf der Baustelle zu vermeiden, bietet Craftnote in Verbindung mit der App PDF-Expert. Mit ihr lassen sich bestehende PDF-Dokumente, wie bestimmte Bilder vom Aufmaß am PC oder dem mobilen Endgerät bearbeiten. Hierbei wird zunächst ein Foto aus der Bildergalerie mit PDF-Expert geöffnet. Als Nächstes kann die Größe und die Position des Fotos verändert und angepasst werden. Anschließend gibt es die Möglichkeit wichtige Maße und Markierungen am Bild farbig einzuzeichnen.
Im letzten Schritt können Notizen und Arbeitsschritte dazugeschrieben werden, um keine Informationen zu vergessen. Nach dem Speichern des Dokuments wird das es auf Craftnote geteilt und einem ausgewählten Projekt hinzugefügt. Nun können alle Beteiligten auf die Informationen im Projektverlauf zugreifen.
Fazit
Mit diesen drei Kombinationen der Baustellen Apps lassen sich aus der Digitalisierung im Handwerk praktische Vorteile ziehen. Durch die digitalen Notizbücher wird Papier gespart und so ein Zeichen für eine nachhaltige Entwicklung gesetzt. Außerdem sind alle Unterlagen übersichtlich angeordnet und jederzeit abrufbar. Einige nützliche PDF-Vorlagen gibt es kostenfrei in unserem „Downloadbereich“.
Bessere Kundenbindung im Handwerk
Eine bessere Kundenbindung ist der Wunsch vieler Handwerksbetriebe. Doch einem der wichtigsten Punkte schenken leider zu wenige Betriebe Beachtung: der Transparenz. Dabei lassen sich durch transparentes Auftreten im Handwerk Kunden effizient binden.
Erschaffe emotionale Transparenz
Kunden möchten wissen, wer hinter einem Betrieb steht. Daher solltest Du Dich und Dein Team auf Eurer Webseite ausführlich präsentieren. Selbstverständlich musst Du nicht den vollständigen Lebenslauf aller Mitarbeiter auflisten. Doch ein Porträtfoto des Inhabers und seiner Angestellten erhöht ebenso Deine Glaubwürdigkeit wie eine Aufnahme des kompletten Teams. Dies schafft Nähe und lässt es im Idealfall sogar „menscheln“. Glaubwürdiger wirst Du auch, wenn Du Deine Qualifikationen und handwerklichen Kompetenzen darstellst, ohne dabei anzugeben.
Beantworte die alles entscheidende Frage, die sich wohl jeder Kunde stellt: Warum soll ich ausgerechnet diesen Handwerksbetrieb wählen? Erleichtere potenziellen Auftraggebern die Entscheidung zusätzlich, indem Du Dich und Deinen Betrieb in den sozialen Netzwerken authentisch darstellst. Gewähre Einblicke in Euren Arbeitsalltag und erzeuge emotionale Transparenz.
Gehe auf Deine Kunden zu
Anonymität und Abstand sind große Hindernisse auf Deinem Weg, Kunden dauerhaft an Dein Unternehmen zu binden. Gehe daher einen Schritt über die Präsentation im World Wide Web hinaus und lade Bestands- und potenzielle Neukunden zu einem Tag der offenen Tür oder einer Hausmesse ein. In Deiner Werkstatt zeigst Du, dass Du Dich dort am wohlsten fühlst und beantwortest die Fragen der Besucher. Gerne kannst Du auch etwas von Deinen früheren Projekten präsentieren, allerdings solltest Du es damit nicht übertreiben. Ein solcher Tag der offenen Tür ist ebenso wie andere Veranstaltungen wie dafür gemacht, mit Deinen Kunden das direkte Gespräch zu suchen. Erzähle von Dir, aber lass auch Dein Team zu Wort kommen.
Sei offen und verbirg nichts
Deine Kunden spüren genau, wenn Du etwas zu verbergen hast. Sei ganz offen, wenn es um Deine angebotenen Dienstleistungen und Produkte geht. Erläutere beispielsweise offen und transparent, wieso der Ablauf so ist, wie Du ihn gestaltest. Erkläre, woher Deine Produkte stammen oder wie jene hergestellt worden sind. Verbraucher achten immer stärker darauf, dass etwas aus der Region stammt oder umweltfreundlich produziert wurde. Sollten Teile rund um Deine Dienstleistung nicht mit diesen Merkmalen aufwarten können – weil Du möglicherweise Material aus Asien beziehst –, gehe bitte offen damit um.
