Warum Sie mit Papierbergen und Aktenordnern Schluss machen sollten
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Papierberge und Aktenordner neigen ohne die richtige Ordnung dazu, sich in Windeseile übereinander zu stapeln und dem Unternehmen viel bürokratische Arbeit aufzuhalsen. Betriebe mit weitgehend analogen Archiven sind zumeist sehr ineffizient bei der Planung und Strukturierung von wirtschaftlichen Vorgängen. Dies geht nicht nur auf Kosten der Qualität des Handwerks, sondern hemmt auch zeitliche Ressourcen, die sonst für Aufträge vor Ort aufgewendet werden könnten. Gleichzeitig steigt in unserer Gesellschaft das Bewusstsein für Nachhaltigkeit. Digitalisierung im Handwerk ist nicht nur ein Schlagwort für effizientes Wirtschaften und eine klare Zukunftsvision. Digitalisierte Geschäftsprozesse sorgen auch für einen geringeren Papieraufwand und schonen dadurch die Umwelt.
Auch heutzutage ist es kaum möglich, auf die Lagerung von Papierdokumenten vollkommen zu verzichten. Aber die Ausrichtung auf ein papierarmes Büro ist durchführbar und verspricht viele Vorteile.
Die Vorteile eines papierarmen Büros.
Ein papierarmes Büro bringt eine Menge Vorteile mit sich. So ist alleine der Arbeitsplatz schon übersichtlicher und einladender, wenn er geordnet ist. Hohe und verworrene Papierberge hemmen dagegen jeden Arbeitseifer und sind eine hohe Belastung für den Spaß am eigenen Handwerk. Es lohnt sich also, auf ein papierarmes Büro umzustellen. Die Verwaltung von analogen Papierdokumenten nimmt einen großen Teil der eigentlichen Arbeitszeit in Anspruch. Ist der Auftrag erst einmal erledigt, kann der Handwerker den Arbeitsprozess abschließen? Das ist leider nicht so einfach. Um die Steuererklärung zu machen, die Finanzbilanz zu strukturieren und Rechnungen aufzubewahren, schließen sich weitere Prozesse an die eigentliche Handwerksarbeit an. Diese kosten viel Zeit, die wiederum in Arbeit investiert werden könnte. Wenn Sie jedoch auf digitale Verwaltungsmodelle umrüsten, reichen zumeist ein paar wenige Klicks, um das Dokument in den Ordner abzulegen oder wieder hervorzuholen.
Die Zeitersparnis geht natürlich auch mit einer finanziellen Ersparnis einher. Die Installation digitaler Verwaltungsprogramme erfordert zwar eine gewisse Anfangsinvestition, binnen kurzer Zeit jedoch haben Sie durch das Mehr an realer Arbeitszeit nicht nur die Investition gedeckt. Sie können unbeschwerter, effizienter und vor allem mehr im Handwerk arbeiten, sodass Sie zusätzliches Geld einnehmen. Darüber hinaus fallen Ausgaben für technische Geräte wie Scanner oder Drucker, Tinten und Toner sowie Papierbestände weg. Aus wirtschaftlicher Sicht sind digitalisierte Geschäfts- und Archivierungsprozesse hiermit sehr zu empfehlen.
Nicht zuletzt beweisen Sie durch die Umstellung auch ein Händchen für den Trend der Zeit. Nachhaltigkeit zählt für immer mehr Menschen zu den Kernwerten, die ein Unternehmen verkörpern soll. Indem Sie sich für ein papierarmes Büro entscheiden, zeigen Sie, dass Sie umweltbewusst, zukunftsgewandt und wandelbar sind.
Wie spart man Papier analog ein?
In kleinem Rahmen ist es auch möglich, den Papierverbrauch ohne digitalisierte Verwaltungsprozesse zu verringern. So können Sie zum Beispiel Papier zweimal bedrucken oder das Schriftbild so abändern, dass mehr Informationen auf ein einziges Blatt Papier passen. Außerdem können Sie die Ränder zuschneiden, sodass mehr Platz verfügbar ist. Dies geht jedoch auf Kosten der Lesbarkeit und kann sich als zeitraubend erweisen. Des Weiteren lohnt es sich, im Vorfeld sorgfältig zu überlegen, wovon Kopien gemacht werden müssen und welche Dokumente keine Kopie erfordern. Drucken und kopieren Sie nur das, was Ihre Kunden und Sie auch wirklich brauchen! In den letzten Jahren hat sich die digitalisierte Verwaltung jedoch als effizientester Weg herausgestellt, um Papier zu sparen.
Die Handwerker App: Digitalisierung im Handwerk
Alle relevanten Informationen wie Bildmedien, Audiodateien, Chats und Dokumente stehen auf einen Blick zur Verfügung, sodass Dateien bequem, einfach und schnell abgelegt und verwaltet werden können. Die übersichtliche Aufteilung ermöglicht einen raschen Zugriff und verhindert die ständige Suche nach wichtigen Dokumenten.
Wenn Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb ins digitale Zeitalter einsteigen und Ihr Büro zu einer papierarmen Leistungszentrale umfunktionieren möchten, ist Ihnen die Craftnote App ein allzeit bereiter Helfer.
