Warum Sie mit Papierbergen und Aktenordnern Schluss machen sollten
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Papierberge und Aktenordner neigen ohne die richtige Ordnung dazu, sich in Windeseile übereinander zu stapeln und dem Unternehmen viel bürokratische Arbeit aufzuhalsen. Betriebe mit weitgehend analogen Archiven sind zumeist sehr ineffizient bei der Planung und Strukturierung von wirtschaftlichen Vorgängen. Dies geht nicht nur auf Kosten der Qualität des Handwerks, sondern hemmt auch zeitliche Ressourcen, die sonst für Aufträge vor Ort aufgewendet werden könnten. Gleichzeitig steigt in unserer Gesellschaft das Bewusstsein für Nachhaltigkeit. Digitalisierung im Handwerk ist nicht nur ein Schlagwort für effizientes Wirtschaften und eine klare Zukunftsvision. Digitalisierte Geschäftsprozesse sorgen auch für einen geringeren Papieraufwand und schonen dadurch die Umwelt.
Auch heutzutage ist es kaum möglich, auf die Lagerung von Papierdokumenten vollkommen zu verzichten. Aber die Ausrichtung auf ein papierarmes Büro ist durchführbar und verspricht viele Vorteile.
Die Vorteile eines papierarmen Büros.
Ein papierarmes Büro bringt eine Menge Vorteile mit sich. So ist alleine der Arbeitsplatz schon übersichtlicher und einladender, wenn er geordnet ist. Hohe und verworrene Papierberge hemmen dagegen jeden Arbeitseifer und sind eine hohe Belastung für den Spaß am eigenen Handwerk. Es lohnt sich also, auf ein papierarmes Büro umzustellen. Die Verwaltung von analogen Papierdokumenten nimmt einen großen Teil der eigentlichen Arbeitszeit in Anspruch. Ist der Auftrag erst einmal erledigt, kann der Handwerker den Arbeitsprozess abschließen? Das ist leider nicht so einfach. Um die Steuererklärung zu machen, die Finanzbilanz zu strukturieren und Rechnungen aufzubewahren, schließen sich weitere Prozesse an die eigentliche Handwerksarbeit an. Diese kosten viel Zeit, die wiederum in Arbeit investiert werden könnte. Wenn Sie jedoch auf digitale Verwaltungsmodelle umrüsten, reichen zumeist ein paar wenige Klicks, um das Dokument in den Ordner abzulegen oder wieder hervorzuholen.
Die Zeitersparnis geht natürlich auch mit einer finanziellen Ersparnis einher. Die Installation digitaler Verwaltungsprogramme erfordert zwar eine gewisse Anfangsinvestition, binnen kurzer Zeit jedoch haben Sie durch das Mehr an realer Arbeitszeit nicht nur die Investition gedeckt. Sie können unbeschwerter, effizienter und vor allem mehr im Handwerk arbeiten, sodass Sie zusätzliches Geld einnehmen. Darüber hinaus fallen Ausgaben für technische Geräte wie Scanner oder Drucker, Tinten und Toner sowie Papierbestände weg. Aus wirtschaftlicher Sicht sind digitalisierte Geschäfts- und Archivierungsprozesse hiermit sehr zu empfehlen.
Nicht zuletzt beweisen Sie durch die Umstellung auch ein Händchen für den Trend der Zeit. Nachhaltigkeit zählt für immer mehr Menschen zu den Kernwerten, die ein Unternehmen verkörpern soll. Indem Sie sich für ein papierarmes Büro entscheiden, zeigen Sie, dass Sie umweltbewusst, zukunftsgewandt und wandelbar sind.
Wie spart man Papier analog ein?
In kleinem Rahmen ist es auch möglich, den Papierverbrauch ohne digitalisierte Verwaltungsprozesse zu verringern. So können Sie zum Beispiel Papier zweimal bedrucken oder das Schriftbild so abändern, dass mehr Informationen auf ein einziges Blatt Papier passen. Außerdem können Sie die Ränder zuschneiden, sodass mehr Platz verfügbar ist. Dies geht jedoch auf Kosten der Lesbarkeit und kann sich als zeitraubend erweisen. Des Weiteren lohnt es sich, im Vorfeld sorgfältig zu überlegen, wovon Kopien gemacht werden müssen und welche Dokumente keine Kopie erfordern. Drucken und kopieren Sie nur das, was Ihre Kunden und Sie auch wirklich brauchen! In den letzten Jahren hat sich die digitalisierte Verwaltung jedoch als effizientester Weg herausgestellt, um Papier zu sparen.