Deine Kunden werden dies eher zu schätzen wissen als Lügen, die später durch Zufall auffliegen. Nachvollziehbar und transparent solltest Du zudem Deine Rechnungen gestalten. Liste genau auf, wie sich alles zusammensetzt und lass keine Fragen offen.
Überzeuge im Kundenservice
Die wahre Qualität eines Betriebes beziehungsweise der Unterschied zwischen gut und sehr gut zeigt sich darin, wie Inhaber und Angestellte mit Kritik umgehen. Demnach kommt dem Kundenservice besondere Bedeutung zu. Fühl Dich daher bei Beschwerden nicht angegriffen und nimm jede Kundenanfrage ernst. Deine Kommunikation sollte stets offen verlaufen und nicht nur dann positiv und freundlich sein, wenn Du Lob erhältst. Qualität zeigst Du vor allem dann, wenn einer Deiner Auftraggeber unzufrieden ist und sich beschwert. Ob dies berechtigt oder unberechtigt ist, ist zweitrangig: Bleib freundlich und beherrscht.
Gib tatsächliche Fehler offen zu und versuche nicht, Dich aus der Situation durch Schuldzuweisungen herauszuwinden. Kunden merken sich Dein Verhalten und wissen einen ehrlichen Charakter zu schätzen.
Größere Transparenz dank Handwerker-App
Um Beschwerden und Ärger vorzubeugen, sollten Handwerker ihre Arbeit grundsätzlich transparent und sauber dokumentieren. Nur dadurch können Fragen, Probleme und Fehler im Nachhinein stressfrei – da eindeutig belegbar – geklärt werden. Da das analoge Anfertigen von Notizen und Akten, sowohl sehr zeitintensiv als auch chaosstiftend sein kann, sollten moderne Handwerksbetriebe neue Wege gehen.
Mit einer App für Handwerker wie Craftnote dokumentierst Du Deine Dienstleistungen effizient und nachhaltig. Du hast sämtliche Projekte und Infos auf einen Blick schnell zur Hand, was Deinen Arbeitsalltag enorm erleichtert. Organisiertes Arbeiten führt zu hochwertigeren Ergebnissen, was wiederum für eine bessere Kundenbindung sorgt – und zwar dauerhaft.
Bessere Koordination der Mitarbeiter in Handwerksbetrieben
Eine aktuelle Studie des ZDH kommt zu dem Ergebnis, dass 95 % der Handwerksbetriebe mittlerweile einen eigenen Internetauftritt haben. 58 % steuern ihre betrieblichen Vorgänge mit einem ERP- oder CRM-System. Leider setzen bisher nur etwa 25 % der Betriebe digitale Tools im Handwerk ein, dabei lassen sich solche Tools vielfältig einsetzen. Hierzu zählen beispielsweise auch Apps zur besseren Kommunikation, Touren- und Personaleinsatzplanung.
Vorteile der Digitalisierung im Handwerk.
So sparst Du Zeit, Kosten und Nerven.
Digitale Tools im Handwerk sind umfassende Softwarelösungen oder cloudbasierte vernetzbare Lösungen. Bei der Komplettlösung ist die Handwerker-App eine kostenfreie Erweiterung des ERP-Systems für den mobilen Einsatz, die die Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung deutlich vereinfacht. Sie ermöglicht effizientes Arbeiten im Büro und unterwegs. Die vereinfachten und transparenten Abläufe helfen, Umwege, doppelte Wege und Verspätungen zu vermeiden, wie sie durch die manuelle Tourenplanung oft entstehen. So sparst Du Zeit, Kosten und Nerven. Außerdem reduzieren digitale Tools Ihre Büroarbeit auf das Nötigste. Infolge dieser Zeitersparnis könnt Du und Deine Mitarbeiter Euch mehr auf den Einsatz auf der Baustelle konzentrieren.
Apps zur Koordination von Mitarbeitern.
