Vier Apps zur Erleichterung der Arbeit auf der Baustelle
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Im Handwerksbereich und insbesondere in der Baubranche werden zunehmend Apps eingesetzt. Diese sollten die vielen anfallenden Daten erfassen und ordnen, damit die Daten bei Bedarf jederzeit gefunden und ausgewertet werden können. Eine Baustellen App kann auch eine enorme Hilfe zum Erstellen eines Bautagebuchs sein. Da es mittlerweile zahlreiche Anwendungen für den Baustelleneinsatz gibt, zeigen wir in diesem Beitrag, die unserer Meinung nach wichtigsten Apps für Handwerker kurz auf. Diese Apps stehen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich vielmehr gegenseitig im Arbeitsalltag.
Wir empfehlen Handwerkern die Nutzung folgender Apps.
1 PDF Expert
PDF Expert ist eine App, die sich sowohl auf dem PC im Büro als auch auf mobilen Endgeräten installieren und nutzen lässt. Die Stärken dieser App liegen darin, aus bereits bestehenden Dokumenten und Vorlagen, bearbeitbare PDF – Dateien zu erstellen. Das ist äußerst hilfreich, da sich Dokumente somit auch mobil mit dem Smartphone oder Tablet erstellen lassen, anschließend stehen diese Dokumente dann auf allen Geräten zur Verfügung und lassen sich durch die Beteiligten entsprechend anpassen und verändern. Das Erstellen von passenden Dokumenten wird mit PDF Expert zum Kinderspiel. Die Dokumente können anschließend direkt in das passende Projekt in der Craftnote App hochgeladen werden.
2 Goodnotes
Goodnotes ist wie der Name bereits vermuten lässt ein hochwertiger Ersatz für ein konventionelles Notizbuch. Es lassen sich mit dieser App nicht nur Fotos archivieren. Es besteht auch die Möglichkeit, Notizbücher mit handschriftlichen Einträgen zu versehen. Diese Einträge können dann per Knopfdruck in Maschinenschrift gewandelt werden. Die auf diese Weise erstellten Notizen können dann einfach mit anderen Teilnehmern ausgetauscht werden, indem man sie in die Craftnote App hochlädt und in dem gewünschten Projekt versendet. Zudem bietet diese Baustellen App eine sehr gute Suchfunktion. Dadurch entsteht eine enorme Zeitersparnis. Insbesondere im Handwerk kommt es bekanntermaßen auf jede Minute an.
3 DriversLog
DriversLog ist eine App, die in erster Linie zur Erfassung von Fahrtzeiten entwickelt wurde. Es handelt sich daher eigentlich um ein digitales Fahrtenbuch. Für jeden Unternehmer, der seine geschäftlich erforderlichen Fahrten exakt belegen möchte, ist diese App eine sehr große Hilfe. Insbesondere bei Handwerkern, die stets viele Fahrten zu den Kunden oder zu den Baustellen machen müssen, ist es hilfreich, wenn alles von einer einfach zu bedienenden App erfasst wird. Damit erspart man sich die zumeist recht unübersichtliche Zettelwirtschaft. Mit den erfassten Daten ist es dann einfach, diese an das Finanzamt zu übertragen. Damit kann der Unternehmer dann die geschäftlichen Fahrten präzise nachweisen und steuerlich geltend machen.
4 Craftnote Handwerker App
Craftnote ist sozusagen ein Multitalent unter den Baustellen Apps. Mit dieser App ist es möglich, jeden Schritt der Baumaßnahmen exakt zu dokumentieren und projektbasiert zu kommunizieren. Lieferscheine und Rechnungen sind dank integriertem Dokumentenscanner schnell erfasst und archiviert. Auch Bilder und Videos können in der App blitzschnell gemacht und anschließend in das passende Projekt geladen werden. Mit der App für Handwerker lassen sich auch Absprachen mit Bauherren dokumentieren. Sollte es also nach dem Abschluss einer Baumaßnahme zu Unstimmigkeiten kommen, kann der Bauunternehmer anhand der durchgeführten Baudokumentation ganz genau beweisen, dass er nicht für die aufgetretenen Mängel verantwortlich ist.
Kosten und Nutzen dieser nützlichen Apps.
