Fünf entscheidende Faktoren für die Übernahme von Handwerksbetrieben
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Der Fachkräftemangel im Handwerk hat auch zu einem starken Unternehmermangel geführt. Schon 2015 ermittelte der Zentralverband des Deutschen Handwerks, dass bis zum Jahr 2020 mehr als 180.000 Handwerksbetriebe einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin suchen werden. Für alle, die eine eigene Firma gründen möchten, ist die Übernahme eines bestehenden Betriebes eine große Chance. Der Generationswechsel birgt für Gründer in der Regel geringere Risiken als eine Neugründung. Damit die Übernahme von Anfang an glückt, braucht es dennoch eine gründliche Vorbereitung.
1. Den korrekten Wert des Betriebs ermitteln
Bei der Ermittlung des Unternehmenswertes ist es sehr wahrscheinlich, dass die einzelnen Parteien unterschiedlicher Meinung sind. Der Nachfolger möchte gerne einen möglichst niedrigen Kaufpreis zahlen, dagegen schätzt der Übergeber den Wert seines Unternehmens meistens recht hoch ein. Sind die Finanzierungskosten allerdings exorbitant, kann es sein, dass der Käufer den Betrieb nicht mehr wirtschaftlich weiterführen kann. Der angemessene Unternehmenswert lässt sich allerdings erst mit seriösen Kennzahlen realistisch errechnen. Schalten Sie hierfür einen technischen Berater der Handwerkskammer ein. Bevor Sie viel Geld in die Übernahme investieren, sollten Sie außerdem einen detaillierten Businessplan aufstellen.
Betriebsmittel
Der Wert eines Unternehmens richtet sich unter anderem nach der Ausstattung mit Betriebsmitteln und Personal. Neben funktionierenden Kunden-Lieferanten-Beziehungen ist eine gut eingespielte Belegschaft ein Pfund, mit dem man wuchern kann. Ein Neugründer müsste sich all dies erst zeitaufwändig aufbauen. Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Betriebes, deshalb sollten sich Nachfolger auch mit arbeitsrechtlichen Aspekten beschäftigen. Unter Umständen kommen Kündigungen, veränderte Arbeitsverträge und Neueinstellungen auf sie zu. Ebenso wichtig ist die Frage, ob der Betrieb zeitgemäß aufgestellt ist und Geräte und Maschinen auf moderne Kundenbedürfnisse ausgerichtet sind.
2. Ausreichend Eigenkapital aufbringen
Über zu wenig Eigenkapital zu verfügen, kann sich später rächen und es ist wichtig die Finanzierungskosten möglichst gering zu halten. Rechtlich gesehen ist derjenige, der den Betrieb übernimmt ein Existenzgründer und kann somit für die Übernahme neben der Verwendung von Eigenmitteln auch Fördermittel beantragen. Um Fördermittel für die Gründung zu bekommen, muss allerdings ein Businessplan erstellt werden. Ein Gründungsberater unterstützt Sie hier sowohl bei der Finanzplanung, als auch beim Erstellen des Businessplans.
3. Risiken abwägen
Wer einen eingesessenen Betrieb übernimmt, kann, wenn er gut plant, von Anfang an Gewinn machen. Diese Fragen sind allerdings im Voraus zu klären:
Wie stark ist das Unternehmen durch den bisherigen Inhaber geprägt?
Kleine und mittlere Unternehmen sind oftmals stark durch die Persönlichkeit des Inhabers geprägt. Der neue Chef kann hier auf große Widerstände stoßen und muss erst das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen.
Gibt es einen Investitionsstau? Wenn ja, wie hoch ist dieser?
Wenn der vorherige Inhaber über die letzen Jahre nicht mehr ausreichend in die Ausstattung des Unternehmens investiert hat, kann es zu einem Investitionsstau kommen. Sollte dies der Fall sein, gilt es dies bereits entsprechend in die Unternehmensbewertung mit einfließen zu lassen.
Entwicklungschancen: Wo steht das Unternehmen in fünf Jahren und wo stecken noch weitere Potenziale?
Hat das Unternehmen das Potenzial in den kommenden Jahren weiter zu wachsen und wo liegen hier die Chancen bzw. Risiken für den neuen Inhaber.
Die Übernahme eines vorhandenen Betriebes bringt oftmals viele Vorteile mit sich. Das Unternehmen ist bereits bekannt und es gibt in der Regel einen festen Kundenstamm. Auch die Produkte / Dienstleistungen haben die Anfangsphase längst hinter sich und ihre Qualität bewiesen.
