Welche App für Zeiterfassung im Handwerk?
Arbeitszeiten lassen sich heute ganz einfach via App erfassen. Durch eine digitale Zeiterfassung müssen Handwerker ihre Stundenzettel nicht mehr zum jeweiligen Einsatzort mitnehmen und von dort ins Büro bringen. Stattdessen liegt der Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten direkt zur Weiterverarbeitung im Büro vor.
In diesem Artikel:
Was ist eine Zeiterfassungsapp?
Eine Zeiterfassungsapp ist eine Softwarelösung, mit der Arbeitszeiten festgehalten werden. Eine solche App installieren Nutzer auf einem mobilen Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet. Unabhängig vom Einsatzort zeichnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten dann mithilfe der App auf.
Welche Apps gibt es für die Zeiterfassung?
Seit dem 13. September 2022 existiert eine generelle Pflicht zur Zeiterfassung. Obwohl sich eine Tendenz zur elektronischen Zeiterfassung zeigt, ist bisher noch keine Form vorgeschrieben.
Um die Arbeitszeiten digital und mobil zu erfassen, gibt es verschiedene Apps. Sie unterscheiden sich etwa in ihrer Zielgruppe, in ihren Funktionen, in der Benutzerfreundlichkeit und im Preis. Hier findest Du drei Beispiele:
- Clockify: Die Zeiterfassungssoftware Clockify richtet sich an Teams. Es gibt eine kostenlose Version, mit der eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern ihre Arbeitszeiten zu vorher definierten Aufgaben erfassen. Vergisst jemand seine Zeiten aufzuzeichnen, erhält die Person eine Erinnerung. In einer Tabelle siehst Du die erfassten Zeiten und damit Anwesenheit und abrechnungsfähige Stunden. Du kannst genau sehen, welcher Mitarbeiter an welchem Projekt arbeitet. Für zusätzliche Funktionen zahlst Du ein monatliches Abonnement. Die kostenlose Version bietet nur Grundfunktionen und begrenzte Einblicke.
- Timetac: Die Zeiterfassung von Timetac zeichnet sich durch ihren modularen Aufbau aus. Dadurch ist Timetac gleichermaßen für kleine, mittlere und große Unternehmen verschiedener Branchen geeignet. Neben der Arbeitszeiterfassung lassen sich abhängig vom Bedarf Projektzeiten aufzeichnen oder Urlaubs- und Abwesenheitszeiten dokumentieren. Es gibt keine Möglichkeiten für eine direkte Rechnungsstellung.
- Craftnote: Craftnote ist die beste Option für Handwerker. Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten mit Craftnote direkt von der Baustelle. Im Büro sind die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters für den jeweiligen Auftrag einseh- und dann auswertbar. Durch zuvor definierte Arbeitsarten lassen sich so etwa Pausen, Kundengespräche, Fahrzeiten oder Arbeiten auf der Baustelle erkennen. Dir ist es möglich, die erfassten Zeiten bei Bedarf mit nur einem Klick zu exportieren. Neben der Zeiterfassung bietet die App noch andere nützliche Hilfe und optimiert den gesamten Betrieb. Craftnote vereinfacht die Baustellendokumentation und dient als internes Kommunikationsmittel.
Was sollte eine App zur Zeiterfassung mitbringen?
Für eine mobile Zeiterfassung braucht es eine App, die Nutzer auf einem Smartphone oder Tablet installieren. Das gestattet ihnen, ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig zu erfassen. Gibt es vor Ort keine Internetverbindung, müssen die erfassten Zeiten offline gespeichert und einfach im Nachgang online synchronisiert werden können. Je nachdem, mit welchen Geräten die Mitarbeiter ausgestattet sind, muss die digitale Lösung für das jeweilige Betriebssystem verfügbar sein.