Für die meisten Apps sind lediglich geringe monatliche Gebühren zu entrichten. Nahezu alle sind mit einer Cloud verbunden. Daher können die Daten, die von einem Gerät erfasst worden sind, für alle anderen Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Die Bedienung der oben genannten Apps für Handwerk und Baustellen ist einfach und schnell erlernt. Daher entfällt die Einarbeitungszeit weitestgehend. Da alle Informationen und Daten einer Baustelle an einem einzigen Speicherort archiviert sind, lassen sie sich auch ohne großen Aufwand finden. Diese Funktion ist auch bei der Rechnungserstellung eine enorme Hilfe.
Jeder Handwerker, der die für seine Bedürfnisse passenden Baustellen Apps nutzt, spart eine Menge Arbeitszeit. In der eingesparten Zeit können schon wieder gewinnbringende Arbeiten ausgeführt werden. Daher machen sich die Kosten für diese nützlichen Helfer in der Regel recht schnell wieder bezahlt.
Wie Handwerker ihre Angebote richtig erstellen und abrechnen
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1. Angebotserstellung
Klappern gehört zum Handwerk, besagt die Redensart. Die damit verbundenen administrativen Aufgaben gehören jedoch auch dazu. Leider werden in vielen Betrieben diese administrativen Aufgaben immer noch etwas stiefmütterlich behandelt. Rechnungswesen, Personalmanagement und Einkaufskalkulation sind lästige, aber unabdingbare Bestandteile dieser administrativen Arbeiten. Auch das Erstellen von Angeboten gehört dazu. Jedoch lassen sich nur durch gute Angebotserstellungen für den Handwerksbetrieb lohnenswerte Aufträge generieren. Auch die Chance, durch eine gute Angebotserstellung den Auftrag vor dem Mitbewerber zu kassieren, wird von vielen Unternehmern verkannt. Dabei sind die notwendigen Vorgehensweisen weder geheimnisvoll noch kostenintensiv.
Nachfolgend ein paar Tipps, die die Angebotserstellung nicht nur zeiteffizienter machen, sondern auch beim Kunden für eine Bindung an den Handwerksbetrieb sorgen können.
2. Der Kundenkontakt
Ein gut geplantes Vorgespräch ist die Voraussetzung für ein optimal erstelltes Angebot. Der Handwerker ist qualifizierter Ansprechpartner für den Kunden, der zumeist Laie ist und keine oder nur wenige Vorkenntnisse über die auszuführenden Arbeiten hat. Dem handwerklichen Unternehmer obliegt es an dieser Stelle, als qualifizierter Fachmann Möglichkeiten und Wege aufzuzeigen, wie das geplante Projekt am besten umgesetzt werden kann.
Hierbei ist es äußerst hilfreich, möglichst viel über den Kunden zu wissen. Der Handwerker sollte ganz gezielt herausfinden, was der Kunde wirklich wünscht. Oftmals kann man durch ein gutes Vorgespräch dem Kunden auch Alternativen zu seinen bisherigen Vorstellungen liefern. Eine Dokumentation des Vorgespräches leistet gute Dienste bei der folgenden Bearbeitung des potenziellen Auftrages.
Das Angebot selbst sollte mehr als nur eine reine Kostenrechnung sein. Der Auftraggeber ist in erster Linie natürlich an dem Preis interessiert, den der Handwerker ihm präsentiert. Unkommentiert kann dies allerdings in manchen Fällen schon für Abschreckung sorgen. Der Kunde weiß nicht, welche Rechnungen sich genau hinter diesem Gesamtpreis verstecken. Deshalb ist es wichtig, dem Kunden möglichst transparent die Zusammensetzung des Preises darzulegen.
Als Faustregel sollte der Unternehmer beachten, dass alle Aufträge über 3000 € persönlich mit dem Kunden besprochen werden sollten. In einem persönlichen Gespräch können alle Posten erläutert und geklärt werden. Auch über die allgemein übliche Vergütung im Handwerk kann in diesem Zusammenhang gesprochen werden. Mit den entsprechenden Erklärungen wird ein Gesamtpreis im Nachhinein oftmals nachvollziehbarer für den Auftraggeber.