4. Digitalisierung nutzen
Bisher wurden in vielen Betrieben die Chancen, die in der Digitalisierung stecken, vernachlässigt. Der häufigste Grund war mangelnde Kompetenz. Bei einer Firmenübernahme und einem Generationswechsel können Sie neue Wege beschreiten und Arbeitsprozesse mittels Digitalisierung vereinfachen. Nutzen Sie die digitale Technik zur Kundenanbahnung und Vereinfachung innerbetrieblicher Abläufe. Die Handwerker-App Craftnote, ist eine zeitgemäße Möglichkeit, die Kommunikation und Dokumentationen für Handwerksbetriebe herzustellen bzw. zu verbessern. Mit der anwenderfreundlichen App können Handwerker neue Projekte anlegen und diese verwalten. Dank diverser Funktionen können Sie zu jedem Projekt umfangreiches Bildmaterial und Beschreibungstexte speichern und so eine umfangreiche Baudokumentation erstellen.
5. Planen Sie ausreichend Zeit ein
Eine Firmenübernahme geschieht nicht innerhalb weniger Wochen, Sie müssen hierfür mindestens 12 Monate, wenn nicht sogar mehrere Jahre, veranschlagen. Handeln Sie hier auf keinen Fall überstürzt. Denn je besser Sie vorbereitet sind, desto größer auch die Chancen, dass Sie von Anfang an erfolgreich wirtschaften und Ihnen die Übernahme gelingt. Nutzen Sie diese Übergangszeit, um sich erfolgreich weiterzubilden und weitere Expertise anzueignen.
Wie Handwerker ihre Angebote richtig erstellen und abrechnen
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1. Angebotserstellung
Klappern gehört zum Handwerk, besagt die Redensart. Die damit verbundenen administrativen Aufgaben gehören jedoch auch dazu. Leider werden in vielen Betrieben diese administrativen Aufgaben immer noch etwas stiefmütterlich behandelt. Rechnungswesen, Personalmanagement und Einkaufskalkulation sind lästige, aber unabdingbare Bestandteile dieser administrativen Arbeiten. Auch das Erstellen von Angeboten gehört dazu. Jedoch lassen sich nur durch gute Angebotserstellungen für den Handwerksbetrieb lohnenswerte Aufträge generieren. Auch die Chance, durch eine gute Angebotserstellung den Auftrag vor dem Mitbewerber zu kassieren, wird von vielen Unternehmern verkannt. Dabei sind die notwendigen Vorgehensweisen weder geheimnisvoll noch kostenintensiv.
Nachfolgend ein paar Tipps, die die Angebotserstellung nicht nur zeiteffizienter machen, sondern auch beim Kunden für eine Bindung an den Handwerksbetrieb sorgen können.
2. Der Kundenkontakt
Ein gut geplantes Vorgespräch ist die Voraussetzung für ein optimal erstelltes Angebot. Der Handwerker ist qualifizierter Ansprechpartner für den Kunden, der zumeist Laie ist und keine oder nur wenige Vorkenntnisse über die auszuführenden Arbeiten hat. Dem handwerklichen Unternehmer obliegt es an dieser Stelle, als qualifizierter Fachmann Möglichkeiten und Wege aufzuzeigen, wie das geplante Projekt am besten umgesetzt werden kann.
Hierbei ist es äußerst hilfreich, möglichst viel über den Kunden zu wissen. Der Handwerker sollte ganz gezielt herausfinden, was der Kunde wirklich wünscht. Oftmals kann man durch ein gutes Vorgespräch dem Kunden auch Alternativen zu seinen bisherigen Vorstellungen liefern. Eine Dokumentation des Vorgespräches leistet gute Dienste bei der folgenden Bearbeitung des potenziellen Auftrages.
Das Angebot selbst sollte mehr als nur eine reine Kostenrechnung sein. Der Auftraggeber ist in erster Linie natürlich an dem Preis interessiert, den der Handwerker ihm präsentiert. Unkommentiert kann dies allerdings in manchen Fällen schon für Abschreckung sorgen. Der Kunde weiß nicht, welche Rechnungen sich genau hinter diesem Gesamtpreis verstecken. Deshalb ist es wichtig, dem Kunden möglichst transparent die Zusammensetzung des Preises darzulegen.
