Der einfache Weg zum digitalen Ausbildungsnachweis
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Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. In der Ausbildung sieht es nicht anders aus. Der Klassiker, das schriftlich geführte Berichtsheft, hinkt den agilen Anforderungen des virtuellen Zeitalters hinterher. Zu groß ist die elektronische Konkurrenz, der digitale Ausbildungsnachweis. Doch nicht alle Berufsfelder entscheiden sich für die moderne Alternative. Gerade traditionelle Sektoren wie das Handwerk machen keinen Hehl aus ihrer Skepsis. Dabei spricht mittlerweile einiges für die Erstellung eines elektronischen Ausbildungsnachweis mit einer intelligenten Handwerker App.
Endlich weg vom Papierchaos.
Bislang führten Azubis ihr Berichtsheft per Hand. „In Papierform und händisch unterschrieben“ forderte der Prüfungsausschuss. Seit Oktober 2017 tun sich neue Möglichkeiten der Dokumentation auf. Die klassische Form weicht der elektronischen – vorausgesetzt Ausbilder und Auszubildender haben sich bereits im Ausbildungsvertrag darauf geeinigt. Das Berichtsheft muss dann nicht mehr wöchentlich ausgedruckt und unterschrieben vorgelegt werden. Lehrlinge dürfen ihren Ausbildungserfolg nun komplett elektronisch festhalten. Das spart nicht nur Papier, sondern erleichtert auch die Organisation.
Der beste Beweis dafür: Craftnote. Die clevere Handwerker App macht Schluss mit der Zettelwirtschaft.
Der beste Beweis dafür: Craftnote. Die clevere Handwerker App macht Schluss mit der Zettelwirtschaft. Zuverlässig speichert und ordnet sie alle wichtigen Dokumente in chronologischer Reihenfolge. Alle Informationen sind übersichtlich und dauerhaft verfügbar, was sich vom schriftlichen Pendant nicht immer behaupten lässt. Noch immer sind lückenhafte, unordentliche und chaotisch geführte Berichtshefte an der Tagesordnung. Es fehlt ihnen an Struktur und Ordnung – was für die papierlose Alternative eine Selbstverständlichkeit darstellt.
Die Unterlagen sind jederzeit und überall einsehbar. Selbst zielgerichtetes Suchen nach Informationen ist möglich. Mit Hilfe von Such- und Filterfunktionen kristallisiert sich aus zahlreichen Informationen die Richtige heraus. Zugleich können Schlüsselinformationen mithilfe von Tags versehen werden und sind somit jederzeit schnell auffindbar. Somit lässt sich Craftnote, optimal als Berichtsheft App einsetzen.
Die Unterlagen sind jederzeit und überall einsehbar.
Craftnote, der WhatsApp Ersatz.
Ob Text, Bild, Dokument oder Sprachnachricht – WhatsApp ist König der Kommunikation. Doch längst wird die App nicht mehr nur für den privaten Austausch genutzt. Nicht selten dient die Plattform auch der beruflichen Verständigung. Die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen. Selbst, wenn es um den Informationsaustausch bezüglich des Berichtshefts geht. Fragen, Anmerkungen und Lob finden auf WhatsApp eine Plattform – sehr zu leiden des Überblicks.
Der strukturierte Gegenspieler:
Craftnote schafft Raum für die professionelle Kommunikation, den Schlüssel zu einem vertrauensvollen Ausbildungsverhältnis. Der schnelle und einfache Informationsaustausch sorgt für Transparenz, klärt offene Fragen und macht sie für alle Beteiligten sichtbar. Wie kommuniziert wird, bleibt dabei jedem selbst überlassen, egal ob Text, Bild, Audio oder Video. Nicht ohne Grund gilt die Handwerker-App als würdiger WhatsApp Ersatz.
Das große Ganze stets im Blick.
Alle zentralen Informationen, von Ausbildungsbeginn bis zur Abschlussprüfung, vereinen sich in einer Berichtsheft App auf einer Plattform.