Die Handwerker App: Digitalisierung im Handwerk
Alle relevanten Informationen wie Bildmedien, Audiodateien, Chats und Dokumente stehen auf einen Blick zur Verfügung, sodass Dateien bequem, einfach und schnell abgelegt und verwaltet werden können. Die übersichtliche Aufteilung ermöglicht einen raschen Zugriff und verhindert die ständige Suche nach wichtigen Dokumenten.
Wenn Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb ins digitale Zeitalter einsteigen und Ihr Büro zu einer papierarmen Leistungszentrale umfunktionieren möchten, ist Ihnen die Craftnote App ein allzeit bereiter Helfer.
Der einfache Weg zum digitalen Ausbildungsnachweis
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Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. In der Ausbildung sieht es nicht anders aus. Der Klassiker, das schriftlich geführte Berichtsheft, hinkt den agilen Anforderungen des virtuellen Zeitalters hinterher. Zu groß ist die elektronische Konkurrenz, der digitale Ausbildungsnachweis. Doch nicht alle Berufsfelder entscheiden sich für die moderne Alternative. Gerade traditionelle Sektoren wie das Handwerk machen keinen Hehl aus ihrer Skepsis. Dabei spricht mittlerweile einiges für die Erstellung eines elektronischen Ausbildungsnachweis mit einer intelligenten Handwerker App.
Endlich weg vom Papierchaos.
Bislang führten Azubis ihr Berichtsheft per Hand. „In Papierform und händisch unterschrieben“ forderte der Prüfungsausschuss. Seit Oktober 2017 tun sich neue Möglichkeiten der Dokumentation auf. Die klassische Form weicht der elektronischen – vorausgesetzt Ausbilder und Auszubildender haben sich bereits im Ausbildungsvertrag darauf geeinigt. Das Berichtsheft muss dann nicht mehr wöchentlich ausgedruckt und unterschrieben vorgelegt werden. Lehrlinge dürfen ihren Ausbildungserfolg nun komplett elektronisch festhalten. Das spart nicht nur Papier, sondern erleichtert auch die Organisation.
Der beste Beweis dafür: Craftnote. Die clevere Handwerker App macht Schluss mit der Zettelwirtschaft.
Der beste Beweis dafür: Craftnote. Die clevere Handwerker App macht Schluss mit der Zettelwirtschaft. Zuverlässig speichert und ordnet sie alle wichtigen Dokumente in chronologischer Reihenfolge. Alle Informationen sind übersichtlich und dauerhaft verfügbar, was sich vom schriftlichen Pendant nicht immer behaupten lässt. Noch immer sind lückenhafte, unordentliche und chaotisch geführte Berichtshefte an der Tagesordnung. Es fehlt ihnen an Struktur und Ordnung – was für die papierlose Alternative eine Selbstverständlichkeit darstellt.
Die Unterlagen sind jederzeit und überall einsehbar. Selbst zielgerichtetes Suchen nach Informationen ist möglich. Mit Hilfe von Such- und Filterfunktionen kristallisiert sich aus zahlreichen Informationen die Richtige heraus. Zugleich können Schlüsselinformationen mithilfe von Tags versehen werden und sind somit jederzeit schnell auffindbar. Somit lässt sich Craftnote, optimal als Berichtsheft App einsetzen.
Die Unterlagen sind jederzeit und überall einsehbar.
Craftnote, der WhatsApp Ersatz.
Ob Text, Bild, Dokument oder Sprachnachricht – WhatsApp ist König der Kommunikation. Doch längst wird die App nicht mehr nur für den privaten Austausch genutzt. Nicht selten dient die Plattform auch der beruflichen Verständigung. Die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen. Selbst, wenn es um den Informationsaustausch bezüglich des Berichtshefts geht. Fragen, Anmerkungen und Lob finden auf WhatsApp eine Plattform – sehr zu leiden des Überblicks.