Um möglichst alle Mitarbeiter abzuholen, ist es sinnvoll, wenn eine Zeiterfassungsapp verschiedene Methoden der Zeiterfassung unterstützt. So zum Beispiel das Starten und Stoppen einer Stoppuhr oder das manuelle Eintragen der Zeiten. Die beiden Möglichkeiten sollten so einfach wie möglich gestaltet sein. So etwa durch eine deutlich sichtbare Schaltfläche zum Aktivieren und Pausieren der Zeit. Eine einfache Handhabung und intuitive Bedienoberfläche erhöhen die Akzeptanz bei den Nutzern.
Fazit
Welche App für Zeiterfassung bietet sich an? Die Auswahl einer Zeiterfassungsapp hängt von den Anforderungen und Bedürfnissen des Betriebs ab. Für die reine Arbeitszeiterfassung könnten schon kostenlose Anwendungen infrage kommen. Möchtest Du den Betrieb insgesamt optimieren, ist eine umfassende Lösung zu empfehlen. Als beste App für Handwerker bietet Craftnote zusätzlich zur Zeiterfassung viele weitere nützliche Funktionen. In einer App gebündelt findest Du unter anderem eine Projekt- und Ressourcenplanung, eine Chat-Funktion, eine Dateiablage und digitale Formulare.
Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Für alle Arbeitgeber besteht seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten häufig mit klassischen Stundenzetteln, die sie händisch auf Papier ausfüllen. Die Aufzeichnung muss bis spätestens eine Woche nach dem jeweiligen Arbeitstag erfolgen. Doch wie lange müssen Arbeitgeber diese Stundenzettel aufbewahren und in welcher Form geht das?
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Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Stundenzettel?
Im Handwerk ergibt sich die Notwendigkeit zur Aufbewahrung für Stundenzettel aus verschiedenen Gesetzen. Der Gesetzgeber sieht vor, die Zeiten zu erfassen und prüfen zu können, um die Gesundheit der Mitarbeiter, die Einhaltung der Mindestlohnstandards und Vermeidung von Schwarzarbeit zu sichern. Daher finden sich die Aufbewahrungspflichten der Arbeitszeitnachweise unter anderem im § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) im § 17 Abs.1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Stundenzettel?
Grundsätzlich entscheidest Du zwischen arbeitsrechtlichen und abgaberechtlichen Vorgaben. Die arbeitsrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Stundennachweisen ist in der Regel kürzer. In Deutschland sind Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.
Nach abgaberechtlichen Vorgaben ist die Aufbewahrungsfrist deutlich länger. Die Aufbewahrungsfristen für Arbeitsaufzeichnungen sind sechs Jahre oder bis zu zehn Jahren, falls Überstunden geleistet wurden. Die längere Frist ergibt sich aus Deiner Verpflichtung nachweisen zu können, dass Du für die korrekten Arbeitsstunden Deine Abgaben geleistet hast.
Im Zweifelsfall lohnt es sich als Arbeitgeber immer, die längeren Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Zum Beispiel dann, wenn sie für die Lohnabrechnung oder die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen relevant sind. Um bei Betriebsprüfungen oder ähnlichen Kontrollen rechtlich abgesichert zu sein, solltest Du solche Unterlagen also mindestens 10 Jahre aufheben.
In Österreich müssen Unterlagen der Zeiterfassung für ein Jahr aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gilt für die Aufzeichnung der Arbeitszeit von Jugendlichen. Ab dem Zeitpunkt der letzten Eintragung müssen diese für zwei Jahre archiviert werden. In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, die damit deutlich länger ausfällt.
Wie lassen sich Stundenzettel aufbewahren?
Liegen die Stundenzettel in Papierform vor, heften Mitarbeiter diese in der Regel in Aktenordnern ab. Es gibt jedoch auch digitale Stundenzettel, die auf gesicherten Servern abgespeichert werden. Diese digitale Variante bietet den Vorteil, dass die Dokumente nicht verloren gehen können. Die digitalen Dokumente lassen sich einfacher sortieren, archivieren und durchsuchen. Bei Bedarf sind die Arbeitszeitnachweise stets zugänglich.