Als Faustregel sollte der Unternehmer beachten, dass alle Aufträge über 3000 € persönlich mit dem Kunden besprochen werden sollten. In einem persönlichen Gespräch können alle Posten erläutert und geklärt werden. Auch über die allgemein übliche Vergütung im Handwerk kann in diesem Zusammenhang gesprochen werden. Mit den entsprechenden Erklärungen wird ein Gesamtpreis im Nachhinein oftmals nachvollziehbarer für den Auftraggeber.
3. Das Angebot selbst
Wie bei der Bewerbung für einen neuen Job ist es wichtig, dass ein Angebot ordentlich und sauber präsentiert wird. Auch sollten im Angebot die Formulierungen entsprechend gewählt werden. Oftmals kann man aufgrund der gegebenen Situation im Vorhinein noch nicht erkennen, ob es vielleicht zu unvorhersehbaren Situationen kommen oder ein erhöhter Materialbedarf entstehen kann, ob es terminlich zu Verzögerungen kommen oder ob beispielsweise im Baugewerbe die vorhandene Bausubstanz im Laufe der Auftragsausführung zu weiteren Kosten führen kann oder das Baurecht zu anderen Maßnahmen und Ausführungen zwingt. Dies sollte durch entsprechende Formulierungen im Angebot aufgefangen werden.
Es bieten sich Formulierungen an wie „… für unvorhersehbar anfallende Arbeiten wird ein Stundenlohn von xx berechnet …“. Auch fährt der Unternehmer gut damit, das Angebot als freibleibend zu deklarieren. Dies bedeutet, dass man sich für einen gewissen Zeitraum, meistens ein oder zwei Monate, an dieses Angebot gebunden sieht. Schwankungen bei Material- und Rohstoffpreisen können damit unter Umständen ausgeglichen werden.
4. Kostenminimierung bei der Angebotserstellung
Umsatz und Gewinn bringt einzig und allein geleistete handwerkliche Arbeit. Hierfür erzielte Erlöse müssen allerdings auch den Zeitaufwand für die administrativen Aufgaben „bezahlen“. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Angebotserstellung schon im Vorfeld die eigenen Zeitaufwände zu minimieren. Besonders gut eignen sich hierfür Textbausteine (Vorlagen), die man für die in der Regel angefragten Arbeiten im Vorfeld formulieren kann. Hier müssen dann im besten Fall nur noch die Zahlen aktualisiert werden.
Wenn der Unternehmer für alle ihn üblicherweise betreffenden Arbeiten Vorlagen formuliert, können aus diesem Fundus heraus fast alle Angebotserstellungen kombiniert werden. Eine eigene Dokumentation ist hierbei äußerst hilfreich. Die eingesparte administrative Arbeit summiert sich aufs Jahr gerechnet zu einer erstaunlichen Stundenanzahl.
5. Die Nachkalkulation
Unabdingbar und zwingend erforderlich ist, dass nach Abschluss der Arbeiten eine Nachkalkulation erfolgt. Diese Nachkalkulation sollte penibel mit der vorherigen Angebotserstellung abgeglichen werden. Wenn sich eine Abweichung nach oben von mehr als 15 % ergibt, ist es notwendig, bei der nächsten Angebotserstellung genauer zu kalkulieren. Auch wenn es sich rechtlich argumentieren lässt, ist ein Überschreiten des vorherigen Angebotes um mehr als 15 % beim Kunden oftmals einen Grund zur Ärgernis.
Die allgemein übliche Vergütung im Handwerk sollte stets zugrunde gelegt, Material- und Rohstoffpreise jedoch stets aktuell gehalten werden.
Wie man neue Mitarbeiter im Handwerk richtig einarbeitet
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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Punkte für das langfristige Gelingen des beruflichen Miteinanders. Wer gut eingearbeitet wird, sich informiert fühlt, Wertschätzung erfährt und für den Betrieb relevant ist, engagiert sich und ist motiviert. Eine umsichtige Einweisung dient nicht zuletzt der Mitarbeiterbindung und ist dementsprechend eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Der Einarbeitungsprozess im Handwerk lässt sich anhand von drei Stufen verdeutlichen, die für die einzelnen Phasen der Einbindung des neuen Mitarbeiters in die Firma stehen.