Der strukturierte Gegenspieler:
Craftnote schafft Raum für die professionelle Kommunikation, den Schlüssel zu einem vertrauensvollen Ausbildungsverhältnis. Der schnelle und einfache Informationsaustausch sorgt für Transparenz, klärt offene Fragen und macht sie für alle Beteiligten sichtbar. Wie kommuniziert wird, bleibt dabei jedem selbst überlassen, egal ob Text, Bild, Audio oder Video. Nicht ohne Grund gilt die Handwerker-App als würdiger WhatsApp Ersatz.
Das große Ganze stets im Blick.
Alle zentralen Informationen, von Ausbildungsbeginn bis zur Abschlussprüfung, vereinen sich in einer Berichtsheft App auf einer Plattform.
Ein Berichtsheft ist kein Kurzzeitprojekt, sondern begleitet den gesamten Ausbildungsprozess. Umso mehr Weitblick hat es sich verdient. Handgeführt in Papierform gestaltet sich dieser Weitblick jedoch als schwierig. Es braucht ein System, das das Projekt „Ausbildung“ von A bis Z unterstützt. Alle zentralen Informationen, von Ausbildungsbeginn bis zur Abschlussprüfung, vereinen sich in einer Berichtsheft App auf einer Plattform. Diese dient aber nicht allein zur Dokumentation. Export und Weiterleitung von gesammelten Informationen gehören ebenfalls zu ihren Aufgaben. So stellt sie Dokumente bereit und kann Daten direkt an Beteiligte, wie etwa Kollegen weiterleiten.
Smarte Technologien, Verknüpfungen und Automatismen behalten den Überblick, wo ihn Ausbilder und Auszubildende sonst häufig verlieren. Dabei bewegt sich Craftnote nicht nur online. Auch offline hat der User Zugriff auf seine Daten und kann neue Informationen ergänzen. So können Azubis ihr digitales Berichtsheft überall und jederzeit bearbeiten – auch ohne Internetverbindung. Gerade in Funklöchern wie in der Bahn oder im Bus spart die uneingeschränkte Nutzung wertvolle Zeit.
Praxistipp.
Zu Beginn der Ausbildung sollte vom Ausbildungsbetrieb für den Azubi ein Projekt „Berichtsheft“ in der App angelegt werden. Hier können die vom Lehrling ausgeführten Tätigkeiten nach und nach dokumentiert werden. Der Ausbilder kann dann regelmäßig überblicken, ob das digitale Berichtsheft vom Lehrling ordentlich geführt wird. Neigt sich die Ausbildung dem Ende entgegen, gibt es dann die Möglichkeit das vollständige Berichtsheft als PDF-Datei aus der Craftnote Hanwerker App zu exportieren. Somit wird das Führen eines Berichtshefts für Auszubildende wesentlich komfortabler und der Ausbildungsbetrieb kann sich über eine höhere Transparenz freuen.
Handwerksbetriebe verstoßen durch WhatsApp gegen die DSGVO
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Bei Handwerkern ist der Messenger WhatsApp nicht nur privat beliebt, viele nutzen ihn auch für die Kommunikation mit ihren Kunden. Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union eine neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Messlatte im Hinblick auf den Schutz und das Speichern von Daten liegt seitdem deutlich höher. Handwerksbetrieben, die wie gewohnt mit ihren Kunden über WhatsApp Informationen austauschen, drohen empfindliche Bußgelder.
Verstoß gegen den Datenschutz bei gewerblicher Nutzung von WhatsApp.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden.
Das Verwenden des Messenger-Dienstes auf Firmenhandys verstößt nach Ansicht von Experten insbesondere deshalb gegen die DSGVO der EU, weil Kundendaten weitergegeben werden. Ohne die Einwilligung des Kunden handelt es sich dabei um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Wird ein solcher Verstoß geahndet, beträgt das fällige Bußgeld bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fürchtet ebenfalls, Handwerker könnten mit datenschutzrechtlichen Problemen konfrontiert werden. Höchste Zeit für Handwerksbetriebe, denen das bisher nicht klar war, nach einer rechtskonformen Lösung Ausschau zu halten.
Datenschutz im Handwerk unerlässlich.