3. Das Angebot selbst
Wie bei der Bewerbung für einen neuen Job ist es wichtig, dass ein Angebot ordentlich und sauber präsentiert wird. Auch sollten im Angebot die Formulierungen entsprechend gewählt werden. Oftmals kann man aufgrund der gegebenen Situation im Vorhinein noch nicht erkennen, ob es vielleicht zu unvorhersehbaren Situationen kommen oder ein erhöhter Materialbedarf entstehen kann, ob es terminlich zu Verzögerungen kommen oder ob beispielsweise im Baugewerbe die vorhandene Bausubstanz im Laufe der Auftragsausführung zu weiteren Kosten führen kann oder das Baurecht zu anderen Maßnahmen und Ausführungen zwingt. Dies sollte durch entsprechende Formulierungen im Angebot aufgefangen werden.
Es bieten sich Formulierungen an wie „… für unvorhersehbar anfallende Arbeiten wird ein Stundenlohn von xx berechnet …“. Auch fährt der Unternehmer gut damit, das Angebot als freibleibend zu deklarieren. Dies bedeutet, dass man sich für einen gewissen Zeitraum, meistens ein oder zwei Monate, an dieses Angebot gebunden sieht. Schwankungen bei Material- und Rohstoffpreisen können damit unter Umständen ausgeglichen werden.
4. Kostenminimierung bei der Angebotserstellung
Umsatz und Gewinn bringt einzig und allein geleistete handwerkliche Arbeit. Hierfür erzielte Erlöse müssen allerdings auch den Zeitaufwand für die administrativen Aufgaben „bezahlen“. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Angebotserstellung schon im Vorfeld die eigenen Zeitaufwände zu minimieren. Besonders gut eignen sich hierfür Textbausteine (Vorlagen), die man für die in der Regel angefragten Arbeiten im Vorfeld formulieren kann. Hier müssen dann im besten Fall nur noch die Zahlen aktualisiert werden.
Wenn der Unternehmer für alle ihn üblicherweise betreffenden Arbeiten Vorlagen formuliert, können aus diesem Fundus heraus fast alle Angebotserstellungen kombiniert werden. Eine eigene Dokumentation ist hierbei äußerst hilfreich. Die eingesparte administrative Arbeit summiert sich aufs Jahr gerechnet zu einer erstaunlichen Stundenanzahl.
5. Die Nachkalkulation
Unabdingbar und zwingend erforderlich ist, dass nach Abschluss der Arbeiten eine Nachkalkulation erfolgt. Diese Nachkalkulation sollte penibel mit der vorherigen Angebotserstellung abgeglichen werden. Wenn sich eine Abweichung nach oben von mehr als 15 % ergibt, ist es notwendig, bei der nächsten Angebotserstellung genauer zu kalkulieren. Auch wenn es sich rechtlich argumentieren lässt, ist ein Überschreiten des vorherigen Angebotes um mehr als 15 % beim Kunden oftmals einen Grund zur Ärgernis.
Die allgemein übliche Vergütung im Handwerk sollte stets zugrunde gelegt, Material- und Rohstoffpreise jedoch stets aktuell gehalten werden.
Wie man neue Mitarbeiter im Handwerk richtig einarbeitet
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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Punkte für das langfristige Gelingen des beruflichen Miteinanders. Wer gut eingearbeitet wird, sich informiert fühlt, Wertschätzung erfährt und für den Betrieb relevant ist, engagiert sich und ist motiviert. Eine umsichtige Einweisung dient nicht zuletzt der Mitarbeiterbindung und ist dementsprechend eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Der Einarbeitungsprozess im Handwerk lässt sich anhand von drei Stufen verdeutlichen, die für die einzelnen Phasen der Einbindung des neuen Mitarbeiters in die Firma stehen.
1. Stufe – Der Zeitraum vor dem ersten Arbeitstag.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich.
Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, ist idealerweise der Startpunkt für die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes. In der Regel gibt es in einem Unternehmen bestimmte Personen, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig sind. Häufig stehen entsprechende Einarbeitungspaten zur Verfügung, die auch später enger mit dem zukünftigen Kollegen zusammenarbeiten werden. Ansonsten wird eine verantwortliche Fachkraft im Handwerk bestimmt, die diese Aufgabe übernimmt.