1. Stufe – Der Zeitraum vor dem ersten Arbeitstag.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich.
Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, ist idealerweise der Startpunkt für die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes. In der Regel gibt es in einem Unternehmen bestimmte Personen, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig sind. Häufig stehen entsprechende Einarbeitungspaten zur Verfügung, die auch später enger mit dem zukünftigen Kollegen zusammenarbeiten werden. Ansonsten wird eine verantwortliche Fachkraft im Handwerk bestimmt, die diese Aufgabe übernimmt.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich. Hier sind die wesentlichen Aspekte der Tätigkeitsstruktur erfasst und eine Auflistung sämtlicher betriebsrelevanter Punkte, mit denen die neue Kraft zu tun haben wird. Die Liste wird im weiteren Verlauf als Orientierung dienen, nach Möglichkeit inklusive der Zeiten, die zum Kennenlernen der einzelnen Bereiche vorgesehen sind. Zur Planung gehört auch ein Terminkonzept, in dem Abschnitte für Feedback, die Zielplanung der ersten Wochen und Möglichkeiten für Rückfragen und Anliegen erfasst sind. Auch das Einrichten des Arbeitsplatzes inkl. Arbeitsmittel, Zuweisen von Berechtigungen für digitale Tools wie beispielsweise des E-Mail Accounts oder der Handwerker App, sowie gegebenenfalls die Bereitstellung von Arbeitskleidung für die Baustelle zählen dazu.
Als Vorbereitung für den Mitarbeiter hat sich das Zusenden von Unterlagen über den Betrieb bewährt. Hierzu zählen das Leitbild, die Richtlinien über bestehende Fortbildungsmöglichkeiten und das Organigramm. Sollten Firmenbroschüren vorhanden sein, die beispielsweise das Handwerk näher beschreiben, können diese ebenso einen ersten Einblick vermitteln.
2. Stufe – Vom ersten Arbeitstag zum Ende der Probezeit.
Dieser Zeitraum gilt als Orientierungsphase, die dem gegenseitigen Kennenlernen von Mitarbeiter und Unternehmen dient. Der zeitliche Rahmen wird von der Firma festgelegt und liegt im Durchschnitt bei drei bis sechs Monaten. Während dieser Stufe wird der Mitarbeiter in sein konkretes Arbeitsfeld eingearbeitet und über die genauen Abläufe und Strukturen innerhalb des Betriebes informiert. Umgekehrt nimmt die Firma den neuen Kollegen in seiner Arbeitsweise wahr, kann ihre Erwartungen übermitteln und im Rahmen der Einweisung die Abläufe erklären.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander. Wer sich hier unmittelbar zu Beginn gut aufgenommen fühlt, wird eine wertschätzende Grundhaltung des Unternehmens direkt als ersten Eindruck erfahren. Das Kennenlernen der Kollegen gehört ebenso dazu wie eine Einführung in die Tätigkeitsbereiche inklusive Übergabe der Stellenbeschreibung. Materialien und Informationen wie Schlüssel, Passwörter oder auch Bekleidung werden übergeben.
Im Verlauf der folgenden Wochen werden dem neuen Mitarbeiter möglichst vielfältige Arbeitsbereiche vorgestellt, in denen er auch langfristig eingesetzt werden soll. In regelmäßigen Abständen werden die Besprechungen mit dem Paten sowie dem Vorgesetzten geplant. Bei diesen Terminen können alle Seiten ihre Eindrücke und Erwartungen schildern, ein konkretes Feedback übermitteln und Fragen stellen. Im Bedarfsfall wird möglichst frühzeitig auf eventuelle Fehler oder Schwachstellen in der Arbeitsweise hingewiesen und Hilfe offeriert, damit der Kollege die Gelegenheit hat, sich zu verbessern und sein Vorgehen den Erfordernissen anzupassen.
3. Stufe – Die langfristige Mitarbeiterbindung
Wenn die Probezeit abgeschlossen ist und der neue Mitarbeiter als unbefristete Kraft fest zum Unternehmen gehört, folgt eine längere Phase der Integration. Sie dauert in der Regel ein weiteres halbes bis ganzes Jahr und dient der Festigung des Arbeitsverhältnisses. In dieser Phase ist es wichtig, dem Kollegen nach und nach immer mehr Verantwortung zu übergeben. Er bekommt nach Möglichkeit die Gelegenheit, eigenständig die Initiative zu übernehmen und neue Bereiche kennenzulernen.
Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement.
Die Firma ist während dieser Zeit gefragt, durch aktive Teambildung und Unterstützungsangebote die Anbindung an den Betrieb zu fördern. Dies kann durch verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten gewährleistet werden oder durch das Angebot zu zusätzlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement. Neue Mitarbeiter kommen mit dem klassischen „Blick von außen“ und bringen Kenntnisse und Vorerfahrungen mit, die für die Firma wertvoll sind. Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen im weiteren Verlauf dem Austausch über Optimierungsmöglichkeiten und Verbesserungsideen.