Ein Berichtsheft ist kein Kurzzeitprojekt, sondern begleitet den gesamten Ausbildungsprozess. Umso mehr Weitblick hat es sich verdient. Handgeführt in Papierform gestaltet sich dieser Weitblick jedoch als schwierig. Es braucht ein System, das das Projekt „Ausbildung“ von A bis Z unterstützt. Alle zentralen Informationen, von Ausbildungsbeginn bis zur Abschlussprüfung, vereinen sich in einer Berichtsheft App auf einer Plattform. Diese dient aber nicht allein zur Dokumentation. Export und Weiterleitung von gesammelten Informationen gehören ebenfalls zu ihren Aufgaben. So stellt sie Dokumente bereit und kann Daten direkt an Beteiligte, wie etwa Kollegen weiterleiten.
Smarte Technologien, Verknüpfungen und Automatismen behalten den Überblick, wo ihn Ausbilder und Auszubildende sonst häufig verlieren. Dabei bewegt sich Craftnote nicht nur online. Auch offline hat der User Zugriff auf seine Daten und kann neue Informationen ergänzen. So können Azubis ihr digitales Berichtsheft überall und jederzeit bearbeiten – auch ohne Internetverbindung. Gerade in Funklöchern wie in der Bahn oder im Bus spart die uneingeschränkte Nutzung wertvolle Zeit.
Praxistipp.
Zu Beginn der Ausbildung sollte vom Ausbildungsbetrieb für den Azubi ein Projekt „Berichtsheft“ in der App angelegt werden. Hier können die vom Lehrling ausgeführten Tätigkeiten nach und nach dokumentiert werden. Der Ausbilder kann dann regelmäßig überblicken, ob das digitale Berichtsheft vom Lehrling ordentlich geführt wird. Neigt sich die Ausbildung dem Ende entgegen, gibt es dann die Möglichkeit das vollständige Berichtsheft als PDF-Datei aus der Craftnote Hanwerker App zu exportieren. Somit wird das Führen eines Berichtshefts für Auszubildende wesentlich komfortabler und der Ausbildungsbetrieb kann sich über eine höhere Transparenz freuen.
Handwerksbetriebe verstoßen durch WhatsApp gegen die DSGVO
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Bei Handwerkern ist der Messenger WhatsApp nicht nur privat beliebt, viele nutzen ihn auch für die Kommunikation mit ihren Kunden. Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union eine neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Messlatte im Hinblick auf den Schutz und das Speichern von Daten liegt seitdem deutlich höher. Handwerksbetrieben, die wie gewohnt mit ihren Kunden über WhatsApp Informationen austauschen, drohen empfindliche Bußgelder.
Verstoß gegen den Datenschutz bei gewerblicher Nutzung von WhatsApp.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden.
Das Verwenden des Messenger-Dienstes auf Firmenhandys verstößt nach Ansicht von Experten insbesondere deshalb gegen die DSGVO der EU, weil Kundendaten weitergegeben werden. Ohne die Einwilligung des Kunden handelt es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Wird ein solcher Verstoß geahndet, beträgt das fällige Bußgeld bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden. Höchste Zeit für Handwerksbetriebe, denen das bisher nicht klar war, nach einer rechtskonformen Lösung Ausschau zu halten.
Datenschutz im Handwerk unerlässlich.
WhatsApp vereinfacht bisher in zahlreichen Handwerksbetrieben schnelle Absprachen im Arbeitsalltag, sowie die Kommunikation mit Kunden. Über ihre Smartphones gelangen Mitarbeiter und Kunden mithilfe des Messenger-Dienstes unkompliziert in Kontakt, tauschen Informationen und Fotos aus.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen. Denn jeder Nutzer akzeptiert die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma. Darin sichert sich WhatsApp die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos). Mit den europäischen Datenschutzbestimmungen ist das nicht kompatibel.
Das Problem: Weitergabe personenbezogener Kundendaten.
Deren Weitergabe […] verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Die angesprochenen Komplikationen ergeben sich aus der Vorgehensweise des Messenger-Dienstes selbst. Vielen Nutzern ist das gar nicht bewusst: WhatsApp greift automatisch auf das gesamte Adressbuch des verwendeten Smartphones zu. Auf diesem Weg landen alle im Adressbuch gespeicherten Daten bei WhatsApp.