Bevor der neue Kollege beginnt, ist das Erstellen einer Einarbeitungsmappe hilfreich. Hier sind die wesentlichen Aspekte der Tätigkeitsstruktur erfasst und eine Auflistung sämtlicher betriebsrelevanter Punkte, mit denen die neue Kraft zu tun haben wird. Die Liste wird im weiteren Verlauf als Orientierung dienen, nach Möglichkeit inklusive der Zeiten, die zum Kennenlernen der einzelnen Bereiche vorgesehen sind. Zur Planung gehört auch ein Terminkonzept, in dem Abschnitte für Feedback, die Zielplanung der ersten Wochen und Möglichkeiten für Rückfragen und Anliegen erfasst sind. Auch das Einrichten des Arbeitsplatzes inkl. Arbeitsmittel, Zuweisen von Berechtigungen für digitale Tools wie beispielsweise des E-Mail Accounts oder der Handwerker App, sowie gegebenenfalls die Bereitstellung von Arbeitskleidung für die Baustelle zählen dazu.
Als Vorbereitung für den Mitarbeiter hat sich das Zusenden von Unterlagen über den Betrieb bewährt. Hierzu zählen das Leitbild, die Richtlinien über bestehende Fortbildungsmöglichkeiten und das Organigramm. Sollten Firmenbroschüren vorhanden sein, die beispielsweise das Handwerk näher beschreiben, können diese ebenso einen ersten Einblick vermitteln.
2. Stufe – Vom ersten Arbeitstag zum Ende der Probezeit.
Dieser Zeitraum gilt als Orientierungsphase, die dem gegenseitigen Kennenlernen von Mitarbeiter und Unternehmen dient. Der zeitliche Rahmen wird von der Firma festgelegt und liegt im Durchschnitt bei drei bis sechs Monaten. Während dieser Stufe wird der Mitarbeiter in sein konkretes Arbeitsfeld eingearbeitet und über die genauen Abläufe und Strukturen innerhalb des Betriebes informiert. Umgekehrt nimmt die Firma den neuen Kollegen in seiner Arbeitsweise wahr, kann ihre Erwartungen übermitteln und im Rahmen der Einweisung die Abläufe erklären.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander.
Die Begrüßung am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für das spätere berufliche Miteinander. Wer sich hier unmittelbar zu Beginn gut aufgenommen fühlt, wird eine wertschätzende Grundhaltung des Unternehmens direkt als ersten Eindruck erfahren. Das Kennenlernen der Kollegen gehört ebenso dazu wie eine Einführung in die Tätigkeitsbereiche inklusive Übergabe der Stellenbeschreibung. Materialien und Informationen wie Schlüssel, Passwörter oder auch Bekleidung werden übergeben.
Im Verlauf der folgenden Wochen werden dem neuen Mitarbeiter möglichst vielfältige Arbeitsbereiche vorgestellt, in denen er auch langfristig eingesetzt werden soll. In regelmäßigen Abständen werden die Besprechungen mit dem Paten sowie dem Vorgesetzten geplant. Bei diesen Terminen können alle Seiten ihre Eindrücke und Erwartungen schildern, ein konkretes Feedback übermitteln und Fragen stellen. Im Bedarfsfall wird möglichst frühzeitig auf eventuelle Fehler oder Schwachstellen in der Arbeitsweise hingewiesen und Hilfe offeriert, damit der Kollege die Gelegenheit hat, sich zu verbessern und sein Vorgehen den Erfordernissen anzupassen.
3. Stufe – Die langfristige Mitarbeiterbindung
Wenn die Probezeit abgeschlossen ist und der neue Mitarbeiter als unbefristete Kraft fest zum Unternehmen gehört, folgt eine längere Phase der Integration. Sie dauert in der Regel ein weiteres halbes bis ganzes Jahr und dient der Festigung des Arbeitsverhältnisses. In dieser Phase ist es wichtig, dem Kollegen nach und nach immer mehr Verantwortung zu übergeben. Er bekommt nach Möglichkeit die Gelegenheit, eigenständig die Initiative zu übernehmen und neue Bereiche kennenzulernen.
Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement.
Die Firma ist während dieser Zeit gefragt, durch aktive Teambildung und Unterstützungsangebote die Anbindung an den Betrieb zu fördern. Dies kann durch verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten gewährleistet werden oder durch das Angebot zu zusätzlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Je aufgeschlossener darüber hinaus die Unternehmenskultur für Rückmeldungen seitens ihrer Angestellten ist, desto größer sind die Identifikation und das persönliche Engagement. Neue Mitarbeiter kommen mit dem klassischen „Blick von außen“ und bringen Kenntnisse und Vorerfahrungen mit, die für die Firma wertvoll sind. Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen im weiteren Verlauf dem Austausch über Optimierungsmöglichkeiten und Verbesserungsideen.