Handwerksbetriebe verstoßen durch WhatsApp gegen die DSGVO
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Bei Handwerkern ist der Messenger WhatsApp nicht nur privat beliebt, viele nutzen ihn auch für die Kommunikation mit ihren Kunden. Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union eine neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Messlatte im Hinblick auf den Schutz und das Speichern von Daten liegt seitdem deutlich höher. Handwerksbetrieben, die wie gewohnt mit ihren Kunden über WhatsApp Informationen austauschen, drohen empfindliche Bußgelder.
Verstoß gegen den Datenschutz bei gewerblicher Nutzung von WhatsApp.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden.
Das Verwenden des Messenger-Dienstes auf Firmenhandys verstößt nach Ansicht von Experten insbesondere deshalb gegen die DSGVO der EU, weil Kundendaten weitergegeben werden. Ohne die Einwilligung des Kunden handelt es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Wird ein solcher Verstoß geahndet, beträgt das fällige Bußgeld bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden. Höchste Zeit für Handwerksbetriebe, denen das bisher nicht klar war, nach einer rechtskonformen Lösung Ausschau zu halten.
Datenschutz im Handwerk unerlässlich.
WhatsApp vereinfacht bisher in zahlreichen Handwerksbetrieben schnelle Absprachen im Arbeitsalltag, sowie die Kommunikation mit Kunden. Über ihre Smartphones gelangen Mitarbeiter und Kunden mithilfe des Messenger-Dienstes unkompliziert in Kontakt, tauschen Informationen und Fotos aus.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen. Denn jeder Nutzer akzeptiert die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma. Darin sichert sich WhatsApp die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos). Mit den europäischen Datenschutzbestimmungen ist das nicht kompatibel.
Das Problem: Weitergabe personenbezogener Kundendaten.
Deren Weitergabe […] verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Die angesprochenen Komplikationen ergeben sich aus der Vorgehensweise des Messenger-Dienstes selbst. Vielen Nutzern ist das gar nicht bewusst: WhatsApp greift automatisch auf das gesamte Adressbuch des verwendeten Smartphones zu. Auf diesem Weg landen alle im Adressbuch gespeicherten Daten bei WhatsApp.
Finden sich im Adressbuch des Firmenhandys eines Handwerksbetriebes die Kontaktdaten von Kunden, so werden diese automatisch an die Server von WhatsApp übermittelt. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Deren Weitergabe ohne Einwilligung der Kunden entbehrt jeder Rechtsgrundlage, verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Kunden müssen dem Datenaustausch zustimmen.
Werden Daten vom Diensthandy eines Handwerksbetriebes auf die Server von WhatsApp übertragen, findet nach geltendem Recht ein Datenaustausch zwischen zwei Firmen (dem Handwerksunternehmen und Facebook / WhatsApp) statt.
Handelt es sich dabei um Daten Dritter (z.B. Kundendaten), ist dies nur statthaft, wenn die Betroffenen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Deshalb darf ein Handwerker ohne das Einverständnis seiner Kunden deren Daten nicht weitergeben. Andernfalls verstößt er gegen den Datenschutz. Das heißt: Handwerker, die im Kontakt mit ihren Kunden WhatsApp nutzen wollen, müssen zuvor alle im Adressbuch gespeicherten Kunden darum bitten, dieser Form des Datenaustauschs zuzustimmen. Am besten sind Handwerker beraten, wenn sie sich das Einverständnis von ihren Kunden schriftlich bestätigen lassen. Nur dann sind sie im Streitfall rechtlich abgesichert. Reicht nur ein einziger unzufriedener Kunde Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten ein, wird der Fall untersucht. Da dies nicht nur riskant, sondern auch sehr zeitaufwändig ist, gibt es mittlerweile eine sinnvolle Alternative.
Die Lösung: Der Handwerker Messenger.
Die Kommunikation über einen Handwerker Messenger bietet eine Reihe von Vorteilen. Mitarbeiter können über das Smartphone unkompliziert Nachrichten und Bilder austauschen. Deshalb möchten viele Handwerker Messenger Apps im Alltag eigentlich nicht mehr missen. Gefragt sind daher Konzepte für adäquaten Datenschutz im Handwerk.
Inzwischen existiert ein speziell für das Handwerk entwickelter WhatsApp Ersatz. Die Craftnote App, die Handwerker nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Dokumentation ihrer Projekt unterstützt, kann außerdem zu 100% kostenfrei genutzt werden (hier mehr dazu). Craftnote ist in der Bedienung so einfach wie WhatsApp, unterscheidet sich allerdings durch eine projektbasierte Kommunikation und zahlreiche handwerksdienliche Features vom bekannten Messenger aus den USA.
Warum Digitalisierung heutzutage zu einer hochwertigen Ausbildung im Handwerk gehört
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In seiner spannenden Vergangenheit sah sich das Handwerk ungeachtet der Branche schon immer mit den unterschiedlichsten Herausforderungen konfrontiert und wusste diese stets zu meistern. Auch dem aktuellen Zeitalter der Digitalisierung kann und wird sich das Handwerk nicht verschließen, die Ausgangslage analysieren und Lösungen finden, wie sich die digitalen Prozesse in die handwerkliche Arbeitswelt integrieren lassen. Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel ist es nur logisch, wenn bereits in der Ausbildung damit begonnen wird, die Möglichkeiten der Digitalisierung im Handwerk zu nutzen.