WhatsApp vereinfacht bisher in zahlreichen Handwerksbetrieben schnelle Absprachen im Arbeitsalltag, sowie die Kommunikation mit Kunden. Über ihre Smartphones gelangen Mitarbeiter und Kunden mithilfe des Messenger-Dienstes unkompliziert in Kontakt, tauschen Informationen und Fotos aus.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen.
Handwerker, die den Messenger nutzen, müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, wie umfänglich die Rechte sind, die sie WhatsApp damit einräumen. Denn jeder Nutzer akzeptiert die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma. Darin sichert sich WhatsApp die weltweite, gebührenfreie Lizenz zur Nutzung, Darstellung, Verbreitung und Reproduktion sowie einer möglichen Erstellung abgeleiteter Werke aller Daten, die an den Dienst übermittelt werden. Das umfasst sämtliche Informationen, die mittels der App gesendet oder empfangen, hochgeladen oder gespeichert werden (beispielsweise auch Fotos). Mit den europäischen Datenschutzbestimmungen ist das nicht kompatibel.
Das Problem: Weitergabe personenbezogener Kundendaten.
Deren Weitergabe […] verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Die angesprochenen Komplikationen ergeben sich aus der Vorgehensweise des Messenger-Dienstes selbst. Vielen Nutzern ist das gar nicht bewusst: WhatsApp greift automatisch auf das gesamte Adressbuch des verwendeten Smartphones zu. Auf diesem Weg landen alle im Adressbuch gespeicherten Daten bei WhatsApp.
Finden sich im Adressbuch des Firmenhandys eines Handwerksbetriebes die Kontaktdaten von Kunden, so werden diese automatisch an die Server von WhatsApp übermittelt. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Deren Weitergabe ohne Einwilligung der Kunden entbehrt jeder Rechtsgrundlage, verstößt eindeutig gegen Datenschutzrechte und ist somit nicht vereinbar mit den Bestimmungen der DSGVO.
Kunden müssen dem Datenaustausch zustimmen.
Werden Daten vom Diensthandy eines Handwerksbetriebes auf die Server von WhatsApp übertragen, findet nach geltendem Recht ein Datenaustausch zwischen zwei Firmen (dem Handwerksunternehmen und Facebook / WhatsApp) statt.
Handelt es sich dabei um Daten Dritter (z.B. Kundendaten), ist dies nur statthaft, wenn die Betroffenen dem ausdrücklich zugestimmt haben. Deshalb darf ein Handwerker ohne das Einverständnis seiner Kunden deren Daten nicht weitergeben. Andernfalls verstößt er gegen den Datenschutz. Das heißt: Handwerker, die im Kontakt mit ihren Kunden WhatsApp nutzen wollen, müssen zuvor alle im Adressbuch gespeicherten Kunden darum bitten, dieser Form des Datenaustauschs zuzustimmen. Am besten sind Handwerker beraten, wenn sie sich das Einverständnis von ihren Kunden schriftlich bestätigen lassen. Nur dann sind sie im Streitfall rechtlich abgesichert. Reicht nur ein einziger unzufriedener Kunde Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten ein, wird der Fall untersucht. Da dies nicht nur riskant, sondern auch sehr zeitaufwändig ist, gibt es mittlerweile eine sinnvolle Alternative.
Die Lösung: Der Handwerker Messenger.
Die Kommunikation über einen Handwerker Messenger bietet eine Reihe von Vorteilen. Mitarbeiter können über das Smartphone unkompliziert Nachrichten und Bilder austauschen. Deshalb möchten viele Handwerker Messenger Apps im Alltag eigentlich nicht mehr missen. Gefragt sind daher Konzepte für adäquaten Datenschutz im Handwerk.
Inzwischen existiert ein speziell für das Handwerk entwickelter WhatsApp Ersatz. Die Craftnote App, die Handwerker nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Dokumentation ihrer Projekt unterstützt, kann außerdem zu 100% kostenfrei genutzt werden (hier mehr dazu). Craftnote ist in der Bedienung so einfach wie WhatsApp, unterscheidet sich allerdings durch eine projektbasierte Kommunikation und zahlreiche handwerksdienliche Features vom bekannten Messenger aus den USA.