Handwerksbetriebe, die über einen Notdienst verfügen, müssen mit ihren Mitarbeitern schnell vor Ort sein, um ausgefallene Heizungen oder gestörte Maschinen funktionsfähig zu machen. Der für die Personaleinsatzplanung Verantwortliche muss jederzeit Bescheid wissen, welcher Mitarbeiter sich gerade wo aufhält und wer für den Einsatz noch verfügbar ist. Er schickt dem Handwerker die erforderlichen Informationen über den Kunden und über den schnellsten Weg dorthin aufs Handy. Änderungen im Terminplan teilt er ihm ebenfalls sofort mit. Im Folgenden stellen wir vier Apps, für die Unterstützung bei der Koordination der Mitarbeiter vor.
Häufig genutzte Handwerker-Apps.
Spezialisiert auf die Optimierung der Einsatzplanung und Koordination der Handwerker sind die Apps …
Synagram-Tourenplaner
TrackPilot-Go
StaffHub
Der Synagram-Tourenplaner (Media Access GmbH) erhält seine Informationen von den GPS-Trackern der Firmenfahrzeuge. Der Disponent sieht auf der Webseitenkarte, welcher Kollege sich gerade an welchem Standort aufhält. Ruft ihn ein Kunde wegen einer technischen Störung an, schickt er den in der Nähe befindlichen Kollegen dorthin und übermittelt ihm dabei sämtliche Kundendaten. Gerät dieser in einen Stau, kann er dies anhand des GPS-Signals erkennen und den Kunden sofort über die Verspätung informieren. Die App erfasst alle Arbeits- und Fahrzeiten automatisch, sodass das lästige Schreiben von Stundenzetteln entfällt. Ist das andere Gewerk auf der Baustelle noch nicht fertig, erhält der Handwerker den geänderten Termin auf sein betrieblich genutztes Smartphone. Entfällt der Termin, wird er sofort zur nächsten Baustelle geschickt.
Die App TrackPilot-Go (PLT GmbH) nutzt ebenfalls die GPS-Ortung. Sie funktioniert über das TrackPilot Ortungsportal im Internet, kann an ERP-Systeme angebunden werden und ähnelt in ihrer Funktionsweise dem Synagram-Tourenplaner. Die automatische Routenplanung erfolgt über die Wahl der schnellsten oder kürzesten Strecke zum Zielort und berücksichtigt die Fahrgeschwindigkeit des Mitarbeiters: Der Kunde erfährt, wann der Handwerker voraussichtlich vor Ort ist.
Ist der Auftrag erledigt, betätigt der Handwerker die Quittierfunktion. Lohnenswertes Extra: Unsichtbare GPS-Sender, mit denen Sie Ihre vor Ort verbliebenen Werkzeuge und Maschinen kennzeichnen können (Diebstahlsicherung!). Die cloudbasierte App erstellt aussagefähige Berichte über Fahrzeuge und Personal. Die Kommunikation mit dem Disponenten erfolgt über Textbausteine. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und Telefonkosten einsparen.
Die App StaffHub ist ein Microsoft-Produkt. Sie wird über die Online-Plattform Office 365 genutzt und ermöglicht noch zusätzlich die Kommunikation der Kollegen untereinander. So können diese beispielsweise Schichten tauschen. Gibt es vor Ort ein Problem, schickt der Disponent dem Handwerker eine Kurzanleitung aufs Handy. StaffHub lässt sich an Kronos Cloudlösungen für die Personaleinsatzplanung und Verwaltung anbinden.
Verbesserung der Kommunikation dank Handwerker App.
Die Handwerker-App Craftnote optimiert die Dokumentation des Projektfortschritts am Einsatzort. Bemerkungen zur Arbeit werden automatisch im richtigen Projektordner abgelegt, sodass sie vom Vorgesetzten bearbeitet werden können. Nach Projektende lässt sich die Baudokumentation ganz einfach archivieren und bei Bedarf mittels Suchfunktion jederzeit wiederfinden. Kommunikation verbessern: Über die App lassen sich auch:
Kunden,
Kollegen,
andere Gewerke
und Lieferanten einbinden
,sodass stets alle Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Außerdem können die Daten sogar offline eingesehen und gespeichert werden. Vorgesetzte haben die Gelegenheit, ihren Mitarbeitern To-do-Listen mit Fälligkeitsdatum zu übermitteln. Mehr dazu hier