Digitalisierung in der Handwerksausbildung – Die Basis für den „Handwerker der Zukunft“.
Die Weichen für eine erfolgreiche Handwerkerzukunft werden unter anderem in den Berufsschulen gestellt. Denn dort werden immer häufiger Betriebsabläufe in virtuellen Arbeitswelten simuliert. Das betrifft nicht nur alle Möglichkeiten, die sich in der Arbeitsvorbereitung ergeben, sondern im Besonderen, wenn es um Abläufe bei Spezialmaschinen geht. Per Computer blicken die Azubis beispielsweise ins Innere von Maschinen und begreifen dank „Augmented Reality“ komplizierteste Abläufe viel schneller.
Gemeinsam an Lösungen arbeiten.
So finden sich Lehrlinge heutzutage beispielsweise in Online Kursen zusammen, um dort gemeinsam an Lösungsansätzen zu arbeiten. Durch diese Art „Schwarmintelligenz“ wird das Gelernte nicht nur vertieft, es entstehen auch ganz neue Blickwinkel zur Problemlösung von komplexen Aufgaben und das gemeinsame Lernen macht auch noch Riesenspaß.
Die Maschinen der Zukunft erleichtern die Arbeit.
So wurde den Auszubildenden das Schweißen bislang in Schweißkabinen beigebracht. Nun haben die Azubis auch die Möglichkeit auf „digitale Werkzeuge“ zuzugreifen und können sich dank der Augmented-Reality-Umgebung grundlegende Handfertigkeiten ohne Sicherheitsrisiken aneignen. Die Digitalisierung der Werkzeuge zeigt sich aber im Besonderen, wenn analoge Maschinen durch CNC-Maschinen ersetzt werden (z. B. im Schreinerhandwerk). Hier haben Azubis die Chance neben den handwerklichen Fähigkeiten, auch Programmierkenntnisse zu erlernen.
Wie die Digitalisierung in den Handwerkeralltag einkehrt.
Bereits an den Berufsbezeichnungen zeigt sich, wie sich Tätigkeitsbereiche inzwischen überschneiden und miteinander verknüpft sind.
Bereits an den Berufsbezeichnungen zeigt sich, wie sich Tätigkeitsbereiche inzwischen überschneiden und miteinander verknüpft sind. So ließ die fortschreitende Technologie Berufe wie Kfz-Mechaniker und Kfz-Elektriker bereits vor einigen Jahren zum Kfz-Mechatroniker verschmelzen. Hier muss sich der Geselle auch nach der Ausbildung mittels Fortbildungsmaßnahmen kontinuierlich über neue Fertigungstechniken und Messgeräte informieren und künftig immer mehr digitale Kenntnisse mitbringen.
Neben dem intelligenten Fahrzeug, das in Zukunft vermehrt auf den Straßen unterwegs sein wird, gehört das Smart Home beim Neubau für die meisten bereits zum Standard. Auszubildende in der Energie- und Gebäudetechnik machen so Bekanntschaft mit Lernmethoden, die sich mit Smart Home, Smart Grid und Fernwartung befassen.
Die Digitalisierung im Handwerk – Bauprojekte einfach steuern.
Eine ganz wesentliche positive Veränderung zeigt sich im Bauhandwerk mit seinen zahlreichen Gewerken. Denn nicht nur der einzelne Handwerksbetrieb profitiert intern durch die digitale Vernetzung, auch die Zusammenarbeit mit anderen am Bau Beteiligten verläuft nun viel unkomplizierter. Der Handwerker erhält zum Beispiel über die Craftnote App wichtige Informationen zum Einsatzort und kann auch sofort Rückmeldung geben. Ebenso hat er einen guten Überblick über den Fertigungsstand der anderen Gewerke und kann entsprechend reagieren Auszubildende, die schon früh mit solch ausgeklügelten Methoden zur Auftragsbewältigung in Kontakt kommen, setzen das „digitale Werkzeug“ als App genauso selbstverständlich ein wie den analogen Hammer oder Meißel.
Die Lehrlinge haben über die App die Möglichkeit ihre Arbeitsschritte zu dokumentieren (wie bereits hier beschrieben) und können diese dann für die Erstellung des Berichtsheft heranziehen. Je früher der Auszubildende damit Bekanntschaft macht und die Vorteile nutzt, desto besser.
Fazit.
Um dem Fachkräftemangel im Handwerk entgegenzuwirken, ist eine fundierte und spannende Ausbildung unerlässlich. Um aktuell und im Besonderen für die Zukunft gerüstet zu sein, gilt es, der Digitalisierung in der Handwerksausbildung mit all ihren Facetten besondere Beachtung zu schenken. Das trifft für den Umgang mit Software ebenso zu wie für den Betrieb von Maschinen oder die Kommunikation mit dem Büro und Kollegen.