Welche Alternative gibt es zum klassischen Stundenzettel?
Eine Möglichkeit, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen, ist Craftnote. Dabei handelt es sich um eine Software, die sich an Handwerker richtet. Die dazugehörige App lässt sich einfach auf dem Smartphone oder einem Tablet installieren. So dokumentieren Handwerker unkompliziert ihre Arbeitszeiten mit einer Stoppuhr. Durch Drücken einer Start- und Stopptaste zeichnen Handwerker direkt von der Baustelle Beginn und Ende der Arbeitszeiten auf. Wird ein Eintrag vergessen, wird dieser unkompliziert nachgetragen.
Craftnote bietet aber auch praktische PDF-Vorlagen für Stundenzettel, die Handwerker digital auf ihrem Smartphone ausfüllen. Die ausgefüllten Vorlagen sind dadurch leserlich und werden direkt in der App abgespeichert. Das erleichtert den Prozess der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter im Büro greifen in Echtzeit auf die erfassten Daten zu und können diese sofort weiterverarbeiten. So werden Rechnungen an Kunden schneller gestellt.
Eine digitale Lösung minimiert den Zeitaufwand, den die Suche und das Entschlüsseln der handschriftlichen Notizen erfordern. Alle erfassten Informationen sind digital und DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gesichert. Craftnote stellt sicher, dass die Arbeitszeiten gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfasst und gespeichert werden. So gibt es keine Schwierigkeiten, die Stundenzettel für die vom Gesetz erforderliche Zeit aufzubewahren.
Was wird mit dem Stundenzettel eigentlich erfasst?
Auf den Stundenzetteln tragen Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeiten und ihre Pausenzeiten ein. Sie notieren ihren Namen und das Datum auf dem Dokument. Eventuell halten Handwerker auch noch ihre Aufgaben oder verwendete Materialien fest.
Fazit
Die reguläre Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln liegt bei zwei Jahren. Zählen diese Arbeitszeitnachweise zu den steuerrelevanten Unterlagen, müssen sie 10 Jahre aufbewahrt werden. Damit die Informationen nicht verloren gehen, sollten Stundenzettel in digitalisierter Form gespeichert werden. Dafür kannst Du eine Software nutzen, die den Aufwand reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt. Falls Stundenzettel benötigt werden, sind sie in digitaler Form jederzeit zur Hand.
Arbeitszeiterfassung: Wie schreibt man einen Stundenzettel?
Ein Stundenzettel zeigt Dir, wie lange Du oder Deine Mitarbeiter gearbeitet haben. Damit lässt sich nachweisen, dass gesetzliche Bestimmungen, wie zum Beispiel Höchstarbeitszeiten, eingehalten wurden. Viele Handwerksbetriebe nutzen klassische Stundenzettel. Es gibt jedoch einfachere und bessere Lösungen.
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Welche Formen des Stundenzettels gibt es?
Bisher ist für das Schreiben des Stundenzettels noch keine Form vorgeschrieben. Deshalb können Betriebe selbst entscheiden, welche Variante sie für die Erfassung der Arbeitszeiten nutzen. Üblicherweise erfassen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst, etwa mit klassischen Stundenzetteln via Hand oder digital. Dazu stehen zum Beispiel folgende Lösungen zur Verfügung:
Papierform
Auf Stundenzetteln in Papier tragen Mitarbeiter in der Regel Datum, ihren Namen sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit ein. Die Gesamtstunden müssen Angestellte dann noch zusammenrechnen. Für Stundenzettel gibt es zahlreiche PDF-Vorlagen. Bei Bedarf notieren Handwerker noch Aufgaben und die dafür verwendeten Materialien. Den Vordruck nehmen Handwerker zu ihren Einsatzorten mit und bringen den ausgefüllten Stundennachweis ins Büro, wo Mitarbeiter ihn weiterverarbeiten. Dazu tippen sie die oft unleserlichen Handschriften ab und übertragen die Werte in den Computer.