Finden sich im Adressbuch des Firmenhandys eines Handwerksbetriebes die Kontaktdaten von Kunden, so werden diese automatisch an die Server von WhatsApp übermittelt. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Deren Weitergabe ohne Einwilligung der Kunden entbehrt jeder Rechtsgrundlage, verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Kunden müssen dem Datenaustausch zustimmen.
Werden Daten vom Diensthandy eines Handwerksbetriebes auf die Server von WhatsApp übertragen, findet nach geltendem Recht ein Datenaustausch zwischen zwei Firmen (dem Handwerksunternehmen und Facebook / WhatsApp) statt.
Handelt es sich dabei um Daten Dritter (z.B. Kundendaten), ist dies nur statthaft, wenn die Betroffenen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Deshalb darf ein Handwerker ohne das Einverständnis seiner Kunden deren Daten nicht weitergeben. Andernfalls verstößt er gegen den Datenschutz. Das heißt: Handwerker, die im Kontakt mit ihren Kunden WhatsApp nutzen wollen, müssen zuvor alle im Adressbuch gespeicherten Kunden darum bitten, dieser Form des Datenaustauschs zuzustimmen. Am besten sind Handwerker beraten, wenn sie sich das Einverständnis von ihren Kunden schriftlich bestätigen lassen. Nur dann sind sie im Streitfall rechtlich abgesichert. Reicht nur ein einziger unzufriedener Kunde Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten ein, wird der Fall untersucht. Da dies nicht nur riskant, sondern auch sehr zeitaufwändig ist, gibt es mittlerweile eine sinnvolle Alternative.
Die Lösung: Der Handwerker Messenger.
Die Kommunikation über einen Handwerker Messenger bietet eine Reihe von Vorteilen. Mitarbeiter können über das Smartphone unkompliziert Nachrichten und Bilder austauschen. Deshalb möchten viele Handwerker Messenger Apps im Alltag eigentlich nicht mehr missen. Gefragt sind daher Konzepte für adäquaten Datenschutz im Handwerk.
Inzwischen existiert ein speziell für das Handwerk entwickelter WhatsApp Ersatz. Die Craftnote App, die Handwerker nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Dokumentation ihrer Projekt unterstützt, kann außerdem zu 100% kostenfrei genutzt werden (hier mehr dazu). Craftnote ist in der Bedienung so einfach wie WhatsApp, unterscheidet sich allerdings durch eine projektbasierte Kommunikation und zahlreiche handwerksdienliche Features vom bekannten Messenger aus den USA.
Durch digitale Akten mehr Zeit für das Kerngeschäft gewinnen
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Es ist schon erstaunlich, wie schnell sich der Aktenschrank eines deutschen Handwerksbetriebes mit Unterlagen füllt. Wobei jeder Bauhandwerker gerne bestätigen wird, wie essenziell wichtig sich eine gute Baudokumentation für das Gelingen des Projekts erweist. Doch der Raum, den die Akten einfordern, ist noch gar nicht mal das größte Ärgernis. Vielmehr ist es die zeitaufwendige Suche, die immer wieder an den Nerven zehrt. Die digitale Bauakte erspart fortan viel Zeit, um sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren.
Digitale Bauakten – Berge von Papier und Zeit sparen.
Werfen wir einen Blick in den Standard-Aktenschrank eines mittelständischen Baubetriebes. Da stoßen wir zum Beispiel in der Buchhaltung auf Kreditoren und Debitoren. Pro Buchstabe des Alphabets wird dafür ein Ordner reserviert. Das sind dann bereits 52 Ordner. Hinzu kommen Ordner für besondere Kunden und Lieferanten, mit denen es zu umfangreicheren Geschäftsbeziehungen und folglich noch mehr Papier kommt. Dann schließt sich die Einteilung in spezielle Bauprojekte an. Je nach Umfang werden dort auch mehrere Ordner fällig. Wobei es hier schon rein vom Handling mit Dokumenten und Papierhüllen schwerfällt, weiter in „Unterordner“ zu sortieren.