Stechuhr
An einer festinstallierten Stechuhr oder Stempeluhr registrieren sich Arbeitnehmer beim Eintreffen und Verlassen des Arbeitsplatzes. Dazu verwenden sie je nach System beispielsweise eine Stempel- oder Chipkarte oder den eigenen Fingerabdruck. Die Stechuhr begrenzt die Arbeitszeiterfassung auf einen Standort. Computergesteuerte Systeme übermitteln die Informationen in eine Datenbank, von dort verarbeiten Mitarbeiter sie dann weiter.
Digitale Lösungen
Neben dem traditionellen Stundenzettel in Papierform und der Stechuhr gibt es auch digitale Lösungen zum Erfassen der Arbeitszeit. Jedoch gibt es hier große Unterschiede in Bezug auf Effizienz, einfacher Bedienbarkeit oder Überblick.
- Excel-Tabelle: Arbeitszeiten lassen sich auch mithilfe einer Software wie Excel erfassen. Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm wird eine Datei mit Spalten und Zeilen erstellt. Dort pflegen Mitarbeiter dann manuell ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein. Richtig eingestellt, rechnet das Programm aus, wie viele Stunden Arbeitnehmer gearbeitet haben. Bei Bedarf können auch Urlaubs- und Krankheitstage oder Aufgaben und Kunden eingestellt werden, die Beschäftigte vermerken. Die wachsende Datenmenge erschwert den Überblick.
- Softwarelösung: Eine Software ermöglicht eine Eingabe am Computer sowie die Zeiterfassung via App. Mit einer App auf dem Smartphone geht das am einfachsten. Dort tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell ein oder betätigen eine Stoppuhr. Auch hier können bei Bedarf Aufgaben hinzugefügt werden. Manche Apps speichern die erfassten Zeiten automatisch auch bei fehlender Internetverbindung. Synchronisiert werden die Daten dann, sobald wieder ein Internetzugang vorhanden ist. Dann liegen die Informationen den Mitarbeitern im Büro in Echtzeit zur Weiterverarbeitung vor. Diese sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
Möchte der Betrieb auf die digitale Arbeitszeiterfassung umsteigen, bietet Craftnote eine spezielle Software für Handwerker. Die dazugehörige App ermöglicht unter anderem eine schnelle und unkomplizierte Zeiterfassung direkt von der Baustelle. Craftnote reduziert den Aufwand für die Suche nach den relevanten Informationen und vermeidet Rückfragen bei schwer entzifferbaren Einträgen.
Was gehört auf einen Stundenzettel?
Einen Stundenzettel kannst Du also auf verschiedene Arten führen. Es gibt jedoch bestimmte Informationen, die für eine korrekte und vollständige Arbeitszeiterfassung immer relevant sind. Erfasst werden Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten. Zusätzlich sind das Datum und der Name des Mitarbeiters aufzuführen. Möglich ist auch, dass Angaben zu den Aufgaben und zu den verwendeten Materialien. Abwesenheiten aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Fortbildung können je nach System ebenfalls eingesehen werden.
Muss man einen Stundenzettel führen?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (Az. 1 ABR 22/21). Die Verantwortung dafür liegt bei den Arbeitgebern. Sie müssen gewährleisten, dass Arbeitszeiten tatsächlich und korrekt erfasst werden. Die Aufgabe, die Arbeitszeiten zu dokumentieren, können Arbeitgeber aber auch an ihre Mitarbeiter delegieren. Mehr zum Thema findest Du hier.
Fazit
Um Arbeitszeiten zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Unternehmen setzen verstärkt auf elektronische Zeiterfassung, denn die bietet viele Vorteile. Mit Craftnote gewinnen Handwerker Zeit für das Wesentliche. Die digitale Lösung ermöglicht Handwerkern, ihre Arbeitszeiten präzise und effizient zu erfassen. Dadurch werden Arbeitsabläufe insgesamt optimiert.