Nicht selten machen sich dann wichtige Unterlagen beim häufigen Blättern selbstständig und „reißen aus“. Last, but not least sind da noch die zahleichen internen Unterlagen, die sortiert und verwaltet werden wollen: Die Ordner für…
- die Sozialabgaben, Steuerunterlagen,
- Lohnabrechnungen, Versicherungen,
- Maschinenpark, Fuhrpark,
- Inventur und, und, und …
Digitale Akten erleichtern generell die tägliche Arbeit um ein Vielfaches. Ein ein probates Mittel zeigt sich beispielsweise in der App für Handwerker.
Die App für Handwerker – Ordnung am Bau erweist sich als schlau.
Es liegt in der Natur der Sache: Handwerker sind praktisch veranlagte Menschen. Handwerker realisieren durch ihr Talent das, was sich Bauherren, Architekten und Wohnungsbaugesellschaften am Zeichenbrett ausdenken. Doch bevor das Bauprojekt erfolgreich bewerkstelligt ist, müssen zahlreiche Menschen harmonisch und in zeitlichem Einklang auf der Baustelle zusammenarbeiten. Das betrifft sowohl die innerbetriebliche Kommunikation als auch den Austausch mit Auftraggebern und Lieferanten. Mit einer Handwerker App wie Craftnote lassen sich bürokratische Hürden am Bau einfach umgehen – und es bleibt Zeit für das Wesentliche. Denn alle nötigen Informationen sind mit nur wenigen Handgriffen abgerufen, eingegeben und versendet. Doch was ist, falls es in ländlichen Gebieten einmal zu einem Funkloch kommt?
Kein Problem! Auf alle wichtigen Dateien lässt es sich dank Craftnote auch ohne Datenverbindung zugreifen. Wenn die Verbindung kurze Zeit später wieder steht, sind etwaige Aktualisierungen schnell erneut mobil übermittelt. Wobei gerade dem einfachen Handling auf der Baustelle eine gravierende Rolle zukommt.
Die Handwerker App Craftnote – kein langes Studieren fürs schnelle Notieren.
Nichts ist nerviger auf der Baustelle, als wegen des umständlichen Ausfüllens von Formularen die Arbeit unterbrechen zu müssen. Allerdings ist eine ordentliche Baudokumentation nicht nur Voraussetzung für das Gelingen des Bauprojekts, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Ferner dient ein Bautagebuch dazu, dass es während und nach Fertigstellung des Bauprojektes zu keinen Unstimmigkeiten zwischen Bauherrn und Bauleiter kommt. Der gesamte Prozess des Hausbaus lässt sich so lückenlos nachvollziehen. Das bedeutet aber auch, dass der Bauherr Anspruch darauf hat, Auszüge aus dem Bautagebuch einzusehen und diese regelmäßig als Kopie anzufordern. Ein digitales Bautagebuch lässt sich nicht nur unkompliziert führen, sondern stellt auch alle gewünschten Informationen ohne großen Aufwand z. B. als PDF bereit.
Praxistipp Fotos
Insbesondere Fotos von Gewerken, die später nicht mehr zu sehen sind (z. B. Elektroinstallationen, Fußbodenheizungen) können sich zu einem späteren Zeitpunkt als sehr nützlich erweisen. Sollten Reparaturen notwendig werden, leisten solche Dokumentationen wertvolle Dienste. Mit Craftnote lassen sich Fotos und alle weiteren Dokumentationen problemlos für die jeweilige digitale Bauakte zusammenstellen.
Hinweis
Um es Bauherren und Bauleitern einfach zu machen und einen guten Einblick in ein Bautagebuch zu geben, stellt myCraftnote einen Bau-Tagesbericht als Vorlage zum Download bereit. Übrigens ebenso kostenlos wie auch die Profiversion der Craftnote Handwerker App.
Fazit.
Ungeachtet welches Gewerk an der Baustelle tätig ist, die Einhaltung der Termine hat für alle Beteiligten Priorität. Da ist es nur logisch und konsequent, alle Möglichkeiten zu nutzen, um Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen. Warum nicht am Bau auf ein „digitales Werkzeug“ setzen, das heute eh jeder in der Tasche mit sich trägt – das Smartphone.